1. Généralités
1. 1. La base de données de l’Union fournit une vue d’ensemble consolidée des données figurant sur les certificats de qualification et dans les livrets de service mentionnées à l’article 25, paragraphe 1, de la directive (UE) 2017/2397, qui sont conservées dans les registres nationaux établis et tenus par les États membres conformément à ladite disposition.
1. 2. La base de données de l’Union fournit également des informations relatives aux certificats de qualification et aux livrets de service reconnus en vertu de l’article 10, paragraphe 2, ou de l’article 10, paragraphe 3, de la directive (UE) 2017/2397, lorsque la Commission a accordé l’accès à cette base à une autorité d’un pays tiers, conformément à l’article 25, paragraphe 4, de ladite directive.
1. 3. La base de données de l’Union fournit une interface utilisateur (le «portail web de la base de données de l’Union») par l’intermédiaire de laquelle les utilisateurs autorisés sont en mesure d’accéder aux données conformément à leurs droits d’accès.
2. Utilisateurs et droits d’accès
2. 1. La Commission accorde à chaque utilisateur des droits d’accès correspondant aux différents profils d’utilisateur décrits au tableau 1, sur la base d’une liste communiquée par les États membres.
2. 2. La Commission peut également donner accès à la base de données de l’Union à une organisation internationale ou à une autorité d’un pays tiers, conformément à l’article 25, paragraphe 4, de la directive (UE) 2017/2397 et, en particulier, sous réserve du respect des exigences énoncées à l’article 46 du règlement (UE) 2018/1725. Les profils d’utilisateur mentionnés au tableau 1 et leurs droits d’accès peuvent être limités en fonction du résultat de l’évaluation du niveau de protection des données à caractère personnel des personnes physiques.
Tableau 1
| Profils d’utilisateur | Définitions | Droits d’accès
| Autorités de certification | Autorités compétentes désignées pour délivrer, renouveler ou retirer les certificats de qualification, les autorisations spécifiques et les livrets de service visés à l’article 26 de la directive (UE) 2017/2397 | Lecture et écriture en ce qui concerne les fonctionnalités 3.1 à 3.5.
| Autorités chargées des suspensions | Utilisateurs autorisés au sein des autorités compétentes pour suspendre les certificats de qualification et les autorisations spécifiques visés à l’article 26 de la directive (UE) 2017/2397. | Lecture et écriture en ce qui concerne les fonctionnalités 3.3 et 3.4.
| Autorités répressives | Utilisateurs autorisés au sein des autorités compétentes pour détecter et combattre la fraude et les autres pratiques illégales visées à l’article 26 de la directive (UE) 2017/2397. | Lecture seule en ce qui concerne les fonctionnalités 3.1, 3.2, 3.3 et 3.5.
| Responsables de la tenue des registres | Utilisateurs autorisés au sein des autorités désignées pour tenir les registres visés à l’article 26 de la directive (UE) 2017/2397. | Lecture et écriture en ce qui concerne les fonctionnalités 3.1 à 3.5 si elles ne sont pas exercées par les autorités de certification ou les autorités chargées des suspensions.
| Offices des statistiques | Utilisateurs autorisés au sein des offices nationaux ou internationaux chargés de recueillir des statistiques. | Lecture seule en ce qui concerne la fonctionnalité 3.5.
| Organisations internationales | Utilisateurs autorisés au sein des organisations internationales ayant obtenu l’accès à la base conformément à l’article 25, paragraphe 4, de la directive (UE) 2017/2397 et à l’article 46 du règlement (UE) 2018/1725. | Accès en lecture seule à déterminer en ce qui concerne les fonctionnalités 3.2, 3.3 et 3.5 en fonction du résultat de l’évaluation du niveau de protection des données des personnes physiques, et du respect du présent règlement.
| Autorités de pays tiers | Utilisateurs autorisés au sein des autorités compétentes désignées de pays tiers ayant obtenu l’accès à la base conformément à l’article 25, paragraphe 4, de la directive (UE) 2017/2397 et à l’article 46 du règlement (UE) 2018/1725. | À déterminer en ce qui concerne les fonctionnalités 3.1 à 3.5 en fonction du résultat de l’évaluation du niveau de protection des données des personnes physiques, et du respect du présent règlement.
| Commission |
Utilisateurs autorisés au sein du personnel de la Commission:
1. chargés de la tenue de la base de données de l’Union ou
2. chargés des mesures relatives à la navigation intérieure.
|
— Fournisseur de la solution technique pour toutes les fonctionnalités.
— Lecture seule en ce qui concerne la fonctionnalité 3.5.
3. Fonctionnalités
Les fonctionnalités suivantes sont offertes par l’intermédiaire de la base de données de l’Union:
3. 1. Vérification de l’enregistrement du membre d’équipage dans la base de données de l’Union
La base de données de l’Union permet aux autorités de certification et aux autorités répressives de vérifier si un membre d’équipage est déjà enregistré dans le système. Cette vérification est effectuée soit sur la base du numéro d’identification en tant que membre d’équipage (CID), soit sur la base des données figurant sur un document d’identité produit par le membre d’équipage. Dans le cas des services en ligne, l’identification du membre d’équipage est effectuée à l’aide de l’ensemble de données établi en vertu du règlement (UE) 2015/1501.
Pour autant qu’à la suite d’une recherche, une autorité de certification ne trouve, dans le système, aucune personne présentant un ensemble de données d’identité similaire, le membre d’équipage est enregistré dans le système.
3. 2. Consultation des données relatives aux certificats de qualification et aux livrets de service
La base de données de l’Union donne accès en lecture seule aux données concernant les certificats de qualification et les livrets de service qui sont mises à disposition par les registres nationaux.
