PARTIE 1
1. Objectifs
La présente partie de l’annexe fournit une description de l’architecture technique du système «Faux documents et documents authentiques en ligne» (ci-après le «système FADO de l’EBCG») de l’Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes (ci-après l’«Agence») et de ses composantes.
L’architecture technique du nouveau «système FADO de l’EBCG» sera développée de manière progressive, suivant les différentes versions du nouveau système et les éventuelles exigences futures.
2. Description de l’architecture du système FADO de l’EBCG
L’architecture technique permet à l’Agence de déterminer les différents niveaux d’accès aux informations stockées dans le système. L’Agence entrera, en temps voulu et de manière efficace, dans le système FADO de l’EBCG les informations obtenues et garantira l’uniformité et la qualité de ces informations.
Le système FADO de l’EBCG sera l’application générale pour tous les niveaux d’accès et fournira un point d’accès unique aux utilisateurs qui souhaitent gérer des informations ou rechercher des contenus FADO.
L’architecture technique du système FADO de l’EBCG aura la capacité d’héberger:
a) un domaine public contenant un sous-ensemble d’informations de base sur les documents authentiques et leurs spécimens;
b) un domaine contenant des informations sensibles non classifiées de l’UE et soumis à un contrôle d’accès permettant:
— à différentes catégories d’utilisateurs de consulter les informations en fonction des droits d’accès définis,
— à un certain nombre d’utilisateurs de fournir et de valider des informations sensibles non classifiées avant qu’elles ne soient mises à la disposition des utilisateurs finaux (consommateurs d’informations sensibles non classifiées de l’UE),
— à une archive de stocker une partie des informations sensibles non classifiées à des fins statistiques et historiques une fois l’extraction de ces informations n’ayant plus lieu d’être;
c) un domaine contenant des informations classifiées de l’UE (RESTREINT UE) et soumis à un contrôle d’accès pour les utilisateurs autorisés permettant:
— de consulter les informations classifiées,
— à un certain nombre d’utilisateurs de fournir et de valider des informations classifiées avant qu’elles ne soient mises à la disposition d’autres utilisateurs finaux autorisés à accéder au réseau classifié (consommateurs d’informations classifiées).
En outre, l’architecture technique du système aura la capacité:
a) d’assurer un niveau élevé de cybersécurité;
b) de prendre en charge des fonctions étendues de recherche et de signalement et de mettre en œuvre des services d’analyse avancés, y compris l’intelligence artificielle;
c) d’être intégrée à des entités externes et à leurs systèmes et d’offrir des fonctions d’échange de données au moyen d’interfaces automatisées, telles que le «Frontex INTERPOL Electronic Library Document System» (FIELDS), avec le «Document Information System Civil Status» (DISCS), etc.;
d) de fonctionner sur une infrastructure en nuage pour les domaines contenant des données sensibles non classifiées de l’UE et des données publiques de l’UE, à condition que les exigences en matière de protection des données à caractère personnel soient respectées;
e) de mettre en œuvre des technologies de pointe et des approches techniques modernes, notamment la disponibilité, la fiabilité, la flexibilité pour de nouvelles fonctions, de nouveaux produits et de nouvelles modifications, et de se développer pour accueillir un grand nombre d’utilisateurs;
f) de permettre l’intégration avec le matériel informatique et l’accès au système hors ligne ou, en cas de connectivité limitée, à partir d’appareils mobiles.
PARTIE 2
1. Objectifs
La deuxième partie de l’annexe fournit une description des spécifications techniques pour l’entrée et le stockage des informations dans le système «Faux documents et documents authentiques en ligne» (ci-après le «système FADO de l’EBCG») de l’Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes (ci-après l’«Agence») conformément à des normes élevées.
Le système FADO de l’EBCG contribuera également à lutter contre la fraude à l’identité en échangeant des informations avec d’autres acteurs, y compris le grand public.
Le traitement des données à caractère personnel est pris en compte dans les présentes spécifications techniques. L’entrée et le stockage d’informations dans le système s’effectueront en fonction de la finalité du traitement.
