1. TENUE DES REGISTRES DES OPÉRATIONS DE TRAITEMENT DE DONNÉES
Dans la présente annexe, il n'est fait aucune distinction entre les registres selon qu'ils ont été stockés au niveau du système central de l'EES (CS-EES) ou au niveau de l'IUN, étant donné que tous les registres seront consolidés au niveau du CS-EES.
Chaque opération de traitement de données dans le cadre de l'EES fait l'objet d'un enregistrement. Cet enregistrement comporte un champ spécifique permettant d'identifier l'opération effectuée, y compris la finalité de l'accès conformément à l'article 46, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2017/2226. Toutes les données transmises sont enregistrées; en cas de consultations du VIS, les dispositions de l'article 34 du règlement (CE) no 767/2008 du Parlement européen et du Conseil sont également appliquées.
L'enregistrement comprend un horodatage électronique qualifié, indiquant la date et l'heure de réception des données. Cet horodatage sert ensuite à déterminer les enregistrements qui doivent être effacés en fonction de la durée de conservation pour chaque type de registre, conformément à l'article 46, paragraphe 4, du règlement (UE) 2017/2226.
Pour toute opération de traitement de données, un identifiant unique de l'autorité qui procède à la saisie ou à l'extraction des données figure dans l'enregistrement correspondant. L'autorité et le système central de l'EES sont mentionnés dans l'enregistrement en tant qu'émetteur ou récepteur.
Les données transmises ou utilisées à des fins d'interrogation, visées à l'article 46, paragraphe 1, points c) et d), du règlement (UE) 2017/2226, sont archivées dans le registre. En cas de consultation du rapport relatif à une personne ayant dépassé la durée du séjour autorisé, les données visées à l'article 46, paragraphe 1, points a), b), d) et e), dudit règlement sont enregistrées.
Les registres prévus à l'article 46 du règlement (UE) 2017/2226 sont conservés dans le CS-EES. Le CS-EES procède chaque jour à l'effacement d'enregistrements conformément à l'article 46, paragraphe 4, dudit règlement. Tous les enregistrements concernant le même ressortissant de pays tiers et correspondant à une opération d'«effacement des fichiers ou des fiches d'entrée/de sortie/de refus» ou d'«effacement automatique» sont effacés un an après l'effacement en question, sauf s'ils sont signalés comme devant être conservés à des fins de contrôle de la protection des données, conformément à l'article 46, paragraphe 4, du règlement (UE) 2017/2226. Des dispositions sont prises pour éviter l'effacement des enregistrements devant être ainsi conservés, chaque enregistrement individuel et chaque enregistrement associé étant à cette fin assorti d'un indicateur.
Les enregistrements d'opérations de traitement de données ne peuvent être modifiés ou effacés qu'un an au plus tôt après l'expiration de la période de conservation prévue à l'article 34 du règlement (UE) 2017/2226.
2. ACCÈS AUX REGISTRES DES OPÉRATIONS DE TRAITEMENT DE DONNÉES
L'accès aux registres tenus par l'agence eu-LISA conformément à l'article 46 du règlement (UE) 2017/2226 est limité aux administrateurs de l'EES dûment habilités au sein de l'agence eu-LISA, au contrôleur européen de la protection des données et aux autorités de contrôle nationales. L'accès à ces registres doit également pouvoir être tracé. Cette disposition s'applique mutatis mutandis aux enregistrements relatifs à l'accès aux registres.