1. INFORMATIONS GÉNÉRALES
1. 1. Informations transmises par:
— l'État membre:
— Intitulé du ou des programme(s) et numéro(s) CCI: (tous les programmes relevant de l'autorité de gestion lorsqu'il y a un système commun de gestion et de contrôle):
— Nom et adresse électronique du point de contact principal: (organisme chargé de la description):
1. 2. Les informations communiquées décrivent la situation à la date du: (jj/mm/aa).
1. 3. Structure du système (informations générales et diagramme présentant les relations organisationnelles entre les autorités/organismes participant au système de gestion et de contrôle).
1. 3.1. Autorité de gestion (nom, adresse et point de contact au sein de l'autorité de gestion).
1. 3.2. Organismes intermédiaires (nom, adresse et points de contact au sein des organismes intermédiaires).
1. 3.3. Organisme exécutant la fonction comptable (nom, adresse et points de contact au sein de l'autorité de gestion ou de l'autorité responsable du programme exerçant la fonction comptable).
1. 3.4. Indiquer comment le principe de séparation des fonctions entre les autorités responsables du programme et au sein de ces autorités est respecté.
2. AUTORITÉ DE GESTION
2. 1. Autorité de gestion – description de l'organisation et des procédures relatives à ses fonctions et tâches prévues aux articles 72 à 75.
2. 1.1. Statut de l'autorité de gestion (organisme public ou privé national, régional ou local) et organisme dont elle fait partie.
2. 1.2. Spécifications des fonctions et des tâches exécutées directement par l'autorité de gestion.
2. 1.3. Le cas échéant, spécification par organisme intermédiaire de chacune des fonctions et des tâches déléguées par l'autorité de gestion, identification des organismes intermédiaires et forme de la délégation. Il convient de faire référence aux documents pertinents (accords écrits).
2. 1.4. Procédures pour le contrôle des fonctions et des tâches déléguées par l'autorité de gestion, le cas échéant.
2. 1.5. Cadre permettant la réalisation, en cas de besoin, d'un exercice approprié de gestion des risques, en particulier en cas de changements importants intervenant dans le système de gestion et de contrôle.
2. 1.6. Organigramme de l'autorité de gestion et informations sur ses liens avec tout autre organisme ou toute autre division (interne ou externe) exerçant les fonctions et les tâches prévues aux articles 72 à 75.
2. 1.7. Indication des ressources dont l'allocation est prévue pour les différentes fonctions de l'autorité de gestion (y compris des informations sur toute externalisation prévue et son champ d'application, le cas échéant).
3. ORGANISME EXERÇANT LA FONCTION COMPTABLE
3. 1. Statut et description de l'organisation et description des procédures relatives aux fonctions de l'organisme exerçant la fonction comptable.
3. 1.1. Statut de l'organisme exerçant la fonction comptable (organisme public ou privé national, régional ou local) et organisme dont il fait partie, le cas échéant.
3. 1.2. Description des fonctions et des tâches exécutées par l'organisme exerçant la fonction comptable visée à l'article 76.
3. 1.3. Description des modalités d'organisation du travail (flux de travail, processus, divisions internes), des procédures applicables, du calendrier d'application de ces procédures et des modalités de contrôle de ces procédures, etc.
3. 1.4. Indication des ressources dont l'allocation est prévue pour les différentes tâches comptables.
4. SYSTÈME ÉLECTRONIQUE
4. 1. Description du ou des systèmes électroniques, comportant un diagramme (système en réseau central ou commun ou système décentralisé avec liens entre les systèmes) pour:
4. 1.1. enregistrer et stocker, sous forme informatisée, les données relatives à chaque opération, y compris, le cas échéant, des données relatives aux différents participants et une ventilation des données concernant les indicateurs lorsque le présent règlement le prévoit;
4. 1.2. veiller à ce que les pièces ou codes comptables pour chaque opération soient enregistrés et stockés, et que cette comptabilisation intègre les données nécessaires à l'établissement des demandes de paiement et des comptes;
4. 1.3. tenir les pièces comptables ou les codes comptables distincts des dépenses déclarées à la Commission et de la contribution publique correspondante versée aux bénéficiaires;
4. 1.4. enregistrer tous les montants retirés durant l'exercice comptable, comme le prévoit l'article 98, paragraphe 3, point b), et déduits des comptes, comme le prévoit l'article 98, paragraphe 6, ainsi que les raisons de ces retraits et déductions;
4. 1.5. indiquer si les systèmes fonctionnent de façon efficace et peuvent enregistrer de manière fiable les données mentionnées à la date où cette description est établie comme indiquée au point 1.2;
4. 1.6. décrire les procédures destinées à garantir la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des systèmes électroniques.