1. Les États membres veillent à ce que les entités juridiques des secteurs privé et public et les autorités compétentes archivent tous les signalements reçus, dans le respect des exigences de confidentialité prévues à l’article 16. Les signalements ne sont pas conservés plus longtemps qu’il n’est nécessaire et proportionné de le faire pour respecter les exigences imposées par la présente directive ou d’autres exigences imposées par le droit de l’Union ou le droit national.
2. Lorsqu’une ligne téléphonique enregistrée ou un autre système de messagerie vocale enregistré est utilisé pour le signalement, avec le consentement de l’auteur de signalement, les entités juridiques des secteurs privé et public et les autorités compétentes ont le droit de consigner le signalement oral sous l’une des formes suivantes:
a) en effectuant un enregistrement de la conversation sous une forme durable et récupérable; ou
b) par une transcription complète et précise de la conversation, établie par le membre du personnel chargé de traiter le signalement.
Les entités juridiques des secteurs privé et public et les autorités compétentes donnent à l’auteur de signalement la possibilité de vérifier, de rectifier et d’approuver la transcription de l’appel par l’apposition de sa signature.
3. Lorsqu’une ligne téléphonique non enregistrée ou un autre système de messagerie vocale non enregistré est utilisé pour le signalement, les entités juridiques des secteurs privé et public et les autorités compétentes ont le droit de consigner le signalement oral sous la forme d’un procès-verbal précis de la conversation établi par le membre du personnel chargé de traiter le signalement. Les entités juridiques des secteurs privé et public et les autorités compétentes donnent à l’auteur de signalement la possibilité de vérifier, de rectifier et d’approuver le procès-verbal de la conversation par l’apposition de sa signature.
4. Lorsqu’une personne demande à rencontrer les membres du personnel des entités juridiques des secteurs privé et public ou des autorités compétentes aux fins d’un signalement en vertu de l’article 9, paragraphe 2, et de l’article 12, paragraphe 2, les entités juridiques des secteurs privé et public et les autorités compétentes veillent, avec le consentement de l’auteur de signalement, à ce que des comptes rendus complets et précis de la rencontre soient conservés sous une forme durable et récupérable.
Les entités juridiques des secteurs privé et public et les autorités compétentes ont le droit de consigner la rencontre sous l’une des formes suivantes:
a) en effectuant un enregistrement de la conversation sous une forme durable et récupérable; ou
b) par un procès-verbal précis de la rencontre établi par les membres du personnel chargés du traitement du signalement.
Les entités juridiques des secteurs privé et public et les autorités compétentes donnent à l’auteur de signalement la possibilité de vérifier, de rectifier et d’approuver le procès-verbal de la rencontre par l’apposition de sa signature.