1. Les réunions au cours desquelles des informations RESTREINT UE/EU RESTRICTED doivent être examinées sont uniquement tenues dans une salle de réunion agréée au niveau approprié ou à un niveau supérieur. Lorsque ces salles ne sont pas disponibles, le personnel sollicite l’avis de l’autorité de sécurité de la Commission.
2. En règle générale, les ordres du jour ne sont pas classifiés. Si l’ordre du jour d’une réunion mentionne des documents classifiés, l’ordre du jour lui-même n’est pas automatiquement classifié. Les points de l’ordre du jour sont formulés de façon à éviter de compromettre la protection des intérêts de l’Union ou d’un ou de plusieurs de ses États membres.
3. Si des fichiers électroniques contenant des informations RESTREINT UE/EU RESTRICTED sont joints à l’ordre du jour, leur protection par des produits cryptographiques agréés par l’autorité Crypto de la Commission est obligatoire.
4. Les organisateurs de la réunion rappellent aux participants que les commentaires envoyés sur un point de l’ordre du jour RESTREINT UE/EU RESTRICTED ne doivent pas l’être au moyen de courriers électroniques ordinaires non sécurisés ou par d’autres moyens qui n’ont pas été dûment agréés conformément à l’article 11 de la présente décision.
5. Les organisateurs de la réunion s’efforcent de regrouper à la suite les points RESTREINT UE/EU RESTRICTED dans l’ordre du jour afin de faciliter le bon fonctionnement de la réunion. Seules les personnes qui ont un besoin d’en connaître peuvent être présentes lorsque les points classifiés sont discutés.
6. L’invitation elle-même prévient les participants que la réunion portera sur des sujets classifiés et que les mesures de sécurité correspondantes s’appliqueront.
7. L’invitation ou la note sur l’ordre du jour elle-même rappelle aux participants que les appareils électroniques portatifs doivent être éteints pendant la discussion des points RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
8. Les organisateurs de la réunion préparent une liste complète des participants externes avant la réunion.