2. Description du processus d’entrée et de stockage des informations dans le système FADO de l’EBCG
Les informations seront fournies par des utilisateurs autorisés dans un module spécifique du système FADO de l’EBCG destiné à la validation des informations avant leur mise à la disposition d’autres utilisateurs.
Le processus de validation s’applique à toutes les informations qui sont entrées dans le système FADO de l’EBCG ou qui sont créées au sein de ce système.
Le processus de validation de ces informations est contrôlé par l’Agence et mis en œuvre en consultation avec le fournisseur des informations. Afin de garantir des normes élevées, l’Agence peut décider de consulter certains experts documentaires ou son propre délégué à la protection des données.
Une fois validées, les informations seront traduites et stockées dans les domaines du système FADO de l’EBCG.
3. Contrôle et vérification des informations dans le système FADO de l’EBCG
Dans le système FADO de l’EBCG, les données relatives aux documents (ci-après les «informations») ne seront vérifiées et traitées à des fins administratives que par des moyens électroniques et matériels, en fonction du format dans lequel les informations seront fournies à l’Agence. Dans le système FADO de l’EBCG, les données opérationnelles à caractère personnel, au sens de l’article 3, point 2, du règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil, ne font l’objet d’aucun traitement.
Les informations traitées sont soumises aux processus opérationnels conçus pour entrer et stocker des informations dans le système FADO de l’EBCG. Seuls les documents publiés qui ont été préalablement validés sont mis à la disposition des utilisateurs.
Le traitement des informations dans le système FADO de l’EBCG sera continuellement amélioré afin de garantir une révision et une adaptation progressives des mesures techniques et organisationnelles en fonction de l’évolution technologique et d’éliminer les failles dans les processus opérationnels sous-jacents.
L’Agence définit:
a) les catégories de personnes concernées dont les données à caractère personnel sont traitées dans le système;
b) les catégories de données à caractère personnel traitées;
c) le responsable du traitement ou les catégories de responsables du traitement, y compris les responsables conjoints du traitement;
d) les destinataires des données à caractère personnel;
e) les garanties destinées à prévenir les abus ou l’accès ou le transfert illicites de données à caractère personnel;
f) la durée de conservation liée aux activités de traitement des données à caractère personnel aux fins de l’exploitation du système FADO de l’EBCG et de l’exécution de tâches administratives;
g) la méthode de collecte des données, notamment pour préciser si elles proviennent d’États membres et/ou de pays tiers;
h) la diffusion et les destinataires des données à caractère personnel.
4. Traitement des données à caractère personnel lors de l’entrée et du stockage des informations dans le système FADO de l’EBCG
L’Agence mettra en œuvre des mesures organisationnelles et techniques spécifiques au cours du processus d’entrée et de stockage des informations dans le système FADO de l’EBCG en:
a) fournissant aux utilisateurs autorisés des orientations sur l’occultation — minimisation et pseudonymisation — des données à caractère personnel avant de fournir des informations à l’Agence et pendant le processus de validation;
b) mettant en œuvre les mesures techniques appropriées pour apporter les garanties nécessaires à la protection des droits des personnes concernées pendant le processus de validation, avant de mettre les informations à la disposition des utilisateurs finaux;
c) limitant à un nombre minimal d’utilisateurs l’accès au module spécifique de validation des informations;
d) mettant à la disposition d’un nombre connu d’utilisateurs, selon le principe du besoin d’en connaître, des informations stockées dans les domaines contenant respectivement des informations sensibles non classifiées et des informations classifiées.
PARTIE 3
1. Objectifs
La troisième partie de l’annexe fournit une description des procédures de contrôle et de vérification des informations dans le système «Faux documents et documents authentiques en ligne» (ci-après le «système FADO de l’EBCG») de l’Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes (ci-après l’«Agence»).
Le traitement des données à caractère personnel sera pris en compte dans les procédures de contrôle et de vérification des informations dans le système FADO de l’EBCG.
