RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU CONSEIL CONJOINT
CHAPITRE I
ORGANISATION
Article 1
Composition et présidence
1. Le conseil conjoint institué en vertu de l'article 100 de l'accord de partenariat économique entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et les États de l'APE CDAA, d'autre part (ci-après dénommé «l'accord»), exerce ses fonctions conformément aux articles 100 et 101 de l'accord.
2. Dans le présent règlement intérieur, la référence aux «parties» correspond à la définition donnée à l'article 104 de l'accord, c'est-à-dire qu'elle désigne les États de l'APE CDAA et la partie UE (au sens de l'Union européenne ou ses États membres ou l'Union européenne et ses États membres, eu égard à leurs domaines respectifs de compétence).
3. Conformément à l'article 101, paragraphe 1, de l'accord, le conseil conjoint est composé, d'une part, des membres compétents du Conseil de l'Union européenne et de la Commission européenne ou de leurs représentants et, d'autre part, des ministres compétents des États de l'APE CDAA ou de leurs représentants.
4. Les réunions du conseil conjoint sont présidées, au niveau ministériel, à tour de rôle par période de douze mois par des représentants de la partie UE, eu égard aux domaines respectifs de compétence de l'Union européenne et de ses États membres, et par un représentant des États de l'APE CDAA. La première réunion du conseil conjoint est coprésidée par les parties.
5. Le mandat visé au paragraphe 4, qui correspond à la première période, commence le jour suivant la première réunion du conseil conjoint et se termine le 31 décembre de la même année. La présidence de cette première période est assurée par [un représentant des États de l'APE CDAA] [par la partie UE].
Article 2
Réunions
1. Conformément à l'article 102, paragraphe 4, de l'accord, le conseil conjoint se réunit à des intervalles réguliers ne dépassant pas deux ans et tient des réunions extraordinaires dès que les circonstances l'exigent, si les parties en conviennent.
2. Les réunions du conseil conjoint se tiennent tour à tour à Bruxelles et sur le territoire de l'un des États de l'APE CDAA, à moins que les parties n'en conviennent autrement.
3. À moins que les parties n'en conviennent autrement, les réunions du conseil conjoint sont convoquées par la partie qui en assure la présidence, après consultation de l'autre partie.
4. Les parties peuvent convenir de tenir les réunions du conseil conjoint par voie électronique.
Article 3
Observateurs
Le conseil conjoint peut décider d'inviter des observateurs à assister à ses réunions sur une base ad hoc et déterminer quels points de l'ordre du jour leur sont ouverts.
Article 4
Secrétariat
1. Le secrétariat général du Conseil de l'Union européenne et la Commission européenne, d'une part, et l'unité CDAA-APE au sein du secrétariat de la CDAA, d'autre part, assurent à tour de rôle, par période de douze mois, le secrétariat du conseil conjoint (ci-après dénommé «secrétariat»). Ces périodes coïncident avec l'organisation des présidences arrêtée à l'article 1, paragraphes 4 et 5.
2. Au sein de la partie UE, les ordres du jour provisoires et les projets de procès-verbaux sont préparés par la Commission européenne et tous les documents officiels destinés au conseil conjoint ou émis par celui-ci sont distribués par le secrétariat général du Conseil de l'Union européenne.
CHAPITRE II
FONCTIONNEMENT
Article 5
Documents
Lorsque les délibérations du conseil conjoint se fondent sur des documents écrits, ceux-ci sont numérotés et diffusés par le secrétariat comme documents du conseil conjoint.
Article 6
Notification et ordre du jour des réunions
1. Le secrétariat informe les parties de la convocation d'une réunion du conseil conjoint et demande des contributions pour l'ordre du jour au plus tard trente jours avant la réunion. En cas d'urgence ou de circonstances imprévues à prendre en compte, la réunion peut être convoquée à bref délai.
2. Le secrétariat établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion. Il est transmis par le secrétariat à la présidence et aux membres du conseil conjoint au plus tard quatorze jours avant la réunion.
3. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat a reçu une demande d'inscription de la part d'une partie.
