Dans leurs rapports d’activité annuels, les responsables des systèmes volontaires doivent communiquer à la Commission les informations suivantes:
a) les règles concernant l’indépendance, la méthode et la fréquence des audits approuvées par la Commission lors de l’accréditation du système volontaire et toute modification apportée à ces règles au fil du temps pour tenir compte des orientations de la Commission, du cadre réglementaire modifié, des conclusions découlant du contrôle interne du processus d’audit effectué sur les organismes de certification et de l’évolution des meilleures pratiques industrielles;
b) les règles et les procédures concernant la détection et le traitement des non-conformités des opérateurs économiques et des membres du système;
c) les éléments prouvant le respect des prescriptions légales relatives à la transparence et à la publication des informations conformément à l’article 6;
d) la participation des parties prenantes, notamment en ce qui concerne la consultation, avant la prise de décision, des communautés autochtones et locales pendant l’élaboration et la révision du système, ainsi que pendant les audits, et la réponse donnée à leurs contributions;
e) une vue d’ensemble des activités effectuées dans le cadre du système volontaire en coopération avec les organismes de certification en vue d’améliorer le processus général de certification ainsi que la qualification et l’indépendance des auditeurs et des organismes du système pertinents;
f) les actualisations du système par rapport au marché, la quantité de matières premières, biocarburants, bioliquides, combustibles issus de la biomasse, carburants à base de carbone recyclé et carburants renouvelables d’origine non biologique certifiés, par pays d’origine et par type, et le nombre de participants;
g) une vue d’ensemble de l’efficacité du système d’application mis en place par l’organisme de gouvernance du système volontaire afin de suivre les preuves de conformité avec les critères de durabilité que le système fixe pour ses membres. Cette description porte en particulier sur la manière dont le système empêche efficacement les activités frauduleuses en garantissant une détection, une résolution et un suivi en temps utile des fraudes et autres irrégularités suspectées et, le cas échéant, le nombre de cas de fraude ou d’irrégularité détectés;
h) les critères de reconnaissance des organismes de certification;
i) les règles concernant le fonctionnement du système de contrôle interne et les résultats de ses examens périodiques, en particulier en ce qui concerne la supervision des travaux des organismes de certification et de leurs auditeurs ainsi que le système de traitement des plaintes déposées contre des opérateurs économiques et des organismes de certification;
j) les possibilités de faciliter ou d’améliorer la promotion des meilleures pratiques;
k) les systèmes volontaires certifiant de la biomasse forestière doivent inclure des informations sur la manière dont est effectuée l’évaluation des risques requise à l’article 29, paragraphes 6 et 7, de la directive (UE) 2018/2001.