La Commission supervise, entre autres, la mise en œuvre des mesures contenues dans la présente décision. La Commission est assistée par le comité institué à l’article 6 du règlement (CE) no 1683/95 du Conseil. L’Agence participe, sans pouvoir de décision, aux réunions du comité de l’article 6.
L’Agence appliquera des techniques d’assurance et de contrôle de la qualité aux fins du contrôle et de la vérification des informations contenues dans le système FADO de l’EBCG.
2. Assurance et contrôle de la qualité
Conformément à la partie 2 de l’annexe de la présente décision d’exécution de la Commission établissant les spécifications techniques pour l’entrée et le stockage des informations dans le système FADO de l’EBCG, l’Agence établira les procédures destinées à mettre en œuvre:
a) l’assurance de la qualité:
— avant que les informations ne soient introduites dans le système FADO à des fins de validation,
— pendant le processus de validation;
b) le contrôle de la qualité:
— après publication, une fois que les informations ont été mises à la disposition du grand public et des autres utilisateurs finaux (consommateurs).
3. Assurance de la qualité
i) Gestion des accès
La gestion des accès au système FADO a pour objet:
a) d’accorder l’accès au système FADO sur la base du besoin d’en connaître;
b) de révoquer les droits d’accès.
L’Agence mettra en place des procédures de gestion des accès au système FADO dans lesquelles les exigences minimales suivantes devront être respectées:
a) les utilisateurs reçoivent des informations sur le traitement de leurs données à caractère personnel;
b) les utilisateurs gèrent leur compte utilisateur dans le système FADO;
c) les données à caractère personnel sont communiquées à l’Agence directement par les personnes concernées ou par leur point de contact;
d) un nombre limité d’utilisateurs de l’Agence appartenant à l’organisation du système FADO sont autorisés à assurer la gestion des accès.
ii) Validation des informations introduites dans le système FADO
La validation des informations a pour objet de réduire le risque de défaillances du système, en garantissant l’uniformité et la qualité des informations.
Seuls certains experts documentaires autorisés et formés à cet effet fournissent et valident les informations dans le système.
Avant de commencer à entrer des informations dans le système, ces utilisateurs:
a) seront formés à cet effet;
b) recevront des documents d’orientation et/ou des tutoriels à cet effet;
c) seront informés des processus opérationnels mis en place par l’Agence à des fins de validation.
L’Agence mettra en place un module spécifique du système FADO de l’EBCG destiné à la validation des informations avant leur mise à la disposition d’autres utilisateurs. Pendant le processus de validation, ce module permettra:
a) à un certain nombre d’utilisateurs d’introduire ou de corriger des informations dans le système FADO de l’EBCG;
b) à un nombre limité d’utilisateurs de procéder à la validation des informations dans le système, y compris la consultation facultative d’utilisateurs sélectionnés autres que ceux qui introduisent ou corrigent les informations;
c) à un nombre limité d’utilisateurs de fournir la traduction si nécessaire;
d) à un nombre limité d’utilisateurs d’approuver et de publier les informations.
iii) Publication des informations
À l’issue du processus de validation, les informations seront publiées.
4. Contrôle de la qualité
L’Agence établira un plan annuel de contrôle de la qualité dans le système FADO de l’EBCG.
Ce plan garantira que des contrôles portant sur un volume suffisant d’informations sont effectués régulièrement chaque année et vérifient, entre autres:
a) la pertinence des informations contenues dans le système FADO de l’EBCG;
b) la qualité des informations contenues dans le système FADO de l’EBCG;
c) la conformité de la gestion du système FADO de l’EBCG, y compris le respect des exigences en matière de protection des données à caractère personnel.
Les résultats des audits seront communiqués à la Commission, au conseil d’administration de l’Agence et au délégué à la protection des données de l’Agence.
5. Contribution des utilisateurs à la qualité
Les utilisateurs peuvent participer au processus de contrôle et de vérification des informations contenues dans le système FADO de l’EBCG.