1. Lors de la préparation d’envois classifiés, l’expéditeur garde à l’esprit que les services de courrier commercial ne livrent les envois CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou SECRET UE/EU SECRET qu’au destinataire prévu, à un remplaçant dûment autorisé, à l’agent contrôleur, à son remplaçant dûment autorisé ou à un réceptionniste.
2. Lorsque ces informations sont envoyées par un service de courrier commercial agréé, l’envoi est préparé et emballé de la manière suivante:
a) L’envoi est expédié sous doubles enveloppes (l’enveloppe intérieure étant conçue de telle sorte que toute tentative de l’ouvrir sera évidente) ou autre matériel d’emballage suffisamment sécurisé.
b) Le niveau de classification est clairement visible sur l’enveloppe intérieure ou l’emballage intérieur.
c) La classification ne figure pas sur l’enveloppe ou l’emballage extérieur.
d) Les enveloppes ou les emballages tant intérieurs qu’extérieurs sont clairement adressées à une personne désignée chez le destinataire prévu et comportent une adresse de retour.
e) Un formulaire de récépissé d’inscription est placé dans l’enveloppe ou l’emballage intérieur et doit être rempli et renvoyé par le destinataire. Le récépissé d’inscription, qui n’est pas lui-même classifié, indique le numéro de référence, la date et le nombre d’exemplaires du document, mais pas l’objet.
f) Des récépissés de livraison doivent être placés dans l’enveloppe extérieure ou l’emballage extérieur. Le récépissé de livraison, qui n’est pas lui-même classifié, indique le numéro de référence, la date et le nombre d’exemplaires du document, mais pas l’objet.
g) Le service de courrier doit obtenir et fournir à l’expéditeur une preuve de livraison de l’envoi sur le registre de signature et de pointage, ou obtenir des reçus ou des numéros de colis.
3. L’expéditeur contacte le destinataire désigné avant l’expédition de l’envoi pour convenir d’une date et d’une heure de livraison appropriées.
4. L’expéditeur est le seul responsable des envois expédiés par un service de courrier commercial. En cas de perte ou de livraison tardive de l’envoi, l’expéditeur le signale à l’autorité de sécurité de la Commission, qui assurera le suivi de l’incident de sécurité.