1. La Commission, en particulier l’unité «Recours et suivi des cas» de la DG HR, met en œuvre des garanties afin de prévenir les abus et la consultation illicite ou le transfert de données à caractère personnel pour lesquelles des limitations s’appliquent ou pourraient s’appliquer. Ces garanties incluent notamment les mesures techniques et organisationnelles suivantes:
a) une définition claire des rôles, des responsabilités, des droits d’accès et des étapes procédurales;
b) un environnement électronique sécurisé qui empêche l’accès illicite ou accidentel à des données électroniques par des personnes non autorisées ou le transfert illicite ou accidentel desdites données à ces personnes;
c) un stockage et un traitement sécurisés des documents papier, limités à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre la finalité du traitement;
d) un suivi approprié des limitations et un réexamen périodique de leur application; Les réexamens visés au point d) sont effectués au moins tous les six mois.
2. Les limitations sont levées dès que les circonstances qui les justifient cessent d’exister.
3. Les données à caractère personnel sont conservées conformément aux règles de conservation applicables de la Commission, qui sont définies dans les registres tenus en vertu de l’article 31 du règlement (UE) 2018/1725. À la fin de la durée de conservation, les données à caractère personnel sont supprimées, rendues anonymes ou archivées conformément à l’article 13 du règlement (UE) 2018/1725.