Conditions d’agrément applicables aux organismes payeurs visés à l’article 1, paragraphe 2
1. ENVIRONNEMENT INTERNE
A) Structure organisationnelle
La structure organisationnelle de l’organisme payeur lui permet d’assurer, en ce qui concerne les dépenses du FEAGA et du Feader, les principales fonctions ci-après:
i) l’ordonnancement et le contrôle des paiements, qui a pour finalité d’établir, au travers notamment des contrôles administratifs et des contrôles sur place, si les montants à payer aux bénéficiaires sont bien conformes à la réglementation de l’Union;
ii) l’exécution des paiements des montants autorisés, ou, dans le cas du développement rural, la part du cofinancement de l’Union, aux bénéficiaires (ou à leurs cessionnaires);
iii) l’enregistrement comptable des paiements, qui a pour objet d’enregistrer tous les paiements dans des comptes distincts de l’organisme payeur (un pour les dépenses du FEAGA et un pour celles du Feader), généralement au moyen d’un système d’information, et d’élaborer des récapitulatifs périodiques des dépenses, et notamment les déclarations mensuelles (pour le FEAGA), trimestrielles (pour le Feader) et annuelles transmises à la Commission. Les comptes de l’organisme payeur regroupent également les opérations actives financées par le FEAGA et le Feader, notamment en ce qui concerne les stocks d’intervention, les avances non acquittées, les garanties et les débiteurs;
iv) en ce qui concerne les types d’intervention visés par le règlement (UE) 2021/2115, la structure organisationnelle de l’organisme payeur garantit également l’exécution des rapports de performance sur les indicateurs de réalisation et sur les indicateurs de résultat établis aux fins du suivi pluriannuel de la performance visé à l’article 134 du règlement (UE) 2021/2115, qui prouvent que l’article 37 du règlement (UE) 2021/2116 est respecté.
La structure organisationnelle de l’organisme payeur prévoit une claire répartition de l’autorité et des responsabilités à tous les niveaux opérationnels, ainsi que la séparation des trois fonctions visées au paragraphe 1, points i), ii) et iii), dont les responsabilités sont définies dans un organigramme qui inclut les lignes hiérarchiques. Y figurent également les services techniques et le service d’audit interne visés au point 4).
B) Normes en matière de ressources humaines
L’organisme payeur manifeste un engagement envers l’intégrité et les valeurs éthiques. Tous les niveaux de gestion respectent l’intégrité et les valeurs éthiques dans leurs instructions, leurs actions et leur comportement. L’intégrité et les valeurs éthiques sont définies dans des normes de conduite et comprises à tous les niveaux de l’organisation, ainsi que par les prestataires de services externalisés et les bénéficiaires. Des procédures sont mises en place afin de déterminer si les personnes et les entités respectent ces normes de conduite et de remédier rapidement aux écarts. L’organisme payeur s’engage également à attirer, former et maintenir en poste des personnes compétentes, en accord avec ses objectifs.
L’organisme veille en particulier à ce que:
i) des ressources humaines appropriées soient affectées à l’exécution des opérations et que les compétences techniques telles qu’exigées aux différents niveaux opérationnels existent;
ii) la répartition des tâches soit conçue de telle sorte que chaque agent n’ait de responsabilités que pour une seule des attributions en matière d’ordonnancement, de paiement ou d’enregistrement comptable des montants imputés au FEAGA ou au Feader et qu’aucun agent n’exécute une des tâches correspondantes sans supervision;
iii) les compétences de chaque agent, et notamment la délimitation de ses pouvoirs en matière financière, soient définies par écrit dans une description de poste. Ces dernières peuvent être définies dans le système;
iv) le personnel dispose d’une formation adéquate à tous les niveaux opérationnels, y compris une sensibilisation aux fraudes, et que le personnel occupant des postes sensibles fasse l’objet d’une politique de rotation ou, à défaut, d’une supervision plus intense;
v) des mesures appropriées soient prises en vue d’écarter et de détecter un éventuel risque de conflit d’intérêts au sens de l’article 61 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 en ce qui concerne la mise en œuvre des fonctions de l’organisme payeur vis-à-vis des personnes occupant des postes influents et sensibles au sein de l’organisme payeur et en dehors. Lorsqu’il existe un risque de conflit d’intérêts, des mesures sont mises en place afin de garantir l’application dudit article.
