RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ MIXTE AU TITRE DE L'ACCORD ENTRE L'UNION EUROPÉENNE ET LE JAPON POUR UN PARTENARIAT ÉCONOMIQUE
Article premier
Composition et présidence
1. Le comité mixte institué par l'article 22.1, paragraphe 1, de l'accord entre l'Union européenne et le Japon pour un partenariat économique (ci-après l'«accord») s'acquitte des tâches qui lui incombent en vertu de l'article 22.1 de l'accord et assume la responsabilité de la mise en œuvre et du fonctionnement globaux de l'accord.
2. Le comité mixte est composé de représentants de l'Union européenne et du Japon et, en application de l'article 22.1, paragraphe 3, de l'accord, est coprésidé par le membre de la Commission européenne chargé du commerce et par le ministre des affaires étrangères du Japon.
3. Les coprésidents peuvent être représentés par leurs représentants respectifs, conformément à l'article 22.1, paragraphe 3, de l'accord. Toute référence ultérieure, dans le présent règlement intérieur, aux coprésidents du comité mixte s'entend comme incluant les représentants de ces derniers.
4. Les coprésidents peuvent se faire accompagner de fonctionnaires. Avant chaque réunion, les listes des fonctionnaires qui y participent pour chaque partie sont échangées par l'intermédiaire des points de contact.
5. Les coprésidents peuvent, d'un commun accord, décider d'inviter des observateurs ou des experts indépendants de manière ponctuelle.
Article 2
Points de contact
1. Les points de contact désignés en application de l'article 22.6, paragraphe 1, de l'accord (ci-après les «points de contact») coordonnent la préparation et l'organisation des réunions du comité mixte.
2. Les échanges de courriers et les communications entre les parties se rapportant aux travaux du comité mixte et à ses réunions sont tous effectués par l'intermédiaire des points de contact conformément à l'article 22.6, paragraphe 2, point c), de l'accord.
3. Les points de contact ont pour mission de coordonner l'établissement de l'ordre du jour provisoire, des projets de décision et des projets de recommandations du comité mixte, ainsi que la correspondance et les communications entre le comité mixte et les comités spécialisés, groupes de travail et autres organes institués en vertu de l'accord.
Article 3
Ordre du jour
1. Les points de contact établissent ensemble un ordre du jour provisoire avant chaque réunion et l'envoient, accompagné des documents connexes, aux participants à la réunion du comité mixte au plus tard 15 jours civils avant la date de la réunion.
2. Chaque partie peut proposer l'inscription de points à l'ordre du jour au plus tard 21 jours civils avant la date de la réunion.
3. Les parties peuvent, d'un commun accord, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 pour tenir compte de circonstances particulières.
4. Le comité mixte adopte l'ordre du jour au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l'ordre du jour provisoire est possible, si les parties le décident.
Article 4
Langue de travail
À moins que les parties n'en décident autrement, toute correspondance et toute communication entre les parties se rapportant aux travaux du comité mixte sont effectuées en anglais, qui est également la langue de rédaction des décisions et recommandations ainsi que des délibérations à leur sujet.
Article 5
Décisions et recommandations
1. Conformément à l'article 22.2 de l'accord, le comité mixte arrête ses décisions et recommandations par consensus. Celles-ci peuvent être adoptées en procédure écrite par voie d'échange de notes entre les coprésidents du comité.
2. Toutes les décisions et recommandations du comité mixte comportent un numéro d'ordre, la date de leur adoption et un titre indiquant leur objet.
Article 6
Procès-verbaux communs
1. Le projet de procès-verbal commun comprend, en règle générale, l'ordre du jour définitif et un résumé des discussions relatives à chaque point de l'ordre du jour.
2. Un projet de procès-verbal commun de chaque réunion est rédigé par les points de contact dans les meilleurs délais et au plus tard 60 jours après la date de la réunion.
3. Le projet de procès-verbal commun est approuvé par écrit par les parties dans les meilleurs délais et au plus tard 70 jours après la date de la réunion. Deux exemplaires du procès-verbal approuvé sont signés par les points de contact et chaque partie reçoit un exemplaire original de ces documents. Les parties peuvent décider que la signature et l'échange d'exemplaires par voie électronique satisfont à cette exigence.
Article 7
Publicité et confidentialité
1. Sauf disposition contraire de l'accord ou si les parties en décident autrement, les réunions du comité mixte ne sont pas ouvertes au public.
2. Lorsqu'une partie soumet au comité mixte, ou à tout comité spécialisé, groupe de travail ou autre organe institué en vertu de l'accord, des renseignements qui, selon sa législation ou sa réglementation, sont considérés comme confidentiels ou protégés contre la divulgation, l'autre partie traite ces renseignements comme confidentiels conformément à l'article 1.6 de l'accord.
3. Chaque partie peut rendre publics, par tout moyen approprié, l'ordre du jour définitivement arrêté par les parties avant la réunion du comité mixte ainsi que le procès-verbal commun approuvé établi conformément à l'article 6, sous réserve de l'application du paragraphe 2 ci-dessus. Chaque partie veille à ce que les décisions, les recommandations et les interprétations adoptées par le comité mixte soient rendues publiques.
Article 8
Frais
Chaque partie prend en charge les frais exposés par elle en raison de sa participation aux réunions du comité mixte. Les frais liés à l'organisation des réunions sont pris en charge par la partie qui accueille la réunion. Si une réunion a lieu en dehors du territoire de l'Union européenne ou du Japon, les parties décident, d'un commun accord, de la répartition des frais liés à l'organisation de la réunion.