Processus d'évaluation de la sécurité
1. GÉNÉRALITÉS
1. 1.
L'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu élaborent un processus structuré et contrôlable pour l'ensemble de l'activité, tenant compte des éléments indiqués dans la présente annexe. Le processus d'évaluation de la sécurité est itératif, ainsi qu'il ressort du diagramme ci-après (voir la figure 1 de l'appendice), c'est-à-dire que l'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu sont autorisés à formuler des demandes raisonnables d'informations complémentaires ou de réintroduction d'une demande conformément au présent règlement.
2. RÉCEPTION DE LA DEMANDE
2. 1.
Après réception de la demande de certificat de sécurité unique, l'organisme de certification de sécurité en accuse officiellement réception dans les meilleurs délais.
2. 2.
L'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu affectent un personnel compétent à la réalisation du processus d'évaluation.
3. CONTRÔLE INITIAL
3. 1.
L'organisme de certification de sécurité, en coordination avec les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu, procède rapidement, dès réception de la demande, à un contrôle initial pour s'assurer que:
a) le demandeur a fourni les informations de base qui sont soit exigées par la législation soit nécessaires pour permettre un traitement efficace de la demande;
b) le dossier de demande contient des éléments suffisants et présente une structure et des renvois internes permettant d'évaluer correctement sa conformité avec les exigences du système de gestion de la sécurité et les règles nationales notifiées applicables. L'organisme de certification de sécurité, en coordination avec les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu, procède à un examen initial de la teneur effective des éléments contenus dans la demande afin de porter une première appréciation sur la qualité, le caractère suffisant et l'adéquation du système de gestion de la sécurité;
c) le cas échéant, le dossier comprend la situation actuelle concernant le ou les plans d'action mis en place par l'entreprise ferroviaire afin de résoudre toute non-conformité majeure et toute autre préoccupation révélée par les activités de supervision depuis l'évaluation précédente;
d) le cas échéant, le dossier comprend la situation actuelle concernant le ou les plans d'action mis en place par l'entreprise ferroviaire pour résoudre les préoccupations résiduelles issues de l'évaluation précédente.
3. 2.
Les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu vérifient également que les éléments permettant de déterminer le type, l'étendue et le domaine d'exploitation prévu sont clairement identifiés.
3. 3.
Après avoir procédé aux vérifications visées aux points 3.1 et 3.2, l'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu décident si certains points, dans la partie qui les concerne, nécessitent de plus amples informations. Si de plus amples informations sont nécessaires, l'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu peuvent les recueillir dans les meilleurs délais, pour autant qu'ils le jugent raisonnablement nécessaire, pour appuyer leur évaluation.
3. 4.
L'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu prennent connaissance d'un échantillon suffisant de la demande, chacun pour leur propre partie, afin de s'assurer que son contenu est compréhensible. Si, de toute évidence, il ne l'est pas, l'organisme de certification de la sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu décident, chacun pour leur propre partie, s'il convient de renvoyer le dossier en demandant une version améliorée.
4. ÉVALUATION DÉTAILLÉE
4. 1.
À l'issue de la phase de contrôle initial, l'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu procèdent, chacun pour leur propre partie, à l'évaluation détaillée du dossier de demande (voir la figure 2 de l'appendice) au regard des exigences du système national de sécurité et des règles nationales notifiées applicables.
4. 2.
Lorsqu'ils procèdent à l'évaluation détaillée visée au point 4.1 conformément à l'article 18, paragraphe 1, de la directive (UE) 2016/798, l'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu exercent leur jugement professionnel, font preuve d'impartialité et de proportionnalité et motivent dûment leurs conclusions, documents à l'appui.
4. 3.
L'évaluation détermine si les exigences du système de gestion de la sécurité et les règles nationales notifiées applicables sont respectées ou s'il y a lieu de demander un complément d'information. Lors de l'évaluation, l'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu établissent également si les exigences du système de gestion de la sécurité et les règles nationales notifiées applicables ont été respectées à partir des résultats des processus du système de gestion de la sécurité, en recourant, le cas échéant, à des méthodes d'échantillonnage, pour s'assurer que le demandeur a compris les exigences et est en mesure de les respecter en fonction du type et de l'étendue des activités ferroviaires et du domaine d'exploitation prévu pour garantir la sécurité d'exploitation des chemins de fer.
4. 4.
Toute question de type 4 doit être résolue à la satisfaction de l'organisme de certification de sécurité et donner lieu à une mise à jour du dossier de demande, le cas échéant, avant que le certificat de sécurité unique puisse être délivré.
4. 5.
Les préoccupations résiduelles peuvent être prises en considération lors de la supervision ou des mesures peuvent être arrêtées en accord avec le demandeur, en fonction de sa proposition de mise à jour du dossier de demande, ou les deux. En pareil cas, la résolution officielle de la question est postérieure à la délivrance du certificat de sécurité unique.
