Accord de partenariat sur les relations et la coopération entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la Nouvelle-Zélande, d'autre part
Règlement intérieur du comité mixte
Tâches et composition
1. Le comité mixte exécute les tâches définies à l'article 53 de l'accord de partenariat sur les relations et la coopération entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la Nouvelle-Zélande, d'autre part (ci-après dénommé «accord»).
2. Le comité mixte est composé de représentants des parties, au niveau approprié.
Présidence
3. Le comité mixte est coprésidé par les deux parties.
Réunions
4. Le comité mixte se réunit normalement une fois par an, sauf si les parties en décident autrement. Les réunions sont convoquées par les coprésidents et ont lieu alternativement à Bruxelles et à Wellington, à une date fixée d'un commun accord. Si les parties en conviennent, des réunions extraordinaires du comité mixte peuvent avoir lieu à la demande de l'une ou l'autre des parties.
5. Le comité mixte se réunit normalement au niveau des hauts fonctionnaires, sauf si les parties en conviennent autrement.
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6. Sauf décision contraire, les réunions du comité mixte ne sont pas publiques.
Participants
7. Avant chaque réunion, les coprésidents sont informés, par les secrétaires, de la composition prévue de la délégation de leur partie.
8. Le cas échéant et avec l'accord des parties, des experts ou des représentants d'autres instances peuvent être invités à assister aux réunions du comité mixte en tant qu'observateurs ou dans le but de fournir des informations sur un sujet particulier.
Secrétaires
9. Un représentant du Service européen pour l'action extérieure et un représentant du ministère des affaires étrangères et du commerce de la Nouvelle-Zélande exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité mixte. Toutes les communications destinées aux coprésidents du comité mixte ou émanant des coprésidents sont transmises aux secrétaires.
Ordres du jour des réunions
10. Les coprésidents établissent l'ordre du jour provisoire de chaque réunion. Celui-ci est transmis, de même que les documents pertinents, aux parties au plus tard 15 jours avant le début de la réunion.
11. L'ordre du jour provisoire comprend les points soumis aux coprésidents au plus tard 21 jours avant le début de la réunion.
12. Le comité mixte adopte l'ordre du jour définitif au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l'ordre du jour provisoire est possible, avec l'accord des parties.
13. Avec l'accord des parties, les coprésidents peuvent, si nécessaire, réduire les délais indiqués aux points 11 et 12.
Procès-verbaux
14. Les secrétaires rédigent conjointement le projet de procès-verbal de chaque réunion, normalement dans les 30 jours calendrier suivant la fin de la réunion. Le projet de procès-verbal se fonde sur une synthèse, établie par les coprésidents, des conclusions auxquelles est parvenu le comité mixte.
15. Le projet de procès-verbal est approuvé par les deux parties dans les 45 jours calendrier suivant la fin de la réunion ou à toute autre date convenue par les parties. Une fois qu'un accord a été trouvé sur le procès-verbal, deux exemplaires originaux sont signés par les coprésidents et les secrétaires. Chaque partie reçoit un exemplaire original.
Décisions et recommandations
16. Le comité mixte peut convenir d'adopter des décisions ou des recommandations. Le titre des décisions et recommandations comporte la mention «Décision» ou «Recommandation», suivie d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une description de leur objet. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur.
17. Le comité mixte arrête des décisions et adopte des recommandations d'un commun accord entre les parties, après l'achèvement de leurs procédures internes respectives.
18. Le comité mixte peut décider d'adopter des décisions ou des recommandations par procédure écrite. Les parties conviennent dans ce cas d'un délai pour la durée de la procédure. Si, à l'expiration de ce délai, aucune partie ne s'est déclarée opposée à la décision ou à la recommandation proposée, les coprésidents du comité mixte déclarent la décision ou la recommandation adoptée d'un commun accord.
19. Les décisions et recommandations adoptées par le comité mixte sont authentifiées par deux exemplaires originaux signés par les coprésidents du comité mixte.
20. Chacune des parties peut décider de publier, dans son journal officiel, les décisions et les recommandations du comité mixte.
Correspondance
21. La correspondance destinée au comité mixte est adressée au secrétaire de la partie à laquelle l'auteur appartient, qui en informe ensuite l'autre secrétaire.
22. Les secrétaires veillent à ce que la correspondance adressée au comité mixte soit transmise aux coprésidents et diffusée, s'il y a lieu, conformément au point 25.
23. Les documents émanant des coprésidents sont transmis aux parties par les secrétaires et diffusés, s'il y a lieu, en tant que documents visés au point 25.
24. La correspondance destinée aux coprésidents ou émanant des coprésidents peut s'effectuer par tout moyen écrit disponible, y compris par courrier électronique.
Documents
25. Lorsque les délibérations du comité mixte s'appuient sur des documents, ceux-ci sont numérotés et communiqués aux participants par les secrétaires.
Dépenses
26. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité mixte, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.
27. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.
Sous-comités et groupes de travail
28. Le comité mixte peut décider de constituer des sous-comités et des groupes de travail pour l'assister dans l'accomplissement de ses tâches.
29. Le comité mixte peut décider de supprimer des sous-comités ou des groupes de travail qu'il a créés ou d'établir ou de modifier leur mandat.
30. Les sous-comités et les groupes de travail font rapport au comité mixte après chacune de leurs réunions.
31. Les groupes de travail n'ont aucun pouvoir de décision, mais peuvent soumettre des recommandations au comité mixte.
Modification du règlement intérieur
32. Les parties peuvent convenir de modifier le présent règlement intérieur, conformément aux points 16 à 20.