Avant chaque réunion de la CTOI, lorsque cette instance est appelée à adopter des décisions ayant des effets juridiques sur l’Union, les dispositions requises sont prises pour que la position qui sera exprimée au nom de l’Union prenne en considération les données scientifiques et autres informations pertinentes les plus récentes transmises à la Commission, conformément aux principes et orientations figurant à l’annexe I.
À cet effet, et sur la base de ces données et informations, la Commission transmet au Conseil ou à ses instances préparatoires, suffisamment longtemps avant chaque réunion de la CTOI, un document écrit exposant en détail les éléments spécifiques proposés pour la position de l’Union, pour examen et approbation des détails de la position qui sera exprimée au nom de l’Union.
Si, au cours d’une réunion de la CTOI, il est impossible, y compris sur place, de parvenir à un accord pour que la position de l’Union tienne compte d’éléments nouveaux, la question est renvoyée au Conseil ou à ses instances préparatoires.