C) Évaluation des risques
L’organisme payeur garantit:
i) le recensement de ses objectifs pour permettre de déterminer et d’évaluer les risques liés à ces objectifs;
ii) le recensement des risques, notamment les irrégularités ou la fraude potentielles, pour la réalisation de ses objectifs et l’analyse de ces risques comme base pour déterminer la manière dont il convient de gérer le risque;
iii) en ce qui concerne le risque de fraude potentielle, une stratégie antifraude comportant des mesures visant à lutter contre la fraude et toute activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union. Ces mesures comprennent la prévention et la détection de la fraude, ainsi que les conditions d’enquête sur la fraude; et des mesures de réparation et de dissuasion, assorties de sanctions proportionnées et dissuasives;
iv) la mise en œuvre de mesures visant à prévenir et à atténuer les risques;
v) le recensement et l’évaluation des changements susceptibles d’avoir une incidence significative sur le système de contrôle interne;
vi) l’examen régulier de l’évaluation des risques et des mesures mises en place pour prévenir ou atténuer les risques recensés.
D) Délégation
D.1) Si l’organisme payeur délègue tout ou partie de ses tâches à une autre entité conformément à l’article 9, paragraphe 1, du règlement (UE) 2021/2116, les conditions suivantes doivent être remplies:
i) un accord écrit entre l’organisme payeur et cette entité doit spécifier, outre les tâches déléguées, la nature de l’information et des pièces justificatives à soumettre à l’organisme payeur ainsi que le délai dans lequel elles doivent être fournies. Cet accord doit permettre à l’organisme payeur de satisfaire aux conditions d’agrément;
ii) dans tous les cas, l’organisme payeur demeure responsable de la gestion efficace des fonds concernés. Il reste pleinement responsable de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes, y compris la protection des intérêts financiers de l’Union, ainsi que de la déclaration des dépenses correspondantes à la Commission et de la préparation des comptes y afférente;
iii) les compétences et les obligations de l’autre entité, notamment en ce qui concerne le contrôle et la vérification de la conformité avec les règles de l’Union, doivent être clairement définies;
iv) l’organisme payeur veille à ce que l’autre entité dispose de moyens efficaces permettant de garantir qu’elle exécute ses tâches de manière satisfaisante;
v) l’autre entité confirme explicitement à l’organisme payeur qu’elle exécute effectivement ses tâches et décrit les moyens utilisés;
vi) l’organisme payeur passe en revue régulièrement les tâches déléguées afin de confirmer que le travail effectué est d’un niveau satisfaisant et qu’il est conforme à la réglementation de l’Union.
D.2) Les conditions énumérées au point D.1) i), ii), iii) et v) s’appliquent mutatis mutandis dans les cas où les fonctions de l’organisme payeur sont exercées par une autre entité, dans le cadre de ses tâches habituelles, sur la base de la législation nationale.
2. ACTIVITÉS DE CONTRÔLE
A) Procédures d’ordonnancement des demandes
L’organisme payeur adopte des procédures en vue de se conformer aux règles suivantes:
i) l’organisme payeur établit les modalités de la réception, de l’enregistrement et du traitement des demandes, ainsi qu’un descriptif de tous les documents et du système d’information à utiliser;
ii) tout agent chargé de l’ordonnancement dispose d’une liste de contrôle détaillée des vérifications à effectuer et atteste dans les justificatifs accompagnant la demande que ces contrôles ont été réalisés. Cette attestation peut être établie sous forme électronique. Il doit être dûment attesté que les travaux ont fait l’objet d’un réexamen systématique, fondé sur un échantillon, un système ou un programme, effectué par un membre de l’encadrement supérieur;
iii) une demande n’est ordonnancée qu’après la réalisation d’un nombre suffisant de contrôles garantissant qu’elle est conforme à la réglementation de l’Union.
