1. Les exportateurs de biens à double usage conservent des registres ou relevés détaillés de leurs exportations, selon le droit national ou la pratique nationale en vigueur dans l’État membre concerné. Ces registres ou relevés contiennent en particulier les documents commerciaux tels que les factures, les manifestes, les documents de transport ou autres documents d’expédition comportant les informations suffisantes pour identifier:
a) une description des biens à double usage;
b) la quantité des biens à double usage;
c) les nom et adresse de l’exportateur et du destinataire;
d) l’utilisation finale et l’utilisateur final des biens à double usage, s’ils sont connus.
2. Conformément au droit national ou à la pratique nationale en vigueur dans l’État membre concerné, les courtiers et les fournisseurs d’assistance technique conservent des registres ou relevés des services de courtage ou de l’assistance technique de façon à pouvoir prouver, sur demande, la description des biens à double usage qui ont fait l’objet de services de courtage ou d’assistance technique, ainsi que la période au cours de laquelle les biens ont fait l’objet de ces services, la destination de ces biens et services et les pays concernés par ces services.
3. Les registres ou relevés et les documents visés aux paragraphes 1 et 2 sont conservés pendant une période d’au moins cinq ans à partir de la fin de l’année civile au cours de laquelle l’exportation a eu lieu ou les services de courtage ou l’assistance technique ont été assurés. Ils doivent être présentés, sur demande, à l’autorité compétente.
4. Les documents et relevés concernant les transferts intra-Union de biens à double usage énumérés à l’annexe I sont conservés pendant une période d’au moins trois ans à partir de la fin de l’année civile au cours de laquelle le transfert a eu lieu et sont présentés sur demande à l’autorité compétente de l’État membre depuis lequel les biens ont été transférés.