RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ MIXTE
Article 1
Tâches et composition
1. Le comité mixte exécutera les tâches définies à l'article 56 de l'accord.
2. Le comité mixte sera composé de représentants des parties, au niveau approprié.
Article 2
Présidence
Le comité mixte sera coprésidé par les parties.
Article 3
Réunions
1. Le comité mixte se réunira normalement une fois par an, sauf si les parties en décident autrement. Les réunions seront convoquées par les coprésidents et ont lieu alternativement à Bruxelles et à Canberra, à une date fixée d'un commun accord. Des réunions extraordinaires du comité mixte peuvent avoir lieu à la demande de l'une ou l'autre des parties, si les parties en décident ainsi d'un commun accord.
2. Le comité mixte se réunira normalement au niveau des hauts fonctionnaires mais peut se réunir au niveau ministériel.
Article 4
Publicité
Sauf si les parties décident le contraire, les réunions du comité mixte ne seront pas publiques.
Article 5
Participants aux réunions
1. Avant chaque réunion, les coprésidents seront informés, par les secrétaires, de la composition prévue de la délégation de leur partie.
2. Le cas échéant et avec l'approbation des parties, des experts ou des représentants d'autres instances peuvent être invités à assister aux réunions du comité mixte en tant qu'observateurs ou dans le but de fournir des informations sur un sujet particulier.
Article 6
Secrétaires
Un représentant du Service européen pour l'action extérieure et un représentant du ministère des affaires étrangères et du commerce de l'Australie exerceront conjointement les fonctions de secrétaires du comité mixte. Toutes les communications destinées aux coprésidents ou émanant d'eux seront transmises aux secrétaires.
Article 7
Ordres du jour des réunions
1. Les coprésidents établiront l'ordre du jour provisoire de chaque réunion. Il sera transmis, de même que les documents y afférents, à l'autre partie au plus tard quinze jours avant la réunion.
2. L'ordre du jour provisoire comprendra les points soumis aux coprésidents au plus tard vingt-et-un jours avant la réunion.
3. Le comité mixte adoptera l'ordre du jour définitif au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l'ordre du jour provisoire est possible si les parties en décident ainsi d'un commun accord.
4. Avec l'approbation des parties, les coprésidents peuvent, si nécessaire, réduire les délais indiqués à l'article 7, paragraphes 1 et 2.
Article 8
Procès-verbaux
1. Les secrétaires rédigeront conjointement le projet de procès-verbal de chaque réunion, dans les trente jours calendrier suivant la fin de la réunion. Le projet de procès-verbal se fondera sur une synthèse, établie par les coprésidents, des conclusions auxquelles est parvenu le comité mixte.
2. Le projet de procès-verbal sera approuvé par les parties dans les quarante-cinq jours calendrier suivant la fin de la réunion ou à toute autre date approuvée conjointement par les parties. Une fois qu'un accord commun a été trouvé sur le projet de procès-verbal, deux exemplaires originaux seront signés par les coprésidents et les secrétaires. Chaque partie recevra un exemplaire original.
Article 9
Décisions et recommandations
1. Le comité mixte peut adopter ses décisions ou recommandations par consensus des parties conformément à l'article 56, paragraphe 4, de l'accord.
2. Le comité mixte peut décider d'adopter des décisions ou des recommandations par procédure écrite. Dans ce cas, les parties arrêteront d'un commun accord un délai pour la durée de la procédure. Si, à l'expiration de ce délai, aucune partie ne s'est déclarée opposée à la décision ou à la recommandation proposée, les coprésidents déclareront la décision ou la recommandation adoptée d'un commun accord.
3. Les décisions et recommandations du comité mixte comporteront la mention «Décision» ou «Recommandation», suivie d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une description de leur objet. Chaque décision précisera la date de son entrée en vigueur.
4. Les décisions et recommandations adoptées par le comité mixte seront établies en double exemplaire signés par les coprésidents.
5. Chacune des parties peut décider de publier, dans son propre journal officiel, les décisions et les recommandations du comité mixte.
Article 10
Correspondance
1. La correspondance destinée au comité mixte sera adressée au secrétaire de la partie à laquelle l'auteur appartient, lequel en informera ensuite l'autre secrétaire.
2. Les secrétaires veilleront à ce que la correspondance adressée au comité mixte soit transmise aux coprésidents et diffusée, s'il y a lieu, conformément à l'article 11.
3. La correspondance émanant des coprésidents sera envoyée aux parties par les secrétaires et diffusée, s'il y a lieu, conformément à l'article 11.
4. La correspondance destinée aux coprésidents ou émanant d'eux peut s'effectuer par tout moyen écrit disponible, y compris par courrier électronique.
Article 11
Documents
Lorsque les délibérations du comité mixte s'appuient sur des documents, ceux-ci seront numérotés et communiqués par les secrétaires aux participants aux réunions.
Article 12
Dépenses
1. Chaque partie prendra en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité mixte, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.
2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents seront prises en charge par la partie qui organise la réunion.
Article 13
Modifications du règlement intérieur
Les parties peuvent décider d'un commun accord de modifier le règlement intérieur, conformément à l'article 9.
Article 14
Sous-comités et groupes de travail
1. Le comité mixte peut décider de constituer des sous-comités et des groupes de travail pour l'assister dans l'accomplissement de ses tâches.
2. Le comité mixte peut décider de modifier le domaine de compétence d'un sous-comité ou d'un groupe de travail ou de supprimer des sous-comités ou des groupes de travail qu'il a créés.