Les groupes d’opérateurs conservent les documents et registres suivants aux fins du système de contrôles internes (SCI):
a) la liste des membres du groupe d’opérateurs, basée sur l’inscription de chaque membre et comprenant, pour chaque membre du groupe d’opérateurs, les éléments suivants:
i) le nom et l’identification (numéro de code);
ii) les coordonnées;
iii) la date d’inscription;
iv) la superficie totale gérée par le membre et le type d’unité de production dont elle fait partie (biologique, en conversion ou non biologique);
v) des informations sur chaque unité de production et/ou activité: taille, localisation, y compris une carte, le cas échéant, produit, date du début de la période de conversion et estimations de rendement;
vi) la date de la dernière inspection interne, accompagnée du nom de l’inspecteur du SCI;
vii) la date du dernier contrôle officiel réalisé par l’autorité compétente ou, le cas échéant, l’autorité de contrôle ou l’organisme de contrôle, accompagnée du nom de l’inspecteur;
viii) la date et la version de la liste;
b) les conventions d’adhésion signées entre le membre et le groupe d’opérateurs en tant que personne morale, qui précisent les droits et les responsabilités du membre;
c) les rapports d’inspection interne signés par l’inspecteur du SCI et le membre du groupe d’opérateurs soumis à l’inspection, et comprenant au minimum les éléments suivants:
i) le nom du membre et la localisation de l’unité de production ou des locaux, y compris les centres d’achat ou de collecte, dans lesquels se déroulent les activités visées à l’article 36, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/848 faisant l’objet de l’inspection;
ii) la date et l’heure de début et de fin de l’inspection interne;
iii) les conclusions de l’inspection;
iv) la portée/le périmètre de l’audit;
v) la date de délivrance du rapport;
vi) le nom de l’inspecteur interne;
d) les dossiers de formation des inspecteurs du SCI, comprenant:
i) les dates de la formation;
ii) l’objet de la formation;
iii) le nom du formateur;
iv) la signature du bénéficiaire de la formation;
v) le cas échéant, une évaluation des connaissances acquises;
e) les dossiers de formation des membres du groupe d’opérateurs;
f) les relevés des mesures prises en cas de manquement par le responsable du SCI, comprenant:
i) les membres faisant l’objet de mesures en cas de manquement, y compris les membres concernés par une suspension ou un retrait, ou contraints de respecter une nouvelle période de conversion;
ii) les documents relatifs aux manquements constatés;
iii) les documents relatifs au suivi des mesures;
g) les registres relatifs à la traçabilité, y compris les informations sur les quantités, pour les activités suivantes, le cas échéant:
i) l’achat et la distribution d’intrants agricoles, y compris le matériel de reproduction des végétaux, effectués par le groupe;
ii) la production, y compris la récolte;
iii) le stockage;
iv) la préparation;
v) la livraison de produits par chaque membre au système commun de commercialisation;
vi) la mise sur le marché de produits par le groupe d’opérateurs;
h) les conventions et contrats écrits conclus entre le groupe d’opérateurs et les sous-traitants, y compris les informations concernant la nature des activités sous-traitées;
i) la nomination du responsable du SCI;
j) la nomination des inspecteurs du SCI ainsi que la liste de ces inspecteurs.
La liste des membres visée au point a) du premier alinéa est mise à jour par le responsable du SCI après toute modification des éléments énumérés au point a) i) à viii), avec indication des éventuels suspensions ou retraits de membres résultant de mesures arrêtées en raison de manquements constatés lors d’inspections internes ou de contrôles officiels.