Règles relatives aux recrutement, aux conditions de travail et à l'équilibre géographique du personnel du secrétariat permanent de la Communauté des transports
I. GÉNÉRALITÉS
1. Les présentes règles établissent les procédures pour le recrutement du directeur, des directeurs adjoints et du personnel du secrétariat permanent de la Communauté des transports (ci-après dénommé le «secrétariat»), ainsi que des exigences relatives à leurs conditions de travail et à l'équilibre géographique du personnel, conformément au traité instituant la Communauté des transports (ci-après dénommé le «traité»).
2. En cas de contradiction entre les présentes règles et le traité, ce sont les dispositions du traité qui s'appliquent.
II. RECRUTEMENT DU DIRECTEUR ET DES DIRECTEURS ADJOINTS DU SECRÉTARIAT
3. Dès que le comité de direction régional aura donné son approbation, un appel à candidatures pour le poste de directeur ou de directeur adjoint est publié dans l'Union européenne (ci-après dénommé l'«Union»), ainsi que dans les parties de l'Europe du Sud-Est (la République d'Albanie, la Bosnie-Herzégovine, l'ancienne République yougoslave de Macédoine, le Kosovo, le Monténégro et la République de Serbie).
4. Au moins trente jours avant la date de la réunion du comité de direction régional à l'ordre du jour de laquelle figure la nomination du directeur ou d'un directeur adjoint, la Commission européenne diffuse une proposition contenant le candidat proposé.
5. Le candidat est nommé à titre personnel.
6. Les candidats peuvent être citoyens d'un État membre de l'Union ou de toute partie de l'Europe du Sud-Est.
7. La proposition de la Commission européenne est dûment justifiée eu égard aux responsabilités qui incomberont au directeur ou à un directeur adjoint. Elle contient une description des qualifications et de l'expérience du candidat et se fonde sur son accord préalable quant à sa nomination potentielle.
8. Toute partie contractante peut exprimer un avis sur la proposition. Si un tel avis est exprimé par écrit avant la réunion du comité de direction régional, la présidence du comité de direction régional (ci-après dénommée la «présidence») en fait état au cours de la réunion.
9. Le comité de direction régional peut demander que le candidat proposé soit entendu au cours de sa réunion, avant qu'une décision ne soit prise sur sa nomination. La présidence propose à l'avance des règles de fonctionnement ad hoc pour l'audition (durée, nombre de questions, etc.).
10. Après consultation du conseil ministériel, le comité de direction régional décide de la nomination du directeur et d'un directeur adjoint à l'unanimité conformément à l'article 24, paragraphe 3, du traité.
11. Le comité de direction régional indique dans sa décision la date à laquelle la nomination est effective.
12. Dans les sept jours calendrier suivant la décision du comité de direction régional, la présidence émet un acte de nomination qui est contresigné par le directeur ou le directeur adjoint.
III. RECRUTEMENT DU PERSONNEL DU SECRÉTARIAT
Généralités
13. Le recrutement du personnel du secrétariat se fonde sur l'ensemble des grands principes suivants:
— la transparence des procédures de sélection,
— la non-discrimination,
— la concurrence et le professionnalisme,
— l'équilibre hommes-femmes, et
— l'équilibre géographique.
14. Le comité de direction régional adopte l'organigramme du secrétariat, sur la base d'une proposition du directeur.
15. Toute personne citoyenne de l'une des parties contractantes peut poser sa candidature pour les postes annoncés au secrétariat.
16. Les candidats postulent à titre personnel.
17. Le secrétariat est chargé d'organiser les procédures de sélection conformément aux présentes règles. Le secrétariat peut faire appel à des consultants externes pour l'aider dans son travail à n'importe quel stade des procédures de sélection.
18. Le personnel, à l'exception du ou des directeurs adjoints, est sélectionné et nommé par le directeur.
19. À l'issue de la procédure de sélection, toute nomination officielle est soumise à la certification par un médecin qualifié désigné par le directeur que le candidat nommé est physiquement apte à exercer les fonctions du poste.
20. Toute nomination est à durée déterminée, suivant une période d'essai conformément aux présentes règles et peut être renouvelée.
21. La nomination à un poste est assortie d'une période d'essai de six mois. Conformément au point 23 b), la période d'essai peut être prorogée d'un maximum de six mois.
22. Toute période de service effectué antérieurement au sein du secrétariat en tant que fonctionnaire titulaire peut être considérée, en tout ou en partie, comme une période d'essai. Cette disposition s'applique lorsque les obligations principales de la description du poste précédent et du poste pour lequel le fonctionnaire a été nommé conformément aux présentes règles coïncident.
23. Au cours du cinquième mois de la période d'essai, le supérieur direct du fonctionnaire établit un rapport sur ses compétences, son efficacité et sa conduite. Il est recommandé dans le rapport:
a) de confirmer la nomination du fonctionnaire;
b) de prolonger sa période d'essai d'au maximum six mois supplémentaires; ou
c) de révoquer sa nomination.