iv) Les contrôles comprennent ceux prévus par le règlement pertinent régissant la mesure spécifique au titre de laquelle l’aide est demandée ainsi que ceux visés à l’article 59 du règlement (UE) 2021/2116, ayant pour objet de prévenir et de détecter toute fraude ou irrégularité, compte tenu, en particulier, des risques encourus. Dans le cas du Feader, des procédures sont en outre mises en place pour vérifier que les conditions d’octroi de l’aide, y compris la passation des marchés, ont été remplies et que l’ensemble des règles applicables au niveau de l’Union, incluant celles qui sont fixées dans le plan stratégique relevant de la PAC, ont été respectées;
v) la direction de l’organisme payeur est informée, à un niveau approprié, à intervalles réguliers et en temps opportun, des résultats des contrôles administratifs et des contrôles sur place effectués, de sorte qu’il soit toujours possible d’estimer si des contrôles suffisants ont été menés avant de procéder à la liquidation d’une demande;
vi) le travail accompli est détaillé dans un rapport accompagnant chaque demande, chaque groupe de demandes ou, s’il y a lieu, dans un rapport couvrant la campagne de commercialisation. Le rapport est accompagné d’une attestation certifiant l’admissibilité des demandes approuvées ainsi que la nature, la portée et les limites des activités réalisées. Cette attestation peut être établie sous forme électronique. En outre, dans le cas du Feader, il doit être garanti que les conditions d’octroi de l’aide, y compris la passation des marchés, ont été remplies et que l’ensemble des règles applicables au niveau de l’Union, incluant celles qui sont fixées dans le plan stratégique relevant de la PAC, a été respecté. Dans le cas de contrôles physiques ou administratifs pratiqués sur un échantillon de demandes, il y a lieu d’identifier les demandes sélectionnées, de décrire la méthode d’échantillonnage et de rendre compte des résultats de toutes les inspections et des mesures prises à l’égard des anomalies et des irrégularités constatées. Les pièces justificatives (sur papier ou sous forme électronique) sont de nature à démontrer en suffisance que toutes les vérifications requises quant à l’admissibilité des demandes ordonnancées ont bien été effectuées;
vii) si des documents (sur papier ou sous forme électronique) concernant des demandes ordonnancées ou des contrôles réalisés sont conservés par d’autres entités, celles-ci, ainsi que l’organisme payeur, mettent en place des procédures garantissant que ces documents ou enregistrements de données électroniques sont conservés et mis à la disposition de l’organisme payeur.
B) Procédures de paiement
L’organisme payeur adopte les procédures qui s’imposent pour veiller à ce que les paiements soient effectués exclusivement sur des comptes bancaires au nom des bénéficiaires ou de leurs cessionnaires. Le paiement est exécuté par la banque de l’organisme payeur ou, s’il y a lieu, par un service trésorier du gouvernement, dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la date d’imputation au FEAGA ou au Feader. Des procédures sont adoptées afin que tous les paiements pour lesquels les virements ne sont pas effectués ne soient pas déclarés au FEAGA ou au Feader à des fins de remboursement. Si ces paiements ont déjà été déclarés au FEAGA ou au Feader, ils doivent être à nouveau crédités à ces fonds au moyen de la déclaration mensuelle/trimestrielle suivante ou, au plus tard, dans les comptes annuels. Aucun paiement n’est effectué au comptant. L’approbation de l’ordonnateur et/ou de son supérieur peut s’effectuer par voie électronique, à condition que le moyen utilisé présente des garanties appropriées en matière de sécurité et que l’identité du signataire soit introduite dans les relevés électroniques.
C) Procédures comptables
L’organisme payeur adopte les procédures présentées ci-après:
i) les procédures comptables sont conçues de telle sorte que les déclarations mensuelles (pour le FEAGA), trimestrielles (pour le Feader) et annuelles soient complètes, exactes et établies en temps opportun, et que toute erreur ou omission soit décelée et corrigée, au travers notamment de vérifications et de recoupements périodiques;
ii) la comptabilité relative aux stocks d’intervention est tenue de façon à garantir que les quantités et les coûts afférents soient traités correctement et rapidement puis enregistrés par lot identifiable et dans le compte correct, et ce, à tous les stades, depuis l’acceptation de l’offre jusqu’à l’écoulement physique du produit, en conformité avec la réglementation applicable, et que le volume ainsi que la nature des quantités stockées puissent être déterminés à tout moment pour tous les sites.
D) Procédures relatives aux rapports de performance
En ce qui concerne les types d’intervention visés par le règlement (UE) 2021/2115, l’organisme payeur veille à ce qu’un système d’information soit mis en place afin de collecter, d’enregistrer et de stocker sous forme informatisée les données relatives à chaque demande et opération. En outre, le système fournit une ventilation des données relatives à tous les indicateurs de réalisation pertinents par intervention afin de garantir que le rapport annuel de performance indique que les dépenses ont été effectuées conformément à l’article 37 du règlement (UE) 2021/2116, ainsi que les données relatives aux indicateurs de résultats, y compris les valeurs cibles et intermédiaires.
E) Procédures relatives aux avances et aux garanties
Des procédures sont adoptées pour veiller à ce que:
i) les paiements relatifs aux avances fassent l’objet d’une rubrique distincte dans les registres comptables ou enregistrements secondaires;
ii) les garanties ne soient fournies que par des établissements financiers remplissant les conditions fixées au chapitre IV du présent règlement, agréés par les autorités appropriées, et dont les garanties demeurent valables jusqu’à l’apurement ou à la mobilisation, sur simple demande de l’organisme payeur;
iii) les avances soient acquittées dans les délais établis, que celles dont l’acquittement est dû soient identifiées rapidement et que les garanties correspondantes soient exigées immédiatement.
