1. GÉNÉRALITÉS
1. 1. Informations transmises par:
a) État membre:
b) Nom et adresse électronique du principal point de contact (organisme responsable de la description):
1. 2. Les informations communiquées décrivent la situation à la date du: (jj/mm/aaaa).
1. 3. Structure du système (informations générales et diagramme présentant les rapports d’organisation qui existent entre les organismes participant au système de gestion et de contrôle de la réserve)
a) Organisme responsable de la gestion de la contribution financière au titre de la réserve (nom, adresse et point de contact dans l’organisme):
b) Le cas échéant, organisme ou organismes auxquels des tâches ont été déléguées (nom, adresse et point de contact dans l’organisme):
c) Organisme d’audit indépendant (nom, adresse et points de contact dans l’organisme):
d) Indiquer comment le principe de séparation des fonctions entre les organismes visés aux points a) et c) est respecté:
2. ORGANISME RESPONSABLE DE LA GESTION DE LA CONTRIBUTION FINANCIÈRE AU TITRE DE LA RÉSERVE
2. 1. L’organisme responsable de la gestion de la contribution financière au titre de la réserve et ses principales fonctions
a) Statut de l’organisme responsable de la gestion de la contribution financière au titre de la réserve (organisme national ou régional) et organisme dont il fait partie:
b) Cadre permettant la réalisation, en cas de besoin, d’un exercice approprié de gestion des risques, en particulier en cas de changements importants intervenant dans le système de gestion et de contrôle:
2. 2. Description de l’organisation et des procédures relatives aux fonctions et aux tâches de l’organisme responsable de la gestion de la contribution financière au titre de la réserve
a) Description des fonctions et des tâches de l’organisme responsable de la gestion de la contribution financière au titre de la réserve:
b) Description des modalités d’organisation du travail et des procédures qui seront notamment appliquées dans le cadre des vérifications (administratives et sur place) et pour garantir une piste d’audit adéquate en ce qui concerne la documentation relative aux dépenses:
c) Indication des ressources dont l’allocation est prévue pour les différentes fonctions de l’organisme responsable de la gestion de la contribution financière au titre de la réserve (y compris des informations sur toute externalisation prévue et son champ d’application, le cas échéant):
3. ORGANISME D’AUDIT INDÉPENDANT
Statut et description de l’organisation et des procédures relatives aux fonctions de l’organisme d’audit indépendant
a) Statut de l’organisme d’audit indépendant (organisme national ou régional) et organisme dont il fait partie, le cas échéant:
b) Description des fonctions et des tâches de l’organisme d’audit indépendant:
c) Description des modalités d’organisation du travail (flux de travail, répartitions internes), des procédures applicables, du calendrier d’application de ces procédures et des modalités de contrôle de ces procédures, indication des ressources dont l’allocation est prévue pour les différentes tâches d’audit:
4. SYSTÈME ÉLECTRONIQUE
Description du ou des systèmes électroniques, comportant un diagramme (système en réseau central ou commun ou système décentralisé avec liens entre les systèmes) pour:
a) Enregistrer et stocker sous format électronique les données relatives à chaque mesure financée au titre de la réserve:
— le nom du bénéficiaire et le montant de la contribution financière au titre de la réserve,
— le nom du contractant et du sous-traitant, lorsque le bénéficiaire est un pouvoir adjudicateur conformément aux dispositions de l’Union ou nationales applicables aux marchés publics, et la valeur du marché,
— le prénom, le nom et la date de naissance du bénéficiaire effectif, au sens de l’article 3, point 6), de la directive (UE) 2015/849 du Parlement européen et du Conseil, du bénéficiaire ou du contractant visé aux premier et deuxième tirets du présent point,
— selon le cas, des données relatives aux différents participants;
b) Veiller à ce que les pièces comptables pour chaque mesure financée au titre de la réserve soient enregistrées et stockées, et à ce que cette comptabilisation intègre les données nécessaires à l’établissement de la demande de contribution;
c) Tenir des états comptables des dépenses engagées et payées;
d) Indiquer si les systèmes électroniques fonctionnent correctement et peuvent enregistrer les données de manière fiable à la date établie au point 1.2;
e) Décrire les procédures destinées à garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des systèmes électroniques.