1. Responsabilités de la Commission
1. 1. Garantir le fonctionnement d'un système d'échange électronique de données (ci-après dénommé «SFC2021») pour tous les échanges officiels d'informations entre un État membre et la Commission. Le SFC2021 contient au moins les informations indiquées dans les modèles établis conformément au présent règlement.
1. 2. Garantir les caractéristiques suivantes du SFC2021:
a) formulaires interactifs ou formulaires préremplis par le système sur la base des données enregistrées précédemment dans celui-ci;
b) calculs automatiques, lorsqu'ils réduisent l'effort d'encodage des utilisateurs;
c) contrôles automatiques intégrés en vue de vérifier la cohérence interne des données transmises et la cohérence de ces données avec les règles applicables;
d) alertes générées par le système en vue de prévenir les utilisateurs du SFC2021 que certaines actions peuvent ou ne peuvent pas être effectuées;
e) suivi en ligne du statut du traitement des informations introduites dans le système;
f) disponibilité des données historiques relatives à toutes les informations introduites pour un programme;
g) disponibilité d'une signature électronique obligatoire au sens du règlement (UE) no 910/2014 qui sera reconnue comme preuve en justice.
1. 3. Garantir une politique de sécurité des technologies de l'information pour le SFC2021 applicable aux membres du personnel utilisant ce système conformément aux règles pertinentes de l'Union, notamment la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission de la Commission et ses règles d'application.
1. 4. Désigner une ou plusieurs personnes responsables de la définition, de la maintenance et de l'application correcte de cette politique de sécurité.
2. Responsabilités des États membres
2. 1. Faire en sorte que les autorités de l'État membre responsables des programmes désignées conformément à l'article 71, paragraphe 1, ainsi que les organismes désignés pour exécuter certaines tâches sous la responsabilité de l'autorité de gestion ou de l'autorité d'audit conformément à l'article 71, paragraphes 2 et 3, saisissent dans le SFC2021 les informations qu'ils ont la responsabilité de transmettre et toute mise à jour les concernant.
2. 2. Garantir la vérification des informations transmises par une personne autre que la personne ayant saisi les données relatives à cette transmission.
2. 3. Prévoir les modalités de la séparation des tâches ci-dessus grâce aux systèmes d'information de l'État membre pour la gestion et le contrôle qui sont automatiquement connectés au SFC2021.
2. 4. Désigner une ou plusieurs personnes responsables de la gestion des droits d'accès pour effectuer les tâches suivantes:
a) identifier les utilisateurs qui demandent l'accès, en vérifiant qu'ils sont bien employés par l'organisation;
b) informer les utilisateurs de leurs obligations afin de préserver la sécurité du système;
c) vérifier que les utilisateurs ont le droit de disposer du niveau de privilège requis, en fonction de leurs tâches et de leur position hiérarchique;
d) demander la suppression des droits d'accès lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires ou justifiés;
e) signaler sans retard des événements suspects susceptibles de porter atteinte à la sécurité du système;
f) veiller à l'exactitude constante des données d'identification des utilisateurs, en signalant tous les changements;
g) prendre les précautions nécessaires en matière de protection des données et de confidentialité commerciale conformément au droit de l'Union et à la réglementation nationale;
h) informer la Commission de tout changement concernant la capacité des autorités de l'État membre ou des utilisateurs du SFC2021 à exercer les responsabilités visées au point 2.1, ou leur capacité personnelle à exercer les responsabilités visées aux points a) à g).
2. 5. Prévoir des modalités pour le respect de la protection de la vie privée et des données à caractère personnel des individus, et de la confidentialité commerciale des entités juridiques, conformément à la directive 2002/58/CE, au règlement (UE) 2016/679 et au règlement (UE) 2018/1725.
2. 6. Adopter des politiques nationales, régionales ou locales de sécurité informatique concernant l'accès au SFC2021 sur la base d'une évaluation des risques applicables à toutes les autorités qui utilisent le SFC2021 et traitant les aspects suivants:
a) la sécurité informatique des travaux effectués par le ou les responsables de la gestion des droits d'accès visés au point 2.4 de la section II, dans l'hypothèse d'une utilisation directe;
b) pour les systèmes informatiques nationaux, régionaux ou locaux connectés au SFC2021 par l'intermédiaire d'une interface technique, telle que visée au point 2.3, les mesures de sécurité applicables à ces systèmes, qui doivent pouvoir être alignées sur les exigences de sécurité applicables au SFC2021 et qui traitent les aspects suivants:
i) la sécurité physique;
ii) le contrôle des supports de données et le contrôle d'accès;
iii) le contrôle du stockage;
iv) le contrôle de l'accès et du mot de passe;
v) le suivi;
vi) l'interconnexion avec le SFC2021;
vii) l'infrastructure de communication;
viii) la gestion des ressources humaines avant l'embauche, pendant la durée du contrat et à l'issue de celui-ci;
ix) la gestion des incidents.
2. 7. Mettre le document visé au point 2.6 à la disposition de la Commission à sa demande.
2. 8. Désigner une ou plusieurs personnes responsables de l'application et du respect des politiques nationales, régionales ou locales de sécurité informatique et jouant le rôle de point de contact pour la ou les personnes désignées par la Commission et visées au point 1.4.
3. Responsabilités conjointes de la Commission et des États membres
3. 1. Garantir l'accessibilité soit, directement, par l'intermédiaire d'une interface utilisateur (c'est-à-dire d'une application web) soit au moyen d'une interface technique utilisant des protocoles prédéfinis (c'est-à-dire des services en ligne) et permettant une synchronisation et une transmission automatiques des données entre les systèmes d'information des États membres et le SFC2021.
3. 2. Établir que la date de la transmission électronique de l'information par l'État membre à la Commission, et vice versa, dans le système d'échange électronique de données, est la date de dépôt du document concerné.
3. 3. Faire en sorte que les données officielles soient échangées exclusivement au moyen du SFC2021 (sauf dans les cas de force majeure) et que les informations fournies dans les formulaires électroniques intégrés dans le SFC2021 (ci-après dénommées «données structurées») ne soient pas remplacées par des données non structurées et que les données structurées prévalent sur les données non structurées en cas d'incohérences.
En cas de force majeure, d'un dysfonctionnement du SFC2021 ou d'une absence de connexion audit système excédant un jour ouvrable dans la dernière semaine avant la date limite réglementaire de présentation des informations ou au cours de la période allant du 18 au 26 décembre, ou bien dépassant cinq jours ouvrables en dehors de cette période, l'échange d'informations entre l'État membre et la Commission peut avoir lieu sur support papier, à l'aide des modèles définis dans le présent règlement, auquel cas la date de présentation du document est la date figurant sur le cachet de la poste. Lorsque le cas de force majeure cesse, la partie concernée entre sans retard dans le SFC2021 les informations déjà fournies sur papier.
3. 4. Garantir le respect des termes et conditions de sécurité informatique publiés sur le portail du SFC2021 ainsi que des mesures appliquées dans le SFC2021 par la Commission en vue de sécuriser la transmission des données, en particulier en ce qui concerne l'utilisation de l'interface technique visée au point 2.3.
3. 5. Appliquer les mesures de sécurité adoptées pour protéger les données stockées et transmises par le SFC2021, et en garantir l'efficacité.
3. 6. Actualiser et réexaminer chaque année la politique de sécurité informatique SFC2021 et les politiques nationales, régionales ou locales de sécurité informatique concernées en cas d'évolutions technologiques, de découverte de nouvelles menaces ou d'autres évolutions pertinentes.