En ce qui concerne la contribution de l'Union fondée sur des coûts unitaires, des montants forfaitaires et des taux forfaitaires remboursée par la Commission conformément à l'article 94 et la contribution de l'Union fondée sur un financement non lié aux coûts remboursée par la Commission conformément à l'article 95, seuls les éléments visés à la section III et à la section IV respectivement sont requis.
I. Éléments obligatoires de la piste d'audit pour les subventions prenant les formes visées à l'article 53, paragraphe 1, points a) à e):
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1. documentation qui permet de vérifier l'application des critères de sélection par l'autorité de gestion, ainsi que documentation relative à la procédure de sélection d'ensemble et à l'approbation des opérations;
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2. document (convention de subvention ou équivalent) énonçant les conditions de soutien convenues entre le bénéficiaire et l'autorité de gestion/l'organisme intermédiaire;
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3. comptabilité des demandes de paiement introduites par le bénéficiaire, telles qu'elles sont enregistrées dans le système électronique de l'autorité de gestion/de l'organisme intermédiaire;
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4. documentation relative aux vérifications concernant les exigences en matière de non-délocalisation et de pérennité, conformément à l'article 65, à l'article 66, paragraphe 2, et à l'article 73, paragraphe 2, point h);
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5. la preuve de paiement de la contribution publique au bénéficiaire et la date à laquelle le paiement a été effectué;
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6. documentation apportant la preuve des contrôles administratifs et, le cas échéant, des contrôles sur place effectués par l'autorité de gestion/l'organisme intermédiaire;
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7. informations sur les audits réalisés;
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8. documentation du suivi assuré par l'autorité de gestion/l'organisme intermédiaire aux fins des vérifications de gestion et des conclusions d'audit;
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9. documentation attestant la vérification du respect de la législation applicable;
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10. documentation relative aux indicateurs de réalisation et de résultat permettant le rapprochement avec les valeurs cibles correspondantes et les valeurs intermédiaires communiquées;
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11. documentation relative aux corrections financières et déductions appliquées aux dépenses déclarées à la Commission pour garantir le respect de l'article 98, paragraphe 6, par l'autorité de gestion/l'organisme intermédiaire/l'organisme auquel la fonction comptable a été confiée;
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12. pour les subventions sous la forme visée à l'article 53, paragraphe 1, point a), les factures (ou documents de valeur probante équivalente) et la preuve de leur paiement par le bénéficiaire, ainsi que comptabilité du bénéficiaire relative aux dépenses déclarées à la Commission;
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13. pour les subventions sous les formes visées à l'article 53, paragraphe 1, points b), c) et d), et s'il y a lieu, les documents justifiant la méthode d'établissement des coûts unitaires, des montants forfaitaires et des taux forfaitaires; les catégories de coûts formant la base du calcul; les documents justifiant les coûts déclarés sous d'autres catégories de coûts auxquels un taux forfaitaire s'applique; approbation explicite, par l'autorité de gestion, du projet de budget dans le document établissant les conditions du soutien; documentation sur la moyenne des salaires bruts et sur le calcul du taux horaire; lorsque des options simplifiées en matière de coûts sont utilisées sur la base de méthodes existantes, la documentation confirmant la conformité avec des types d'opérations similaires et avec la documentation requise par la méthode existante, le cas échéant.
