Règlement intérieur du comité mixte
Article premier
Tâches et composition
1. Le comité mixte exécute les tâches définies à l'article 48 de l'accord-cadre de partenariat et de coopération entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République des Philippines, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), ci-après dénommés conjointement «parties» et individuellement «partie».
2. Le comité mixte est composé de représentants des deux parties, au niveau des hauts fonctionnaires.
Article 2
Réunions
1. Le comité mixte se réunit normalement tous les deux ans. Ses réunions sont convoquées par le président. Elles ont lieu alternativement à Manille et à Bruxelles, à une date fixée d'un commun accord. Si les parties en conviennent, des réunions extraordinaires du comité mixte peuvent se tenir à la demande de l'une des parties.
2. Si les deux parties en conviennent, les réunions du comité mixte peuvent exceptionnellement se dérouler par vidéoconférence ou téléconférence.
3. Les réunions du comité mixte rassemblent exclusivement et en toute confidentialité les représentants des parties, à moins que les deux parties n'en conviennent autrement.
Article 3
Présidence
La partie qui organise la première réunion du comité mixte exerce la présidence à partir de la date de cette réunion jusqu'au 31 décembre de la même année. La présidence est ensuite exercée en alternance par périodes de deux ans.
Article 4
Participants
1. La délégation de chaque partie est composée de représentants des parties, au niveau des hauts fonctionnaires.
2. Chaque partie informe l'autre partie de la composition réelle de sa délégation 21 jours ouvrables avant la réunion.
3. Le président veille à ce que tous les participants des réunions du comité mixte soient des représentants dûment désignés des parties. Il est fait part à la présidence de toute préoccupation relative à la composition de la délégation.
4. Les parties peuvent, après accord préalable, inviter des tiers à une réunion afin qu'ils apportent des informations sur un sujet donné, si elles l'estiment nécessaire. Chaque partie doit informer l'autre partie au moins 21 jours ouvrables avant la réunion de son intention d'inviter un tiers.
Article 5
Secrétariat
Un représentant du Service européen pour l'action extérieure et un représentant du ministère des affaires étrangères de la République des Philippines exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité mixte. Toutes les communications destinées à la présidence ou émanant de celle-ci sont transmises aux secrétaires. La correspondance destinée au président ou émanant de celui-ci peut s'effectuer par tout moyen écrit disponible, y compris par courrier électronique.
Article 6
Ordres du jour des réunions
1. Le président établit l'ordre du jour provisoire de chaque réunion. L'ordre du jour provisoire est envoyé, accompagné des documents y afférents, au moins 21 jours ouvrables avant la réunion.
2. L'ordre du jour est adopté par le comité mixte. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l'ordre du jour provisoire est possible, si les parties en conviennent.
Article 7
Procès-verbaux
1. Les deux secrétaires préparent conjointement un projet de synthèse des résultats et conclusions de la réunion.
2. Le chef de délégation de chaque partie approuve et signe le projet de synthèse en deux exemplaires. Chaque partie reçoit un original de la synthèse approuvée et signée.
Article 8
Décisions et recommandations
1. Le comité mixte peut prendre des décisions ou formuler des recommandations en vue de la réalisation des objectifs de l'accord. Les parties arrêtent les décisions et les recommandations d'un commun accord. Les décisions et les recommandations sont adoptées dans le respect des procédures internes respectives des parties conformément à leurs lois et règlements.
2. Le comité mixte peut décider d'adopter des décisions ou des recommandations par procédure écrite. Les parties conviennent dans ce cas d'un délai pour la durée de la procédure. Si, à l'expiration de ce délai, aucune partie ne s'est déclarée opposée à la décision ou à la recommandation proposée, le président du comité mixte déclare la décision ou la recommandation adoptée d'un commun accord.
Article 9
Dépenses
1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité mixte, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.
2. Chaque partie prend en charge ses dépenses relatives à l'interprétation en réunion et à la traduction.
3. La partie qui organise la réunion prend en charge les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents.
Article 10
Sous-comités spécialisés
1. Conformément à l'article 48, paragraphe 3, de l'accord, le comité mixte peut créer des sous-comités spécialisés pour qu'ils l'aident dans l'exécution de ses tâches. Les sous-comités spécialisés rendent compte exclusivement au comité mixte, après chacune de leurs réunions.
2. Le comité mixte définit le mandat de chaque sous-comité spécialisé.
3. Le comité mixte peut décider de modifier le mandat ou de supprimer tout sous-comité spécialisé existant.
4. Les sous-comités spécialisés peuvent soumettre des recommandations à l'approbation du comité mixte.