La présente annexe définit les conditions selon lesquelles les organisations participant au CPD UE — États-Unis sont tenues d’assurer l’arbitrage des plaintes, au titre du principe «Voies de recours, application et responsabilité». L’option d’arbitrage contraignant décrite ci-dessous s’applique à certaines plaintes «résiduelles» concernant des données couvertes par le CPD UE — États-Unis. Elle vise à proposer, au choix des personnes concernées, un mécanisme rapide, indépendant et équitable permettant de résoudre toute violation alléguée des principes qui n’aurait pas été résolue par les autres mécanismes mis en place au titre du CPD UE — États-Unis.
A. Portée
Une personne peut opter pour cette solution d’arbitrage en vue de déterminer, pour une plainte résiduelle, si une organisation participant au CPD UE — États-Unis n’a pas satisfait à ses obligations au titre des principes envers cette personne et si cette infraction reste entièrement ou partiellement sans réparation. Cette possibilité est offerte uniquement à ces fins. Elle n’est pas disponible, par exemple, en ce qui concerne les exceptions aux principes ou en ce qui concerne une allégation relative à l’adéquation du CPD UE — États-Unis.
B. Mesures de réparation possibles
Dans le cadre de cette option d’arbitrage, le «panel du cadre de protection des données UE — États-Unis (le panel d’arbitrage composé d’un ou de trois arbitres, suivant ce dont les parties ont convenu) est habilité à imposer une mesure de réparation équitable non pécuniaire propre à la personne concernée (par ex. l’accès, la correction, la suppression ou la restitution des données concernées de cette personne), nécessaire pour remédier à la violation des principes uniquement en ce qui concerne cette personne. Il s’agit des seuls pouvoirs du panel du cadre de protection des données UE — États-Unis en matière de mesures de réparation. Dans son examen des recours, le panel du cadre de protection des données UE — États-Unis est tenu de prendre en considération les mesures de réparation déjà imposées par d’autres instances dans le cadre du CPD UE — États-Unis. Les dommages-intérêts, portant sur des honoraires, frais ou dépens, ou autres mesures de réparation ne sont pas possibles. Chaque partie supporte ses propres frais d’avocat.
C. Exigences préalables à l’arbitrage
Une personne qui décide de se prévaloir de cette option d’arbitrage doit accomplir les démarches suivantes avant de lancer une demande d’arbitrage: 1) faire part de la violation alléguée directement à l’organisation et donner à celle-ci la possibilité de régler le problème dans le délai fixé à la section d) i) du principe complémentaire «Résolution des litiges et application des décisions»; 2) faire appel au mécanisme de recours indépendant prévu par les principes, gratuit pour les personnes; et 3) faire part du problème au ministère par l’intermédiaire de son APD et laisser au ministère la possibilité de faire tout ce qui est en son pouvoir pour résoudre le problème dans les délais fixés dans la lettre de l’International Trade Administration (direction du commerce international) du ministère, sans frais pour la personne concernée.
Cette option d’arbitrage ne peut pas être invoquée si la violation des principes avancée par la personne concernée 1) a fait précédemment l’objet d’un arbitrage contraignant; 2) a fait l’objet d’une décision de justice définitive dans le cadre d’une procédure à laquelle la personne était partie; ou 3) a été réglée précédemment par les parties. Cette option ne peut pas non plus être invoquée si une APD 1) est compétente au titre des principes complémentaires «Rôle des autorités chargées de la protection des données» ou «Données relatives aux ressources humaines»; ou 2) est compétente pour résoudre la violation alléguée directement avec l’organisation. La compétence d’une APD pour statuer sur la même violation alléguée à l’encontre d’un responsable du traitement dans l’Union n’empêche pas à elle seule de recourir à cette option d’arbitrage à l’encontre d’une autre entité juridique qui n’est pas soumise à la compétence de cette APD.
D. Caractère contraignant des décisions
La décision d’une personne de recourir à cette option d’arbitrage contraignant est entièrement volontaire. Les décisions arbitrales engageront toutes les parties à l’arbitrage. Une fois l’option d’arbitrage invoquée, la personne concernée renonce à toute possibilité de recours contre la même violation alléguée devant une autre instance, sous réserve du fait que, si la mesure de réparation équitable non pécuniaire ne permet pas de remédier totalement à la violation alléguée, l’invocation par cette personne de l’option d’arbitrage n’exclut pas une action en dommages-intérêts devant les instances judiciaires.
E. Contrôle et application
Les personnes et les organisations participant au CPD UE — États-Unis pourront demander le contrôle juridictionnel et l’application des décisions arbitrales conformément à la législation américaine au titre du Federal Arbitration Act. Toute affaire de ce type doit être portée devant le tribunal fédéral de première instance compétent pour le lieu principal d’activité de l’organisation participant au CPD UE — États-Unis.
Cette option d’arbitrage vise à résoudre des litiges individuels. De plus, les décisions arbitrales n’ont pas pour vocation d’établir une jurisprudence contraignante ou dont il convient de tenir compte dans des dossiers impliquant d’autres parties, y compris dans des procédures d’arbitrage futures devant les tribunaux de l’Union ou des États-Unis ou dans le cadre de procédures lancées par la FTC.