4. Le conseil conjoint adopte l'ordre du jour au début de la réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l'ordre du jour provisoire est possible, si les parties en conviennent.
5. La présidence du conseil conjoint peut, en accord avec les parties, inviter des experts à assister aux réunions du conseil afin d'obtenir d'eux des informations sur des sujets spécifiques.
Article 7
Procès-verbaux
1. Un projet de procès-verbal est rédigé pour chaque réunion par le secrétariat, dans un délai de vingt et un jours suivant la réunion, à moins qu'il en soit décidé autrement par consentement mutuel des parties.
2. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:
a) les documents soumis au conseil conjoint;
b) toute déclaration dont l'inscription au procès-verbal a été demandée par un membre du conseil conjoint; et
c) les questions sur lesquelles les parties ont marqué leur accord, telles que les décisions adoptées, les recommandations formulées et les conclusions opérationnelles adoptées.
3. Le procès-verbal de chaque réunion est approuvé par écrit par les deux parties dans un délai de quarante-deux jours suivant la réunion, sauf si les parties en conviennent autrement. Après approbation, deux exemplaires du procès-verbal sont signés par le secrétaire et chacune des parties reçoit un exemplaire original de ce document faisant foi.
Article 8
Décisions et recommandations
1. Conformément à l'article 102 de l'accord, le conseil conjoint arrête des décisions ou formule des recommandations par consensus dans les cas prévus par le présent accord.
2. Lorsque le conseil conjoint est habilité, en vertu de l'accord, à arrêter des décisions ou à formuler des recommandations, ces actes portent respectivement le titre de «décision» ou de «recommandation» dans le procès-verbal. Le secrétariat attribue à chaque décision ou recommandation adoptée un numéro d'ordre, mentionne la date d'adoption et décrit son objet. Chaque décision ou recommandation précise la date de son entrée en vigueur.
3. Dans le cas où un État de l'APE CDAA n'est pas en mesure d'assister à une réunion du conseil conjoint, le secrétariat communique les décisions ou recommandations convenues au cours de cette réunion à ce membre. L'État de l'APE CDAA concerné fournit une réponse écrite dans un délai de dix jours calendaires à compter de l'envoi des décisions ou recommandations, en indiquant les décisions ou recommandations avec lesquelles il est désaccord et en en précisant les motifs. En l'absence de cette réponse écrite dans le délai imparti, les décisions ou recommandations sont réputées adoptées. Dans le cas où l'État de l'APE CDAA qui n'a pas participé à la réunion n'est pas d'accord avec une ou plusieurs décisions ou recommandations, la procédure prévue au point 4 s'applique.
4. Entre les réunions, le conseil conjoint peut, si les deux parties en conviennent, arrêter des décisions ou formuler des recommandations par procédure écrite ou par voie électronique. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les représentants des parties.
5. Les décisions et recommandations adoptées par le conseil conjoint sont authentifiées par deux exemplaires originaux, signés par un représentant de la Commission européenne au nom de la partie UE et par un représentant des États de l'APE CDAA.
Article 9
Accès du public
1. Les réunions du conseil conjoint ne sont pas publiques, sauf s'il en est décidé autrement par les parties.
2. Les parties peuvent décider de publier les décisions et recommandations du conseil conjoint.
Article 10
Langues de travail
À moins qu'il en soit décidé autrement par les parties, il est procédé à toute correspondance et toute communication entre les parties relative au travail du conseil conjoint, ainsi qu'aux délibérations au cours des réunions du conseil conjoint, en anglais ou en portugais.
CHAPITRE III
DISPOSITIONS FINALES
Article 11
Dépenses
1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du conseil conjoint, tant en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.
2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions, à la fourniture des services d'interprétation et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.
Article 12
Comité «Commerce et développement»
Conformément à l'article 103, paragraphe 5, de l'accord, le comité «Commerce et développement» rend compte au conseil conjoint et est responsable devant lui.
Article 13
Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur peut être modifié par écrit par une décision du conseil conjoint adoptée conformément à l'article 8.