1. Quantité de l’échantillon
La quantité minimale de l’échantillon est définie dans le programme national de surveillance des résidus. Elle est suffisante pour permettre aux laboratoires agréés d’effectuer les procédures analytiques nécessaires pour réaliser les analyses de dépistage et de confirmation. En ce qui concerne spécifiquement les volailles, l’aquaculture, les lapins, le gibier d’élevage, les reptiles et les insectes, un échantillon est constitué d’un ou plusieurs animaux, selon les exigences applicables aux méthodes d’analyse. En ce qui concerne les œufs, la taille de l’échantillon est au moins de 12 œufs selon la méthode d’analyse utilisée. Toutefois, la taille de l’échantillon pour les œufs d’autruche est d’un œuf. Si plusieurs catégories de substances doivent être analysées dans un même échantillon au moyen de méthodes d’analyse différentes, la taille de l’échantillon est augmentée en conséquence.
2. Division en sous-échantillons
Sauf impossibilité technique ou absence de prescription en ce sens dans la législation nationale, tout échantillon est divisé en au moins deux sous-échantillons équivalents permettant chacun la réalisation de la procédure analytique complète. La subdivision peut être effectuée sur le lieu d’échantillonnage ou en laboratoire.
3. Traçabilité
Chaque échantillon est prélevé de telle sorte qu’il soit toujours possible de remonter jusqu’à l’exploitation d’origine et au lot d’animaux ou à l’animal particulier, le cas échéant. En particulier, pour le lait, selon le choix de l’État membre, les échantillons peuvent être prélevés dans l’un ou l’autre des lieux suivants:
1. à la ferme, à partir de la cuve de collecte;
2. au niveau de l’industrie laitière avant que le lait ne soit transvasé.
4. Récipients contenant les échantillons
Les échantillons sont collectés dans des récipients appropriés de nature à assurer l’intégrité et la traçabilité de l’échantillon. En particulier, les récipients sont conçus pour éviter la substitution, la contamination croisée et la détérioration des échantillons. Les récipients sont scellés officiellement.
5. Rapport de prélèvement
Un rapport est établi à l’issue de chaque procédure d’échantillonnage.
L’inspecteur consigne au moins les données suivantes dans le rapport de prélèvement:
1. adresse des autorités compétentes;
2. nom de l’inspecteur ou code d’identification;
3. numéro de code officiel de l’échantillon;
4. date du prélèvement;
5. nom et adresse du propriétaire de l’animal ou de la personne responsable des animaux ou des produits d’origine animale;
6. nom et adresse de l’exploitation d’origine de l’animal (lors du prélèvement en exploitation);
7. numéro d’enregistrement de l’établissement/numéro de l’abattoir;
8. identification de l’animal ou du produit;
9. espèce animale;
10. matrice d’échantillonnage;
11. le cas échéant, médicaments administrés pendant les quatre dernières semaines précédant le prélèvement (en cas de prélèvement en exploitation);
12. substances ou groupes de substances à rechercher;
13. remarques particulières.
Le nombre de copies imprimées ou électroniques du rapport à fournir varie en fonction de la procédure d’échantillonnage. Le rapport de prélèvement et ses copies sont remplis de manière à en garantir l’authenticité et la validité juridique, ce qui peut nécessiter que ces documents soient signés par l’inspecteur. En cas de prélèvement en exploitation, l’agriculteur ou son représentant peut être invité à signer l’original du rapport de prélèvement.
L’original du rapport de prélèvement est conservé par l’autorité compétente, qui doit s’assurer qu’aucune personne non autorisée ne peut avoir accès à cet original.
Le cas échéant, l’exploitant ou le propriétaire de l’établissement peut être informé du prélèvement d’échantillons.
6. Rapport de prélèvement destiné au laboratoire
Le rapport de prélèvement établi par les autorités compétentes à l’attention du laboratoire est conforme aux exigences énoncées au chapitre 7 de la norme ISO/IEC 17025:2017 et contient au moins les informations suivantes:
1. adresse des autorités compétentes ou des organismes désignés;
2. nom de l’inspecteur ou code d’identification;
3. numéro de code officiel de l’échantillon;
4. date du prélèvement;
5. espèce animale;
6. matrice d’échantillonnage;
7. substances ou groupes de substances à rechercher;
8. remarques particulières.
Le rapport de prélèvement destiné au laboratoire accompagne l’échantillon lors de l’envoi de celui-ci au laboratoire.
7. Transport et entreposage
Les programmes de surveillance des résidus définissent les conditions appropriées d’entreposage et de transport pour chaque combinaison analyte/matrice afin d’assurer la stabilité de l’analyte et l’intégrité de l’échantillon. La durée de transport est aussi courte que possible et la température pendant le transport est propre à garantir la stabilité de l’analyte.
Une attention particulière est à réserver aux caisses de transport, à la température et aux délais de livraison au laboratoire compétent.
En cas de non-respect des prescriptions du programme de surveillance, le laboratoire en informe immédiatement l’autorité compétente.