Règlement intérieur du comité mixte
Article premier
Chefs de délégation
1. L’Union européenne et l’Islande (ci-après dénommées "parties") désignent chacune un chef de délégation, qui sera la personne de contact chargée des questions liées au comité mixte. Les parties désignent également le chef adjoint du chef de délégation
2. Chaque chef de délégation peut déléguer tout ou partie de ses fonctions de chef de délégation à l’adjoint, auquel cas toutes les références faites au chef de délégation renvoient également au chef adjoint.
Article 2
Présidence
La présidence du comité mixte est assurée en alternance, pendant une année civile, par le chef de délégation de chaque partie.
Article 3
Réunions
1. À moins que les parties n’en disposent autrement, le comité mixte se réunit à la demande de l’une des parties, alternativement dans l’Union et en Islande, au plus tard 90 jours après la présentation de la demande.
2. Chaque réunion du comité mixte est convoquée par le président à une date et en un lieu approuvés par les parties. La convocation est envoyée par le président au plus tard vingt-huit jours calendaires avant le début de la réunion, à moins que les parties n’en disposent autrement.
3. Lorsque les deux parties en conviennent, des experts à même de fournir les informations spécifiques demandées peuvent assister aux réunions du comité mixte.
4. Sauf décision contraire des parties, les réunions du comité mixte ne sont pas publiques.
5. Exceptionnellement, les réunions du comité mixte peuvent se tenir à l’aide de tout moyen technologique approuvé par les parties, par exemple par vidéoconférence.
Article 4
Délégations
Avant chaque réunion, chaque partie informe l’autre, par l’intermédiaire du secrétariat du comité mixte prévu à l’article 5, de la composition prévue de la délégation.
Article 5
Secrétariat
Un représentant de la Commission européenne et un représentant de l’Islande sont désignés par les chefs de délégation respectifs afin d’exercer conjointement les fonctions de secrétaires du comité mixte et exécutent les tâches de secrétariat de manière conjointe et dans un esprit de confiance mutuelle et de coopération.
Article 6
Correspondance
1. La correspondance destinée au comité mixte est adressée aux secrétaires.
2. Le secrétariat veille à ce que la correspondance adressée au comité mixte soit transmise au président et diffusée, s’il y a lieu.
3. La correspondance entre les parties peut s’effectuer par tout moyen écrit disponible, y compris par courrier électronique.
Article 7
Ordre du jour des réunions
1. Le secrétariat établit, pour chaque réunion, un ordre du jour provisoire sur la base des propositions formulées par les parties. L’ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat a reçu une demande d’inscription à l’ordre du jour de la part d’une partie, appuyée par les documents y afférents, au plus tard vingt et un jours calendaires avant la date de la réunion.
2. L’ordre du jour provisoire, ainsi que les documents utiles, doivent être diffusés au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion.
3. L’ordre du jour est arrêté par le président et l’autre chef de délégation au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l’ordre du jour provisoire est possible, si les parties en conviennent.
4. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte de circonstances particulières.
Article 8
Adoption des instruments
1. Les décisions du comité mixte au sens de l’article 10, paragraphes 2 et 3, de l’accord sont adoptées par consensus et adressées aux parties. Les décisions portent les signatures du président et de l’autre chef de délégation.
2. Chaque décision entre en vigueur le jour de son adoption, à moins qu’elle n’en dispose autrement.
3. Chaque partie peut décider de publier toute décision adoptée par le comité mixte.
Article 9
Procédure écrite
Sous réserve de l’accord des parties, le comité mixte peut adopter des décisions par procédure écrite. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les deux secrétaires, agissant en accord avec les parties. La partie qui propose de recourir à la procédure écrite soumet le projet de décision à l’autre partie, qui répond en indiquant si elle accepte ou non le projet, propose des amendements ou demande un délai de réflexion supplémentaire. Si le projet est adopté, il est arrêté définitivement conformément à l’article 8, paragraphe 1.
Article 10
Procès-verbal
1. Le président établit un projet de procès-verbal de chaque réunion et le soumet à l’autre chef de délégation dans les vingt jours ouvrables qui suivent la réunion. Le projet de procès-verbal expose les recommandations et peut également contenir toute autre conclusion adoptée. L’autre chef de délégation approuve le projet ou propose des modifications. Lorsque le projet de procès-verbal est approuvé, le président et l’autre chef de délégation signent deux exemplaires originaux de celui-ci. Le président et l’autre chef de délégation conservent chacun un exemplaire original du procès-verbal.
2. Dans le cas où aucun accord sur le procès-verbal n’est trouvé avant la convocation de la réunion suivante, le procès-verbal reprend le projet établi par le président, projet auquel sont annexées les propositions de modification présentées par l’autre chef de délégation sont annexées.
Article 11
Dépenses
1. Chaque partie supporte les dépenses qu’elle expose en raison de sa participation aux réunions du comité mixte.
2. Les dépenses relatives à l’organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.
Article 12
Confidentialité
Les délibérations du comité mixte revêtent un caractère confidentiel.