24. Le rapport visé au point 23 est communiqué avant la fin du cinquième mois au directeur pour décision.
25. La période d'essai est considérée comme faisant partie de la durée globale de la nomination.
26. Sur proposition d'une partie contractante, le directeur, en concertation avec la Commission européenne, peut nommer un expert détaché par ladite partie contractante pour une période allant jusqu'à trois ans, sous réserve des capacités administratives et financières. Le directeur adopte des règles détaillées sur le statut des experts détachés.
Transparence et procédure de sélection
27. Le secrétariat lance la procédure de sélection en publiant un avis de vacance de poste précisant les critères relatifs aux compétences générales et spécifiques et aux qualifications principales requises, ainsi que la durée possible de la nomination, la fonction et les principales étapes de la procédure de sélection.
28. L'avis de vacance de poste est publié en anglais sur le site internet du secrétariat ainsi que dans la presse internationale et spécialisée au moins deux mois avant le début de la procédure de sélection. L'information est également communiquée à l'ensemble des parties contractantes.
29. Le directeur peut définir des informations, soumises à la confidentialité, communiquées uniquement aux candidats présélectionnés. Ces informations ne peuvent toutefois pas se rapporter à la description de poste en tant que telle.
30. Pour la procédure de sélection, le directeur est appuyé par un comité de sélection, composé d'au moins quatre membres: le directeur, un représentant de la présidence et deux représentants de la Commission européenne. D'autres membres du personnel du secrétariat peuvent également faire partie du comité de sélection. Dans certains cas, en particulier pour les procédures de sélection d'experts, un membre externe supplémentaire peut être désigné sur proposition de la Commission européenne.
31. Le comité de sélection évalue les candidatures et convient, pour chaque vacance de poste, d'une présélection de candidats répondant aux critères d'admissibilité et correspondant au mieux aux critères de sélection requis dans l'avis de vacance.
32. Le comité de sélection invite les candidats présélectionnés à des entretiens.
33. Si le comité de sélection l'estime nécessaire, il peut décider d'inviter les candidats présélectionnés à des épreuves écrites qui auront lieu le même jour que les entretiens. Le contenu des épreuves est défini en fonction du niveau et du profil du poste à pouvoir. Les épreuves écrites, adaptées au profil du poste, portent au moins sur les éléments suivants:
a) les aptitudes générales et les compétences linguistiques dans la mesure nécessaire pour l'exécution des tâches et les compétences spécifiques au profil en question; et
b) la qualité du style rédactionnel et de la présentation.
34. Le directeur peut établir une liste de réserve à partir de la liste des candidats présélectionnés et eu égard aux résultats des entretiens. Cette liste de réserve est valable pendant douze mois à compter de la date de son établissement et sa durée de validité peut être prolongée par décision du directeur.
35. Le résultat de la procédure de sélection, quel qu'il soit, est consigné par écrit dans un protocole signé par les membres du comité de sélection. Les candidats sont informés du résultat de la procédure de sélection.
36. Toute partie contractante est en droit d'obtenir une copie du protocole visé au point 35, sur demande écrite au directeur.
Non-discrimination
37. La discrimination sur quelque base que ce soit pendant la procédure de sélection est proscrite.
38. Tous les postes sont ouverts aux femmes comme aux hommes sur un pied d'égalité, sans qu'il soit fait référence à la religion, à la nationalité, à la race ou aux croyances.
Mise en concurrence et professionnalisme
39. Aucun poste n'est réservé à une personne et/ou à des citoyens d'une partie contractante en particulier.
40. Lors du recrutement du personnel, le directeur tient compte en premier lieu de la nécessité de s'adjoindre les services de personnes présentant les plus hauts niveaux de compétence et d'intégrité. La description de poste dans l'avis de vacance établit clairement les exigences formelles en matière d'éducation, d'expérience, de compétences linguistiques, etc.
41. Le recrutement est ouvert à la concurrence entre les candidats internes et tout autre candidat, dans le respect de l'égalité des chances. À qualifications et expérience égales, la préférence est donnée aux candidats internes.
IV. CONDITIONS DE TRAVAIL DU PERSONNEL
42. Le directeur veille, dans le respect du budget du secrétariat et conformément aux règles budgétaires et aux décisions des institutions du traité, à ce que le personnel du secrétariat bénéficie des conditions de travail nécessaires, en termes d'équipement, d'espace de travail et d'accès aux informations disponibles, etc.
43. Tout fonctionnaire du secrétariat a le droit de demander une amélioration de ses conditions de travail au directeur. Cette demande doit être dûment justifiée. Dans le cas où il ne peut être accédé à cette demande, le directeur ou tout autre membre habilité du personnel fournit au fonctionnaire une réponse pertinente par écrit.
44. Le directeur peut adopter des règles internes sur les conditions de travail, dans le respect des points 42 et 43.
V. ÉQUILIBRE GÉOGRAPHIQUE DU PERSONNEL
45. Le directeur veilleà une répartition équitable des postes entre les citoyens des parties contractantes, dans la mesure du possible et conformément aux intérêts du secrétariat.
VI. DISPOSITIONS FINALES
46. Les présentes règles prennent effet le jour de leur adoption par le comité de direction régional.