1. Les visites effectuées par les contractants dans les établissements d’autres contractants, ou dans les locaux de la Commission, qui impliquent l’accès à des informations classifiées CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou SECRET UE/EU SECRET, sont organisées selon la procédure suivante:
a) le responsable de la sécurité de l’établissement qui envoie le visiteur remplit toutes les parties pertinentes du formulaire de demande de visite (DDV) et soumet la demande à l’ANS/ASD de l’établissement. Un modèle de formulaire de DDV figure à l’annexe III, appendice C;
b) l’ANS/ASD de l’établissement d’envoi doit confirmer l’HSP du visiteur avant de soumettre la DDV à l’ANS/ASD de l’établissement d’accueil (ou à l’autorité de sécurité de la Commission si la visite a lieu dans les locaux de la Commission);
c) le responsable de la sécurité de l’établissement d’envoi obtient ensuite de son ANS/ASD la réponse de l’ANS/ASD de l’établissement d’accueil (ou de l’autorité de sécurité de la Commission) signifiant l’approbation ou le rejet de la DDV;
d) une DDV est réputée approuvée si aucune objection n’est formulée dans les cinq jours ouvrables qui précèdent la date de la visite.
2. Les visites effectuées par des fonctionnaires de la Commission dans les établissements de contractants qui impliquent l’accès à des informations classifiées CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou SECRET UE/EU SECRET sont organisées selon la procédure suivante:
a) le visiteur remplit toutes les parties pertinentes du formulaire de DDV et soumet celui-ci à l’autorité de sécurité de la Commission;
b) l’autorité de sécurité de la Commission confirme l’HSP du visiteur avant de soumettre la DDV à l’ANS/ASD de l’établissement d’accueil;
c) l’autorité de sécurité de la Commission obtient une réponse de l’ANS/ASD de l’établissement d’accueil signifiant l’approbation ou le rejet de la DDV;
d) une DDV est réputée approuvée si aucune objection n’est formulée dans les cinq jours ouvrables qui précèdent la date de la visite.
3. Une DDV peut couvrir une seule visite ou des visites récurrentes. Dans le cas de visites récurrentes, la DDV peut être valable pendant une durée maximale d’un an à compter de la date de début demandée.
4. La durée de validité de la DDV n’excède pas la durée de validité de l’HSP du visiteur.
5. En règle générale, la DDV doit être soumise à l’autorité de sécurité compétente de l’établissement d’accueil au moins 15 jours ouvrables avant la date de la visite.