F) Procédures relatives aux créances
Toutes les exigences posées aux sections A) à E) s’appliquent mutatis mutandis aux prélèvements, aux garanties restées acquises, aux paiements remboursés, aux recettes affectées, etc., que l’organisme payeur est tenu de percevoir pour le compte du FEAGA et du Feader.
L’organisme payeur instaure un système permettant de reconnaître tous les montants dus et d’inscrire toutes ces créances au grand livre des débiteurs avant leur recouvrement. Le grand livre des débiteurs est inspecté à intervalles réguliers, et des mesures sont prises afin de recouvrer les créances échues.
G) Piste d’audit
Les informations liées aux pièces justificatives portant sur l’ordonnancement, l’enregistrement comptable et l’exécution des paiements, les rapports de performance ainsi que sur le traitement des avances, garanties et créances demeurent disponibles dans les locaux de l’organisme payeur afin de permettre la constitution, à tout moment, d’une piste d’audit suffisamment précise.
3. INFORMATION ET COMMUNICATION
A) Communication
L’organisme payeur adopte les procédures nécessaires pour faire en sorte que toute modification des règlements de l’Union, et, en particulier, du taux des aides applicables, soit prise en compte et que les instructions, bases de données et listes de contrôle soient mises à jour en temps utile.
B) Sécurité des systèmes d’information
La sécurité des systèmes d’information est certifiée conformément à la norme ISO 27001: systèmes de management de la sécurité de l’information - Exigences (ISO).
Les États membres peuvent certifier, à condition que la Commission les y autorise, la sécurité de leurs systèmes d’information conformément à d’autres normes reconnues si ces normes garantissent un niveau de sécurité au moins équivalent à celui prévu par la norme ISO 27001.
Les premier et deuxième paragraphes ne s’appliquent pas aux organismes payeurs chargés de la gestion et du contrôle de dépenses annuelles ne dépassant pas 400 millions d’euros, si l’État membre concerné a informé la Commission de sa décision d’appliquer plutôt l’une des normes suivantes:
— Organisation internationale de normalisation 27002: code de bonnes pratiques pour la gestion de la sécurité de l’information (ISO),
— Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI),
— Information Systems Audit and Control Association: Control objectives for Information and related Technology (COBIT).
4. SUIVI
A) Suivi continu au travers des actions de contrôle interne
Les actions de contrôle interne comprennent au minimum:
i) un suivi des services techniques et des entités ayant reçu par délégation la charge d’effectuer les contrôles et d’assumer les autres fonctions visant à assurer la bonne application des règlements, lignes directrices et procédures;
ii) l’introduction des modifications visant à améliorer les systèmes de contrôle dans leur ensemble;
iii) l’examen des demandes et requêtes soumises à l’organisme payeur ainsi que des autres informations suggérant l’existence d’irrégularités;
iv) des procédures de suivi pour prévenir et déceler les fraudes et les irrégularités, notamment en ce qui concerne les domaines de dépenses de la PAC relevant de la compétence de l’organisme payeur, qui sont exposés à un risque important de fraude ou d’autres irrégularités graves.
Le suivi continu fait partie intégrante des activités opérationnelles ordinaires et de routine de l’organisme payeur. Les activités quotidiennes et les actions de contrôle de l’organisme font l’objet, à tous les niveaux, d’un suivi continu visant à constituer une piste d’audit suffisamment détaillée.
B) Évaluations menées séparément par un service d’audit interne
L’organisme payeur adopte des procédures en vue de se conformer aux règles suivantes:
i) le service d’audit interne est indépendant des autres services de l’organisme payeur et relève directement de son directeur;
ii) le service d’audit interne vérifie que les procédures adoptées par l’organisme sont suffisantes pour contrôler le respect des règles de l’Union et garantir que les comptes soient exacts, complets et établis en temps opportun. Les vérifications peuvent se limiter à certaines mesures et à des échantillons de transactions pourvu qu’un programme d’audit garantisse que tous les domaines significatifs, y compris les unités chargées de l’ordonnancement, soient pris en compte sur une période n’excédant pas cinq ans;
iii) le travail du service d’audit interne s’effectue conformément aux normes internationalement reconnues; il fait l’objet de comptes rendus et se traduit par des rapports et des recommandations adressés aux dirigeants de l’organisme payeur.