3. 3. Consultation et modification du statut des certificats de qualification
La base de données de l’Union donne accès en lecture seule au statut des certificats de qualification, et accès en écriture pour enregistrer une suspension d’un certificat de qualification dans la base de données de l’Union.
Les statuts standard des certificats sont les suivants: «actif», «expiré», «suspendu», «retiré», «perdu», «volé» ou «détruit».
3. 4. Envoi et réception d’une notification
La base de données de l’Union permet la notification, aux autorités de certification et aux autorités chargées des suspensions, de modifications ou de demandes dans les registres, qui portent sur les certificats de qualification ou autorisations spécifiques qu’elles ont délivrés ou suspendus.
3. 5. Production de statistiques
La base de données de l’Union comprend des fonctionnalités qui fournissent des données permettant aux utilisateurs autorisés d’effectuer des recherches à des fins statistiques.
3. 6. Mise à jour des métadonnées
La Commission met à jour les métadonnées figurant dans la base de données de l’Union dès la notification de la modification des données correspondantes dans un registre national.
3. 7. Informations sur les opérations inachevées
Si le système n’est pas en mesure d’achever l’opération d’une fonctionnalité, ce fait et sa raison sont communiqués à l’utilisateur concerné. La demande ou les données sont provisoirement verrouillées dans la base de données de l’Union, et l’opération est renouvelée automatiquement jusqu’à ce que l’erreur ou la défaillance ait été corrigée et que l’opération de la fonctionnalité soit achevée.
3. 8. Gestion de l’accès des utilisateurs
Les utilisateurs accèdent à la base de données de l’Union par l’intermédiaire du service d’authentification de la Commission (EU Login).
3. 9. Surveillance des connexions et des opérations
La base de données de l’Union enregistre l’ensemble des informations relatives aux connexions et aux opérations, à des fins de surveillance et de débogage, et permet la production de statistiques concernant ces connexions et opérations aux fins d’un traitement par le personnel de la Commission.
4. Données figurant dans la base de données de l’Union
4. 1. Pour pouvoir assurer ses fonctionnalités, la base de données de l’Union conserve les données suivantes:
a) les métadonnées de routage;
b) les tableaux des droits d’accès;
c) les numéros d’identification en tant que membres d’équipage ainsi que:
i) la liste des types de certificats et autorisations spécifiques détenus par le titulaire, mentionnant leurs autorités de délivrance et statuts respectifs;
ii) le numéro de série du livret de service actif détenu par le titulaire, le cas échéant;
iii) le pointeur vers le registre national qui héberge les données d’identité à caractère personnel les plus récentes du titulaire.
4. 2. La base de données de l’Union peut également contenir les données mentionnées à l’article 25 de la directive (UE) 2017/2397 pour les certificats de qualification et les livrets de service reconnus en vertu de l’article 10, paragraphe 3, lorsque la Commission a refusé l’accès à une autorité d’un pays tiers, conformément à l’article 25, paragraphe 4, de ladite directive.
5. Communication entre la base de données de l’Union et les registres
5. 1. La connexion entre la base de données de l’Union et les registres nationaux repose sur le service sécurisé d’envoi recommandé électronique de la Commission (CEF eDelivery).
5. 2. L’échange d’informations repose sur des méthodes standard de structuration des données et s’effectue dans le format XML.
5. 3. Le service fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, avec un taux de disponibilité du système d’au moins 98 % hors maintenance programmée.
6. Données de référence figurant dans la base de données de l’Union
6. 1. Les données de référence, telles que les listes de codes, les vocabulaires et les glossaires contrôlés, sont conservées dans le système européen de gestion des données de référence (ERDMS), y compris, le cas échéant, leur traduction dans les langues officielles de l’Union européenne.
7. Protection des données à caractère personnel
7. 1. Tout traitement de données à caractère personnel par les utilisateurs autorisés dans les États membres est effectué conformément au droit de l’Union relatif à la protection des données à caractère personnel, en particulier le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil.
7. 2. La Commission effectue tous les traitements de données à caractère personnel prévus par le présent règlement en conformité avec le règlement (UE) 2018/1725.
7. 3. Les données à caractère personnel mentionnées à l’article 25, paragraphe 1, de la directive (UE) 2017/2397 ne sont consultées et traitées que pour l’exécution des fonctionnalités visées à la section 3 et par les utilisateurs autorisés.
7. 4. Les données à caractère personnel visées à la section 4 sont stockées dans la base de données de l’Union pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées et pas après que les membres d’équipage concernés ont pris leur retraite. La liste des types de certificats et autorisations spécifiques détenus par le titulaire n’inclut pas les certificats et autorisations qui ont expiré, ont été retirés ou détruits, ont été déclarés perdus ou volés s’ils ont été remplacés par un nouveau certificat ou autorisation.
7. 5. Les données à caractère personnel traitées aux fins de la fonctionnalité décrite au point 3.9 ne sont pas conservées dans la base de données de l’Union pendant plus de six mois.
7. 6. Les données à caractère personnel autres que celles visées aux points 7.4 et 7.5 sont conservées dans la base de données de l’Union pendant une durée n’excédant pas celle strictement nécessaire à l’achèvement de l’opération.
7. 7. Les données disponibles à des fins statistiques sont rendues anonymes et agrégées. Les informations statistiques qui ont été dûment rendues anonymes et agrégées peuvent être conservées pour une durée indéterminée.
8. Points de contact uniques
8. 1. Aux fins liées au fonctionnement de la base de données de l’Union, la Commission entretient des contacts avec les États membres par l’intermédiaire d’un point de contact unique désigné par chaque État membre parmi les autorités compétentes visées à l’article 26, paragraphe 1, point g), de la directive (UE) 2017/2397.