L’autorité ou l’organisme de contrôle tient à jour une base de données électronique des opérateurs et des groupes d’opérateurs. Cette base comporte les informations suivantes:
a) le nom et l’adresse des opérateurs ou des groupes d’opérateurs. Dans le cas d’un groupe d’opérateurs, la taille du groupe, le nom et l’adresse de chaque membre du groupe;
b) des informations concernant le champ d’application de la certification, le numéro du certificat, le statut et la validité du certificat;
c) le statut des opérateurs ou groupes d’opérateurs, qu’ils soient en conversion (y compris la période de conversion) ou biologiques;
d) le niveau de risque des opérateurs ou groupes d’opérateurs, conformément à l’article 9;
e) en cas d’activités de sous-traitance qui sont sous le contrôle des opérateurs ou groupes d’opérateurs certifiés, le nom et l’adresse du ou des tiers sous-traités;
f) les coordonnées géographiques et la superficie de l’ensemble des locaux et des unités de production;
g) les rapports d’inspection et les résultats des analyses d’échantillonnage, ainsi que les résultats de tout autre contrôle effectué, y compris les contrôles effectués sur les lots;
h) les manquements et les mesures appliquées;
i) les notifications par l’intermédiaire du système visé à l’article 20, paragraphe 1;
j) les dérogations accordées et les pièces justificatives pertinentes conformément aux exigences du présent règlement; ainsi que
k) toute autre information jugée utile par l’organisme ou l’autorité de contrôle.
Les informations sont conservées par l’autorité ou l’organisme de contrôle pendant cinq ans. L’autorité ou l’organisme de contrôle met ces informations à la disposition de la Commission sur demande.