1. Pour chaque demande de justificatifs transmise au moyen de l’OOTS, le demandeur de justificatifs, le ou les fournisseurs de justificatifs ou la ou les plateformes intermédiaires, le cas échéant, enregistrent les éléments suivants:
a) la demande de justificatifs visée à l’article 13, paragraphe 1;
b) les informations figurant dans la réponse relative aux justificatifs demandés, à l’exception des justificatifs proprement dits, ou dans le rapport d’erreur visé à l’article 15, paragraphe 1, point c), et à l’article 16, paragraphe 3, point a);
c) les données relatives à l’événement eDelivery se rapportant à l’un des éléments suivants:
i) les demandes d’échange de justificatifs;
ii) les réponses relatives aux justificatifs;
iii) les rapports d’erreur.
2. Pour chaque justificatif échangé au moyen de l’OOTS, le fournisseur de justificatifs ou la plateforme intermédiaire, le cas échéant, enregistre la décision prise par l’utilisateur, après avoir prévisualisé le justificatif, d’approuver ou non son utilisation aux fins de la procédure ou, le cas échéant, le fait que l’utilisateur quitte l’espace de prévisualisation ou le portail des procédures sans prendre de décision spécifique.
3. La Commission et, dans les situations visées à l’article 8, paragraphe 1, point a), les États membres concernés enregistrent toutes les interactions avec les services communs visés à l’article 4, paragraphe 1.
4. Sans préjudice des périodes de conservation plus longues requises en vertu du droit national pour les enregistrements visés aux paragraphes 1, 2 et 3 aux fins de l’OOTS ou à d’autres fins, la Commission et les demandeurs de justificatifs, les fournisseurs de justificatifs ou les plateformes intermédiaires, le cas échéant, conservent ces enregistrements pendant une période de douze mois.
5. En cas de suspicion d’incidents et aux fins des audits et des contrôles aléatoires de sécurité effectués dans leurs domaines de responsabilité respectifs visés à l’article 26, les demandeurs de justificatifs, les fournisseurs de justificatifs et les plateformes intermédiaires, le cas échéant, se communiquent mutuellement, sur demande, les enregistrements pertinents visés aux paragraphes 1 et 2 du présent article au moyen du tableau de bord de l’assistance technique visé à l’article 22. À ces mêmes fins et de la même manière, les États membres et la Commission, le cas échéant, mettent à la disposition des demandeurs de justificatifs, des fournisseurs de justificatifs et des plateformes intermédiaires, le cas échéant, concernés les enregistrements pertinents visés au paragraphe 3 du présent article.