II. Éléments obligatoires de la piste d'audit pour les instruments financiers:
1. les documents sur l'établissement de l'instrument financier, tels que conventions de financement, etc.;
2. les documents spécifiant les contributions de chaque programme à l'instrument financier et au titre de chaque priorité, les dépenses éligibles dans le cadre de chaque programme, ainsi que les intérêts et autres gains générés par le soutien provenant des Fonds et la réutilisation des ressources attribuables au soutien émanant des Fonds, conformément aux articles 60 et 62;
3. les documents relatifs au fonctionnement de l'instrument financier, y compris les documents nécessaires au suivi, à l'établissement de rapports et aux vérifications;
4. les documents concernant les sorties des contributions du programme et la liquidation de l'instrument financier;
5. les documents concernant les coûts et frais de gestion;
6. les formulaires de demande ou des documents équivalents, présentés par les bénéficiaires finaux, accompagnés des pièces justificatives, y compris les plans d'affaires et, le cas échéant, les comptes annuels des exercices précédents;
7. les listes de points à vérifier et les rapports émanant des organismes chargés de la mise en œuvre de l'instrument financier;
8. les déclarations faites en lien avec l'aide de minimis;
9. les accords signés en rapport avec le soutien apporté par l'instrument financier, y compris pour les fonds propres, les prêts, les garanties ou d'autres types d'investissements fournis aux bénéficiaires finaux;
10. la preuve que le soutien apporté par l'intermédiaire de l'instrument financier sera utilisé aux fins prévues;
11. des registres concernant les flux financiers entre l'autorité de gestion et l'instrument financier, et à tous les niveaux au sein de l'instrument financier, jusqu'aux bénéficiaires finaux, et, pour les garanties, la preuve que les prêts sous-jacents ont été décaissés;
12. des registres ou codes comptables distincts pour la contribution du programme versée ou la garantie engagée par l'instrument financier en faveur du bénéficiaire final.
III. Éléments obligatoires de la piste d'audit pour un remboursement de la contribution de l'Union par la Commission conformément à l'article 94, à conserver au niveau de l'autorité de gestion/de l'organisme intermédiaire:
1. les documents attestant de l'accord ex ante de la Commission concernant les types d'opérations couverts par les coûts unitaires, les montants forfaitaires et les taux forfaitaires et la définition des montants et des taux correspondants, ainsi que les méthodes d'ajustement des montants (approbation ou modification du programme);
2. les documents justifiant les catégories de coûts et les montants formant la base du calcul auxquels le taux forfaitaire s'applique;
3. les documents attestant du respect des conditions de remboursement par la Commission;
4. les documents attestant l'ajustement des montants, le cas échéant;
5. les documents attestant la méthode de calcul en cas d'application de l'article 94, paragraphe 2, deuxième alinéa, point a);
6. la documentation relative à la sélection et à l'approbation des opérations couvertes par le remboursement de la contribution de l'Union par la Commission sur la base des options simplifiées en matière de coûts;
7. le document énonçant les conditions de soutien convenues entre le bénéficiaire et l'autorité de gestion/l'organisme intermédiaire et indiquant la forme de soutien octroyée aux bénéficiaires;
8. la documentation attestant les vérifications de gestion et les audits effectués conformément à l'article 94, paragraphe 3, troisième alinéa;
9. la preuve de paiement de la contribution publique au bénéficiaire et la date à laquelle le paiement a été effectué.
IV. Éléments obligatoires de la piste d'audit pour un remboursement de la contribution de l'Union par la Commission conformément à l'article 95, à conserver au niveau de l'autorité de gestion/de l'organisme intermédiaire:
1. les documents attestant l'accord ex ante de la Commission quant aux conditions à respecter ou aux résultats à atteindre et les montants correspondants (approbation ou modification du programme);
2. la documentation relative à la sélection et à l'approbation des opérations couvertes par le remboursement de la contribution de l'Union par la Commission sur la base de l'article 95 (financement non lié aux coûts);
3. le document énonçant les conditions de soutien convenues entre le bénéficiaire et l'autorité de gestion/l'organisme intermédiaire et indiquant la forme de soutien octroyée aux bénéficiaires;
4. les documents attestant des vérifications de gestion et des audits effectués conformément à l'article 95, paragraphe 3, deuxième alinéa;
5. preuve de paiement de la contribution publique au bénéficiaire et date à laquelle le paiement a été effectué;
6. les documents attestant le respect des conditions ou l'obtention des résultats à chaque stade, si l'exécution se fait par étapes, et avant la déclaration des dépenses finales à la Commission.