Règlement intérieur
Point 1
Définitions
Aux fins du présent règlement intérieur en vertu de l’article 11, paragraphe 3, de l’accord sur la sécurité de l’aviation civile entre l’Union européenne et le Japon, on entend par:
— «partie», l’Union européenne ou le Japon,
— «les deux parties» l’Union européenne et le Japon.
Point 2
Présidence et composition
1. La présidence du comité mixte est exercée conjointement par un représentant de l’Union européenne et par un représentant du Japon (ci-après dénommés «présidents»).
2. L’Union européenne est représentée au sein du comité mixte par la Commission européenne, assistée de l’Agence de l’Union européenne pour la sécurité aérienne (AESA) et accompagnée des autorités aéronautiques des États membres de l’Union européenne.
3. Le Japon est représenté au sein du comité mixte par le ministère des affaires étrangères et/ou la mission du Japon auprès de l’Union européenne et accompagné par le ministère du territoire, des infrastructures, des transports et du tourisme.
Point 3
Réunions
1. Le comité mixte se réunit à intervalles réguliers, à la demande de l’une ou l’autre partie.
2. Les lieux de réunion alterneront, autant que possible, entre Bruxelles et Tokyo. Ces réunions pourraient être remplacées par des vidéoconférences. Les décisions et recommandations adoptées au cours de vidéoconférences auront la même valeur que celles adoptées lors de réunions physiques. Une fois que la date et le lieu d’une réunion ont été convenus entre les parties, la réunion est convoquée par la Commission européenne pour l’Union européenne et par le ministère des affaires étrangères pour le Japon.
3. Sauf décision contraire des présidents, les réunions du comité mixte ne seront pas publiques. Un communiqué de presse peut être publié d’un commun accord entre les parties après les réunions.
4. Les réunions et les documents se feront en langue anglaise. Les coûts d’interprétation ou de traduction dans une autre langue seront à la charge de la partie qui en fait la demande.
Point 4
Délégations
1. Avant chaque réunion, les parties s’informeront mutuellement de la composition prévue de leur délégation respective, et nommeront leurs présidents respectifs.
2. Les présidents peuvent, sur une base ad hoc, décider d’inviter des participants extérieurs à assister aux réunions du comité mixte afin de fournir des informations sur des sujets particuliers ou en qualité d’observateurs.
Point 5
Secrétariat
Un fonctionnaire de la Commission européenne et un fonctionnaire du ministère des affaires étrangères exerceront conjointement les fonctions de secrétaires du comité mixte.
Point 6
Ordre du jour des réunions
1. Les présidents établiront d’un commun accord l’ordre du jour provisoire de chaque réunion. Cet ordre du jour provisoire ainsi que tout document utile à la réunion seront transmis par les secrétaires aux participants au plus tard quinze jours ouvrables avant la date de la réunion.
2. Le comité mixte adoptera l’ordre du jour au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l’ordre du jour provisoire est possible si les parties le décident.
3. Les présidents peuvent modifier, d’un commun accord, le délai de transmission des documents visés au paragraphe 1, y compris l’ordre du jour provisoire, afin de tenir compte des exigences des procédures internes d’une partie ou de l’urgence d’une question particulière.
Point 7
Procès-verbal
1. Un projet de procès-verbal sera rédigé après chaque réunion du comité mixte. Ledit projet mentionnera les décisions prises, les recommandations formulées et les conclusions adoptées.
2. Une fois approuvé, le procès-verbal sera signé par les présidents et chacune des parties en conservera un exemplaire original ou une copie scannée. La signature et l’archivage électroniques sont possibles.
Point 8
Procédure écrite
Si nécessaire et justifié, les recommandations et les décisions du comité mixte peuvent être arrêtées par procédure écrite. À cette fin, les présidents procèderont à l’échange des projets de mesures sur lesquels l’avis du comité mixte est demandé, qui peut ensuite être confirmé par un échange de courriers. Toute partie peut toutefois demander que le comité mixte se réunisse pour examiner la question.
Point 9
Délibérations
1. Le comité mixte adoptera des décisions et formulera des recommandations d’un commun accord entre les parties.
2. Les décisions et les recommandations du comité mixte porteront respectivement le titre de «décision» et de «recommandation», suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une description de leur objet.
3. Les décisions et les recommandations du comité mixte seront revêtues de la signature des présidents.
4. Les décisions adoptées par le comité mixte seront mises en œuvre par les parties conformément à leurs propres procédures internes.
5. Les décisions adoptées par le comité mixte peuvent être publiées par les parties dans leurs journaux officiels respectifs. Les recommandations ou tout autre acte adopté par le comité mixte peuvent être publiés si les parties en décident ainsi. Chacune des parties conservera un exemplaire original ou une copie scannée des décisions et des recommandations.
Point 10
Frais
1. Les parties seront responsables du paiement de leurs propres dépenses résultant de leur participation aux réunions du comité mixte et aux réunions liées aux décisions et aux recommandations du comité mixte, notamment les dépenses en personnel, les frais de voyage et de séjour ainsi que les frais postaux et de télécommunications.
2. Les dépenses relatives à l’organisation matérielle des réunions seront supportées par la partie qui les accueille.