F. Le panel d’arbitrage
Les parties sélectionneront les arbitres du panel du cadre de protection des données UE — États-Unis dans la liste d’arbitres décrite ci-dessous.
Conformément au droit applicable, le ministère et la Commission dresseront une liste d’au moins dix arbitres, sélectionnés sur la base de leur indépendance, de leur intégrité et de leur expertise. Pour ce faire, les principes suivants s’appliqueront:
Les arbitres:
1) resteront sur la liste pendant une période de trois ans, sauf circonstances exceptionnelles ou motif valable, cette période étant renouvelable une fois par le ministère, avec notification préalable à la Commission;
2) ne recevront aucune consigne ni des parties, ni d’une organisation participant au CPD UE — États-Unis, ni des États-Unis, de l’Union européenne ou d’un État membre de l’Union, ni de tout autre organe étatique, autorité publique ou autorité répressive; ils ne seront pas davantage affiliés à ces parties, organisations, États, organes ou autorités; et
3) doivent être habilités à pratiquer le droit aux États-Unis, être experts en droit américain de la vie privée et posséder une expertise en droit de l’Union en matière de protection des données.
G. Procédures d’arbitrage
Le ministère et la Commission sont convenus, dans le respect du droit en vigueur, d’adopter des règles d’arbitrage pour régir les procédures devant le panel du cadre de protection des données UE — États-Unis. Si les règles régissant les procédures doivent être modifiées, le ministère et la Commission conviendront de modifier ces règles ou d’adopter un autre ensemble de procédures arbitrales américaines existantes et bien établies, selon le cas, sous réserve de chacune des considérations suivantes:
1. Une personne peut lancer une procédure d’arbitrage contraignant moyennant le respect des conditions préalables à l’arbitrage exposées ci-dessus, en remettant une «notification» à l’organisation. Cette notification doit contenir un résumé des démarches accomplies au titre du paragraphe C pour résoudre la plainte, une description de la violation alléguée et, à sa discrétion, toutes pièces justificatives et/ou une analyse de la législation applicable à la plainte alléguée.
2. Des procédures seront mises en place afin qu’une même violation invoquée par une personne ne fasse pas l’objet de plusieurs recours ou procédures.
3. Une action auprès de la FTC peut être menée parallèlement à l’arbitrage.
4. Aucun représentant des États-Unis, de l’Union ou d’un État membre de l’Union ou de tout autre organe étatique, autorité publique ou autorité répressive ne peut participer à ces arbitrages, étant entendu qu’à la demande d’une personne de l’Union, les APD peuvent apporter une assistance dans la préparation de la notification uniquement. Les APD ne peuvent en revanche pas avoir accès aux communications des pièces du dossier avant l’audience ni à aucun autre document relatif à ces arbitrages.
5. L’arbitrage sera organisé aux États-Unis. La personne concernée peut décider d’y participer par une vidéoconférence ou une téléconférence, mise en place gratuitement. La participation en personne ne sera pas imposée.
6. Sauf accord contraire des parties, l’arbitrage se fera en anglais. Sur demande motivée, et en tenant compte de la représentation ou non de la personne par un avocat, l’interprétation lors des auditions d’arbitrage ainsi que la traduction des documents d’arbitrage seront assurées gratuitement pour la personne concernée, sauf si le panel du cadre de protection des données UE — États-Unis estime que, dans les circonstances particulières du dossier d’arbitrage concerné, ce service engendrerait des coûts injustifiés ou disproportionnés.
7. Les documents soumis aux arbitres seront traités de manière confidentielle et seront utilisés uniquement dans le cadre de l’arbitrage.
8. Des mesures de communication des pièces avant audience propres à la personne concernée peuvent être autorisées si nécessaire et ces pièces seront traitées de manière confidentielle par les parties et seront utilisées uniquement dans le cadre de l’arbitrage.
9. Sauf accord contraire des parties, les procédures d’arbitrage devraient être achevées dans un délai de 90 jours à compter de la remise de la notification à l’organisation concernée.
H. Coûts
Les arbitres doivent prendre des mesures raisonnables pour limiter le plus possible les coûts et frais liés à l’arbitrage.
Dans le respect du droit en vigueur, le ministère facilitera la création d’un fonds auquel les organisations participant au CPD UE — États-Unis seront tenues d’apporter une contribution, fondée en partie sur leur taille, qui couvrira les coûts d’arbitrage, y compris les honoraires des arbitres, jusqu’à des montants plafonnés. Le fonds sera géré par un tiers qui rendra compte régulièrement au ministère de son fonctionnement. Le ministère coopérera avec ce tiers pour examiner régulièrement le fonctionnement du fonds, notamment la nécessité d’ajuster le montant des contributions ou des plafonds en fonction des coûts d’arbitrage, et prendra en considération, entre autres, le nombre d’arbitrages et les coûts et durées des arbitrages, étant bien entendu qu’aucune charge financière excessive ne sera imposée aux organisations participant au CPD UE — États-Unis. Le ministère informera la Commission du résultat de ces examens avec le tiers et notifiera au préalable à la Commission tout ajustement du montant des contributions. Les honoraires d’avocats ne sont pas couverts par la présente disposition ni par aucun fonds relevant de la présente disposition.