1. La Commission ne doit pas accumuler de grandes quantités d’informations classifiées.
2. Les services d’origine examinent les documents tous les cinq ans au moins en vue de leur destruction ou suppression. Un examen se déroule à intervalles réguliers tant pour les informations stockées sur papier que pour les informations stockées dans les CIS.
3. Le personnel ne détruit pas les exemplaires papier des documents CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou SECRET UE/EU SECRET dont il n’a plus besoin, mais demande à l’agent contrôleur de détruire les documents, sous réserve des exigences d’archivage du document d’origine.
4. Les membres du personnel ne sont pas tenus d’informer l’autorité d’origine s’ils suppriment des copies des documents CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou SECRET UE/EU SECRET.
5. Les projets de documents contenant des informations classifiées sont soumis aux mêmes méthodes d’élimination que les documents classifiés définitifs.
6. Seules les déchiqueteuses agréées sont utilisées pour détruire les documents CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL et SECRET UE/EU SECRET. Les déchiqueteuses de niveau 5 de la norme DIN 66399 sont conformes pour détruire les documents CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL. Les déchiqueteuses de niveau 6 de la norme DIN 66399 sont conformes pour détruire les documents SECRET UE/EU SECRET.
7. Les bandes des déchiqueteuses agréées peuvent être éliminées comme des déchets de bureau normaux.
8. L’agent contrôleur crée des certificats de destruction et actualise en conséquence les cahiers d’enregistrement et les autres informations relatives aux enregistrements.
9. Tous les supports et dispositifs contenant des informations CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou SECRET UE/EU SECRET sont correctement nettoyés au terme de leur durée de vie. Les données électroniques sont détruites ou supprimées des ressources informatiques et des supports de stockage associés de façon à garantir raisonnablement que les informations sont irrécupérables. Le nettoyage supprime les données du dispositif de stockage ainsi que toutes les étiquettes, tous les marquages et tous les journaux d’activités.
10. Les supports de stockage informatiques sont donnés au LSO ou au responsable local de la sécurité informatique et/ou à l’agent contrôleur pour qu’ils soient détruits et éliminés.