1. Au plus tard le 1er janvier 2023, le conseil d’administration de l’eu-LISA instaure un conseil permanent de gestion du programme e-CODEX.
Le conseil de gestion du programme e-CODEX:
a) conseille le conseil d’administration de l’eu-LISA sur la pérennité du système e-CODEX, en particulier au cours du processus de cession et de reprise visé à l’article 10, en ce qui concerne la hiérarchisation des activités, ainsi que d’autres engagements stratégiques;
b) veille à ce que le système e-CODEX soit géré de façon adéquate; et
c) contrôle le respect du principe de l’indépendance du pouvoir judiciaire et préconise, si nécessaire, de prendre des mesures préventives ou correctives.
Le conseil de gestion du programme e-CODEX ne dispose pas d’un mandat lui permettant de représenter les membres du conseil d’administration de l’eu-LISA.
2. Le conseil de gestion du programme e-CODEX est constitué des dix membres suivants:
a) le président du groupe consultatif sur l’e-CODEX visé à l’article 12;
b) huit membres nommés par le conseil d’administration de l’eu-LISA; et
c) un membre nommé par la Commission.
Un suppléant est désigné pour chaque membre du conseil de gestion du programme e-CODEX. Le conseil d’administration de l’eu-LISA veille à ce que les membres du conseil de gestion du programme e-CODEX et les suppléants qu’il nomme disposent de l’expérience nécessaire, notamment dans le domaine de la justice, et de l’expertise nécessaire à l’exécution de leurs tâches.
3. Le mandat des membres du conseil de gestion du programme e-CODEX et de leurs suppléants est d’une durée de quatre ans et est renouvelable.
4. L’eu-LISA participe aux travaux du conseil de gestion du programme e-CODEX. À cette fin, un représentant de l’eu-LISA assiste aux réunions du conseil de gestion du programme e-CODEX afin de faire rapport sur les travaux relatifs au système e-CODEX ainsi que sur d’autres travaux et activités connexes.
5. Le conseil de gestion du programme e-CODEX se réunit au moins une fois tous les six mois, et plus souvent si nécessaire. Le conseil de gestion du programme e-CODEX présente régulièrement, et au moins après chaque réunion, au conseil d’administration de l’eu-LISA des rapports écrits sur l’état et les progrès du système e-CODEX.
6. Le conseil de gestion du programme e-CODEX établit son règlement intérieur, qui comprend notamment des règles concernant:
a) le choix du président et du vice-président ainsi que leur mandat;
b) les lieux de réunion;
c) la préparation des réunions;
d) l’admission aux réunions de parties prenantes et d’experts, y compris de membres du pouvoir judiciaire, de praticiens du droit et d’organisations professionnelles qui sont concernés par le système e-CODEX, l’utilisent ou y participent;
e) les plans de communication garantissant que les membres du conseil d’administration de l’eu-LISA qui ne sont pas membres du conseil de gestion de programme e-CODEX soient pleinement informés des travaux du conseil de gestion du programme e-CODEX.
7. L’article 21, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1726 s’applique mutatis mutandis en ce qui concerne le président et le vice-président du conseil de gestion du programme e-CODEX.
8. Tous les frais de voyage et de séjour exposés par les membres du conseil de gestion du programme e-CODEX et leurs suppléants sont raisonnables et proportionnés et sont pris en charge par l’eu-LISA conformément à son règlement intérieur.
9. L’eu-LISA assure le secrétariat du conseil de gestion du programme e-CODEX.