1. Le service compétent de la Commission, en étroite collaboration avec le président du GEE, est chargé de coordonner et d’organiser les travaux du GEE et d’assurer son secrétariat.
2. Des fonctionnaires d’autres services de la Commission intéressés par les travaux du GEE et de ses sous-groupes peuvent prendre part aux réunions de ceux-ci.
3. Le programme de travail du GEE, y compris les analyses éthiques que le GEE propose de sa propre initiative, est avalisé par le service compétent de la Commission. Chaque demande d’analyse éthique comporte les paramètres de l’analyse demandée. Lorsqu’elle sollicite l’avis du GEE, la Commission fixe un délai pour l’analyse.
4. Les avis du GEE contiennent des recommandations. Celles-ci reposent sur un aperçu des dernières avancées dans les domaines scientifiques et technologiques concernés et sur une analyse approfondie des questions éthiques soulevées. Les services compétents de la Commission sont informés des recommandations formulées par le GEE.
5. Le GEE fonctionne de manière collégiale. Les procédures de travail, fondées sur le règlement intérieur, visent à faire en sorte que tous les membres puissent participer effectivement aux activités du GEE. En principe, le GEE adopte ses avis et ses déclarations par consensus. Lorsqu’il est procédé à un vote, celui-ci est émis à la majorité simple des membres du GEE. Les membres qui ont voté contre ou se sont abstenus ont le droit de faire annexer à l’avis ou à la déclaration un document résumant les raisons de leur position (en tant qu’«opinion minoritaire») accompagné du nom du ou des membres dissidents.
6. Chaque avis est transmis au président de la Commission ou à un représentant désigné par le président. Chaque avis est immédiatement publié et mis à disposition sur le site internet du GEE et transmis au Parlement européen et au Conseil après son adoption par le GEE.
7. Les réunions du GEE se tiennent dans les locaux de la Commission, par vidéoconférence ou en mode hybride, selon les modalités et le calendrier fixés par le service compétent de la Commission. Le GEE se réunit entre quatre et six fois par période de 12 mois. D’autres réunions peuvent être organisées si nécessaire, en accord avec le service compétent de la Commission.
8. Aux fins de la préparation des analyses du GEE et dans les limites des ressources disponibles, le service compétent de la Commission peut lancer des études afin de recueillir toutes les informations scientifiques et techniques nécessaires et établir des liens étroits avec les représentants des différents organismes d’éthique dans les États membres et dans les pays tiers.
9. Afin d’encourager le dialogue et d’accroître la transparence, le service compétent de la Commission organise une table ronde publique pour les questions sur lesquelles le GEE travaille. Le GEE établit des liens étroits avec les services de la Commission concernés par les questions sur lesquelles il travaille.
10. Si des raisons de fonctionnement imposent d’être conseillé sur un sujet particulier plus rapidement que ne le permettrait la procédure d’adoption d’un avis, il est possible de fournir de courtes déclarations ou d’autres formes d’analyses, qui peuvent être suivies, si nécessaire, d’une analyse plus complète sous la forme d’un avis, tout en veillant au respect du principe de transparence comme pour n’importe quel autre avis. Les déclarations sont publiées et mises à disposition sur le site web du GEE. Dans le cadre de son programme de travail, et en accord avec le service compétent de la Commission, le GEE peut actualiser un avis s’il le juge nécessaire.
11. Les délibérations du GEE revêtent un caractère confidentiel. En accord avec le service compétent de la Commission, le GEE peut, à la majorité simple de ses membres, décider d’ouvrir ses délibérations au public.
12. Le compte rendu des débats concernant les différents points de l’ordre du jour et des avis rendus par le GEE est digne d’intérêt et complet. Le compte rendu est établi par le secrétariat sous la responsabilité du président.