1. Aux fins du présent article, les termes «communication d’informations» comprennent tous les moyens physiques et électroniques par lesquels le Médiateur et son secrétariat ont accès à des informations, y compris des documents, indépendamment de leur forme.
2. Par «informations classifiées de l’UE», on entend toute information ou tout matériel identifié comme tel par une classification de sécurité de l’UE, dont la divulgation non autorisée pourrait porter atteinte à des degrés divers aux intérêts de l’Union, ou à ceux d’un ou de plusieurs États membres.
3. Sous réserve des conditions prévues au présent article, les institutions, organes et organismes de l’Union et les autorités compétentes des États membres fournissent au Médiateur, à sa demande ou de leur propre initiative et sans retard indu, toute information requise par le Médiateur aux fins d’une enquête.
4. Des informations classifiées de l’UE sont communiquées au Médiateur sous réserve du respect des principes et conditions suivants:
a) l’institution, l’organe ou l’organisme de l’Union qui communique les informations classifiées de l’UE doit avoir mené à bien ses procédures internes applicables et, lorsque l’autorité d’origine est un tiers, celui-ci doit avoir donné son consentement écrit préalable;
b) le besoin d’en connaître du Médiateur doit avoir été établi;
c) il doit être garanti que l’accès aux informations classifiées de niveau CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou supérieur n’est accordé qu’aux personnes titulaires d’une habilitation de sécurité du niveau correspondant conformément au droit national, et autorisées par l’autorité de sécurité compétente.
5. En ce qui concerne la communication d’informations classifiées de l’UE, l’institution, l’organe ou l’organisme de l’Union concerné évalue si le Médiateur a effectivement mis en place des règles de sécurité interne ainsi que des mesures physiques et procédurales visant à protéger les informations classifiées de l’UE. À cette fin, le Médiateur et une institution, un organe ou un organisme de l’Union peuvent également conclure un arrangement établissant un cadre général régissant la communication d’informations classifiées de l’UE.
6. Conformément aux paragraphes 4 et 5, l’accès aux informations classifiées de l’UE est accordé dans les locaux de l’institution, de l’organe ou de l’organisme de l’Union concerné, sauf s’il en a été convenu autrement avec le Médiateur.
7. Sans préjudice du paragraphe 3, les autorités compétentes des États membres peuvent refuser de communiquer au Médiateur des informations relevant de leur droit national en matière de protection des informations classifiées ou de dispositions empêchant leur communication.
L’État membre concerné peut néanmoins communiquer ces informations au Médiateur sous réserve du respect des conditions fixées par son autorité compétente.
8. Lorsque les institutions, organes ou organismes de l’Union et les autorités des États membres entendent communiquer au Médiateur des informations classifiées de l’UE ou toute autre information qui n’est pas accessible au public, ils en avisent le Médiateur au préalable.
Le Médiateur veille à ce que ces informations bénéficient d’une protection adéquate et, en particulier, ne les divulgue ni au plaignant ni au public sans le consentement préalable de l’institution, de l’organe ou de l’organisme de l’Union ou de l’autorité compétente de l’État membre concerné. En ce qui concerne les informations classifiées de l’UE, le consentement est donné par écrit.
9. Les institutions, organes ou organismes de l’Union qui refusent l’accès à des informations classifiées de l’UE fournissent au Médiateur une justification écrite, indiquant au minimum les motifs du refus.
10. Le Médiateur ne conserve les informations visées au paragraphe 8 que jusqu’à la clôture définitive de l’enquête.
Le Médiateur peut demander à une institution, à un organe ou à un organisme de l’Union ou à un État membre de conserver ces informations pendant une période d’au moins cinq ans.
11. Si l’assistance demandée ne lui est pas apportée, le Médiateur peut en informer le Parlement européen, qui agit en conséquence.