4. 6.
L'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu se prononcent de manière transparente sur la gravité de chacune des questions soulevées au sens de l'article 12, paragraphe 1.
4. 7.
Lorsqu'ils soulèvent une question au sens de l'article 12, paragraphe 1, l'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu font preuve de précision et aident le demandeur à comprendre le niveau de détail que doit présenter sa réponse. À cette fin, l'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu accomplissent les étapes suivantes:
a) ils mentionnent précisément les exigences applicables du système de gestion de la sécurité et les règles nationales notifiées applicables et aident le demandeur à comprendre les questions soulevées;
b) ils indiquent la partie applicable des réglementations et règles en question;
c) ils indiquent en quoi l'exigence en question du système de gestion de la sécurité ou la règle nationale notifiée en question, ainsi que toute législation s'y rapportant, n'est pas remplie;
d) ils définissent, en accord avec le demandeur, d'autres engagements à respecter ou d'autres documents ou informations justificatives à fournir, en fonction du niveau de détail requis par l'exigence du système de gestion de la sécurité ou de la règle nationale notifiée;
e) ils définissent, en accord avec le demandeur, un calendrier de mise en conformité qui soit raisonnable et proportionné à la difficulté de fournir les informations requises.
4. 8.
Si le demandeur tarde nettement à communiquer les informations demandées, l'organisme de certification de sécurité peut décider de proroger ce délai ou de rejeter la demande après préavis.
4. 9.
Le délai imparti pour la prise de décision concernant la délivrance du certificat de sécurité unique ne peut être prorogé, jusqu'à ce que les informations demandées aient été fournies, que sur décision de l'organisme de certification de sécurité, en coordination avec les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu, et avec l'accord du demandeur dans l'un des cas suivants:
a) questions de type 1 au sens de l'article 12, paragraphe 1, qui, prises individuellement ou collectivement, empêchent la poursuite de tout ou partie de l'évaluation;
b) questions de type 4 ou plusieurs questions de type 3 au sens de l'article 12, paragraphe 1, qui, prises collectivement, peuvent porter la catégorie à une question de type 4, empêchant la délivrance du certificat de sécurité unique.
4. 10.
Pour être satisfaisantes, les réponses écrites du demandeur doivent être suffisantes pour dissiper les préoccupations exprimées et démontrer que les solutions qu'il propose permettront de répondre aux critères ou règles nationales notifiées applicables.
4. 11.
Lorsqu'une réponse n'est pas jugée satisfaisante, les raisons en sont énoncées avec précision, en indiquant les informations ou éléments de preuve complémentaires que le demandeur doit soumettre pour la rendre satisfaisante.
4. 12.
S'il apparaît que la demande risque d'être rejetée ou qu'il faudra plus de temps pour parvenir à une décision que ne le prévoit le délai imparti pour procéder à l'évaluation, l'organisme de certification de sécurité peut envisager d'éventuelles mesures spéciales.
4. 13.
Si la conclusion est que la demande répond à toutes les exigences, ou que de nouveaux progrès ne devraient pas apporter de réponses satisfaisantes aux points en suspens, l'autorité de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu finalisent l'évaluation, chacun pour leur propre partie, en accomplissant les étapes suivantes:
a) indiquer si tous les critères sont remplis ou s'il reste des points en suspens;
b) indiquer s'il subsiste des préoccupations résiduelles;
c) indiquer les éventuelles restrictions ou conditions d'utilisation à inclure dans le certificat de sécurité unique;
d) faire rapport sur le suivi des non-conformités importantes relevées au cours des activités de supervision, au sens de l'article 5 du règlement délégué (UE) 2018/761, le cas échéant;
e) veiller à l'application correcte du processus d'évaluation de la sécurité;
f) établir le bilan de l'évaluation, y compris le résumé des conclusions et, le cas échéant, un avis concernant la délivrance du certificat de sécurité unique.
4. 14.
L'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu consignent et justifient par écrit toutes les constatations et appréciations effectuées de manière à faciliter à la fois le processus d'assurance et le processus de décision, ainsi qu'à disposer d'une assistance en cas de recours contre la décision de délivrance ou de non-délivrance du certificat de sécurité unique.
5. PRISE DE DÉCISION
5. 1.
Sur la base des conclusions de l'évaluation finalisée, la décision est prise soit de délivrer un certificat de sécurité unique soit de rejeter la demande. Lorsqu'un certificat de sécurité unique est délivré, il peut subsister des préoccupations résiduelles. Il n'est pas délivré de certificat de sécurité unique si une question de type 4 au sens de l'article 12, paragraphe 1, est soulevée et n'est pas résolue dans le courant de l'évaluation.
5. 2.
