1. Les informations classifiées CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou SECRET UE/EU SECRET sont enregistrées à des fins de sécurité avant la diffusion et lors de leur réception. Elles sont enregistrées:
— lorsqu’elles arrivent dans une entité organisationnelle ou la quittent, et
— lorsqu’elles arrivent dans un SIC ou le quittent.
2. Cet enregistrement peut être effectué sur papier ou dans des journaux de bord électroniques.
3. Si les informations sont traitées électroniquement au sein d’un SIC, ces procédures d’enregistrement peuvent être mises en œuvre au moyen de processus internes au SIC lui-même. Dans ce cas, le SIC inclut des mesures permettant de garantir l’intégrité des journaux de bord.
4. L’agent contrôleur tient un registre qui contient au moins les informations suivantes pour chaque document:
a) la date à laquelle le document classifié final a été enregistré;
b) le niveau de classification;
c) le cas échéant, la date d’expiration du niveau de classification;
d) le nom du service auteur;
e) le ou les destinataires;
f) l’objet;
g) le numéro de référence attribué par le service auteur au document;
h) le numéro d’enregistrement
i) le nombre d’exemplaires diffusés;
j) si possible, le journal des sources utilisées pour la création du document;
k) la date de déclassement ou de déclassification du document; et
l) des informations sur la destruction (lieu, date, méthode, supervision, certificat de destruction).