1. Le stockage et la préservation s’effectuent dans les conditions suivantes:
a) les documents d’activité sont stockés sous la forme dans laquelle ils ont été créés, envoyés ou reçus, ou sous une forme qui préserve l’authenticité, la fiabilité et l’intégrité de leur contenu et des métadonnées qui les accompagnent;
b) le contenu des documents d’activité et les métadonnées qui les accompagnent sont lisibles pendant toute leur durée de stockage par quiconque est autorisé à y avoir accès;
c) lorsque les documents d’activité sont envoyés ou reçus par voie électronique, les informations nécessaires pour déterminer leur origine ou leur destination ainsi que la date et l’heure de la capture ou de l’enregistrement font partie des métadonnées minimales à conserver;
d) s’il s’agit de procédures électroniques gérées par des systèmes informatiques, les informations relatives aux étapes formelles de la procédure sont stockées dans des conditions de nature à garantir l’identification de ces étapes ainsi que l’identification des auteurs et des intervenants.
2. Le secrétaire général veille à l’application d’une stratégie de préservation numérique pour garantir l’accès à long terme aux documents d’activité électroniques, sur la base des listes de conservation visées à l’article 15, paragraphe 1. La stratégie est élaborée en coopération avec le service des archives historiques de la Commission et conçue de manière que des procédures, des outils et des ressources soient mis en place pour garantir l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’accessibilité des documents d’activité.