L'organisme de certification de sécurité peut décider de restreindre la portée du certificat de sécurité unique en déterminant des restrictions ou des conditions d'utilisation, s'il est conclu, en coordination avec les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu, que ces restrictions ou conditions d'utilisation permettent de résoudre une question de type 4 qui empêcherait la délivrance du certificat de sécurité unique. Le certificat de sécurité unique est mis à jour à la requête du demandeur une fois que toutes les préoccupations résiduelles ont été résolues dans son dossier de demande.
5. 3.
Le demandeur est informé de la décision de l'organisme de certification de sécurité, y compris du bilan de l'évaluation, et un certificat de sécurité unique est délivré, le cas échéant.
5. 4.
Si la délivrance du certificat de sécurité unique est refusée ou que le certificat de sécurité unique contient des restrictions ou des conditions d'utilisation autres que celles définies dans la demande, l'organisme de certification de sécurité en informe le demandeur, en motivant sa décision, et lui notifie la procédure à suivre pour demander un réexamen ou faire appel de la décision.
6. ÉVALUATION FINALE
6. 1.
L'organisme de certification de sécurité procède à la clôture administrative en veillant à ce que tous les documents et toutes les pièces soient contrôlés, organisés et archivés. Dans un souci d'amélioration continue de ses procédures, l'organisme de certification de sécurité établit l'historique et les enseignements à tirer en vue des futures évaluations.
7. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES POUR LE RENOUVELLEMENT D'UN CERTIFICAT DE SÉCURITÉ UNIQUE
7. 1.
Un certificat de sécurité unique peut être renouvelé à la requête du demandeur avant l'expiration de sa durée de validité pour assurer la continuité de la certification.
7. 2.
Dans le cas d'une demande de renouvellement, l'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu vérifient les détails des modifications apportées aux éléments soumis dans la précédente demande et tiennent compte des résultats des activités de supervision antérieures au sens de l'article 5 du règlement délégué (UE) 2018/761 afin de hiérarchiser ou de cibler les exigences applicables du système de gestion de la sécurité ou les règles nationales notifiées applicables en fonction desquelles la demande de renouvellement doit être évaluée.
7. 3.
L'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu font preuve de proportionnalité dans leur réévaluation, en fonction de l'ampleur des modifications proposées.
8. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES POUR LA MISE À JOUR D'UN CERTIFICAT DE SÉCURITÉ UNIQUE
8. 1.
Un certificat de sécurité unique fait l'objet d'une mise à jour à chaque fois qu'il est proposé d'apporter une modification substantielle au type ou à l'étendue de l'exploitation conformément à l'article 10, paragraphe 13, de la directive (UE) 2016/798 ou en cas d'extension du domaine d'exploitation conformément à l'article 10, paragraphe 14, de ladite directive.
8. 2.
Lorsqu'elle envisage une modification au sens du point 8.1, l'entreprise ferroviaire titulaire du certificat de sécurité unique en informe sans délai l'organisme de certification de sécurité.
8. 3.
À la suite de la notification effectuée par l'entreprise ferroviaire au sens du point 8.2, l'organisme de certification de sécurité:
a) s'assure que la modification d'une demande éventuelle est clairement décrite et que les risques de sécurité potentiels sont évalués;
b) examine, avec l'entreprise ferroviaire et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu, la nécessité d'une mise à jour du certificat de sécurité unique.
8. 4.
L'organisme de certification de sécurité, en coordination avec les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu, peut procéder à des investigations supplémentaires auprès du demandeur. Si l'organisme de certification de sécurité confirme que la modification envisagée n'est pas substantielle, il informe par écrit le demandeur qu'une mise à jour n'est pas requise, la décision étant enregistrée dans le dossier.
8. 5.
Dans le cas d'une demande de mise à jour, l'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu:
a) vérifient les détails des modifications apportées aux éléments soumis dans la demande précédente ayant donné lieu à la délivrance du certificat en vigueur;
b) tiennent compte des résultats des activités de supervision antérieures au sens de l'article 5 du règlement délégué (UE) 2018/761 et, notamment, des questions relatives à l'aptitude du demandeur à assurer efficacement la mise en œuvre et la surveillance de son processus de gestion du changement;
c) hiérarchise et cible les exigences applicables du système de gestion de la sécurité et les règles nationales notifiées applicables afin d'évaluer la demande de mise à jour.
8. 6.
L'organisme de certification de sécurité et les autorités nationales de sécurité concernées par le domaine d'exploitation prévu font preuve de proportionnalité dans leur réévaluation, en fonction de l'ampleur des modifications proposées.
8. 7.
Une demande de mise à jour d'un certificat de sécurité unique adressée à l'organisme de certification de sécurité ne donne pas lieu à une prorogation de sa durée de validité.
8. 8.
L'organisme de certification de sécurité détermine, à la requête du demandeur, s'il y a lieu de mettre à jour le certificat de sécurité unique lorsque les conditions dans lesquelles le certificat de sécurité unique a été délivré doivent être modifiées sans qu'il y ait d'incidence sur le type, l'étendue ou le domaine d'exploitation.