1. Les réunions au cours desquelles des informations CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou SECRET UE/EU SECRET seront examinées sont uniquement tenues dans une salle de réunion agréée au niveau approprié ou à un niveau supérieur. Lorsque ces salles ne sont pas disponibles, le personnel sollicite l’avis de l’autorité de sécurité de la Commission.
2. En règle générale, les ordres du jour ne sont pas classifiés. Si l’ordre du jour d’une réunion mentionne des documents classifiés, l’ordre du jour lui-même n’est pas automatiquement classifié. Les points de l’ordre du jour sont formulés de façon à éviter de compromettre la protection des intérêts de l’Union ou d’un ou de plusieurs de ses États membres.
3. Les organisateurs de la réunion rappellent aux participants que les commentaires envoyés sur un point de l’ordre du jour CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou SECRET UE/EU SECRET ne doivent pas l’être au moyen de courriers électroniques ou par d’autres moyens qui n’ont pas été dûment agréés conformément à l’article 11 de la présente décision.
4. Les organisateurs de la réunion s’efforcent de regrouper à la suite les points CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL et SECRET UE/EU SECRET dans l’ordre du jour afin de faciliter le bon fonctionnement de la réunion. Seules les personnes qui ont un besoin d’en connaître, qui dispose d’une habilitation de sécurité du niveau approprié, et les personnes autorisées le cas échéant, peuvent être présentes aux discussions des points classifiés.
5. L’invitation elle-même prévient les participants que la réunion portera sur des sujets classifiés et que les mesures de sécurité correspondantes s’appliqueront.
6. Il est rappelé aux participants que les appareils électroniques portables doivent être laissés à l’extérieur de la salle de réunion pendant la discussion des points CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou SECRET UE/EU SECRET.
7. Les organisateurs de la réunion préparent une liste complète des participants avant la réunion.