1. Eurojust établit un système de gestion des dossiers aux fins du traitement des données opérationnelles à caractère personnel énumérées à l’annexe II, des données énumérées à l’annexe III et des données à caractère non personnel.
2. Le système de gestion des dossiers a pour objectifs de:
a) fournir un soutien à la conduite et à la coordination des enquêtes et des poursuites pour lesquelles Eurojust apporte une assistance;
b) garantir un accès sécurisé aux informations relatives aux enquêtes et aux poursuites en cours, ainsi que l’échange de ces informations;
c) permettre le recoupement d’informations et la détection de liens;
d) permettre l’extraction de données à des fins opérationnelles et statistiques;
e) faciliter le contrôle en vue de s’assurer que le traitement des données opérationnelles à caractère personnel est licite et respecte le présent règlement ainsi que les règles applicables en matière de protection des données.
3. Le système de gestion des dossiers peut être relié à l’accès aux télécommunications sécurisées visé à l’article 9 de la décision 2008/976/JAI du Conseil et aux autres canaux de communication sécurisés conformément au droit applicable de l’Union.
4. Lorsqu’elle se voit accorder l’accès à des données figurant dans d’autres systèmes d’information de l’Union établis en vertu d’autres actes juridiques de l’Union ou provenant de tels systèmes d’information, Eurojust peut utiliser le système de gestion des dossiers pour avoir accès à des données figurant dans ces systèmes d’information ou pour se connecter à ces systèmes d’information aux fins d’extraire et de traiter des informations, y compris des données à caractère personnel, à condition que cela soit nécessaire à l’exécution de ses tâches et conforme aux actes juridiques de l’Union établissant ces systèmes d’information.
5. Les paragraphes 3 et 4 n’étendent pas les droits d’accès accordés à Eurojust à d’autres systèmes d’information de l’Union en vertu des actes juridiques de l’Union établissant ces systèmes.
6. Pour traiter des données opérationnelles à caractère personnel, Eurojust ne crée pas de fichiers automatisés autres que ceux qui sont établis dans le cadre du système de gestion des dossiers.
Les membres nationaux peuvent stocker temporairement des données à caractère personnel et les analyser afin de déterminer si de telles données sont utiles à l’accomplissement des missions d’Eurojust et si elles peuvent être incluses dans le système de gestion des dossiers. Ces données peuvent être conservées pendant une durée maximale de trois mois.
7. Dans l’exercice de leurs fonctions, les membres nationaux peuvent traiter des données à caractère personnel relatives aux dossiers individuels sur lesquels ils travaillent, conformément au présent règlement ou à d’autres instruments applicables. Ils autorisent le délégué à la protection des données à avoir accès aux données à caractère personnel traitées dans le cadre du système de gestion des dossiers.