1. Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par son président. L’ordre du jour est fixé par ce dernier, qui tient compte des propositions des membres du conseil d’administration et du directeur exécutif de l’Agence.
2. Le directeur exécutif et le représentant désigné par le comité consultatif participent aux délibérations sans droit de vote.
3. Le conseil d’administration se réunit en session ordinaire au moins une fois par an. Il se réunit en outre soit à l’initiative de son président, soit à la demande de la Commission ou d’un tiers des États membres représentés.
4. Le conseil d’administration peut inviter un représentant des institutions compétentes de l’Union ou toute personne dont l’avis peut présenter de l’intérêt à assister à ses réunions en qualité d’observateur.
5. Lorsque certains points spécifiques de l’ordre du jour sont confidentiels ou qu’il existe un conflit d’intérêts, le conseil d’administration peut décider d’examiner certains points de son ordre du jour sans la présence du représentant désigné par le conseil consultatif, des représentants désignés par les institutions compétentes de l’Union et de la ou des personnes visées au paragraphe 4. Les modalités d’application de cette disposition peuvent être arrêtées dans le règlement intérieur.
6. Les membres du conseil d’administration peuvent se faire assister par des conseillers ou des experts dans les limites prévues par son règlement intérieur.
7. Le secrétariat du conseil d’administration est assuré par l’Agence.