L’interface utilisateur graphique du guichet unique maritime national prévoit une «page de renvoi» et un «bureau utilisateur».
La «page de renvoi» est accessible au public et contient:
— des informations relatives au guichet unique maritime national,
— un lien vers le site internet d’assistance en ligne et vers les horaires d’arrivée et de départ des navires estimés et réels,
— une section de connexion pour l’authentification de l’utilisateur afin d’accéder au «bureau utilisateur».
À la suite de l’authentification réussie, le «bureau utilisateur» est mis à la disposition des déclarants avec les fonctionnalités communes qui suivent:
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Liste des navires
Cette fonctionnalité permet de consulter:
— une liste des navires lors de la création d’une nouvelle escale,
— les informations d’identification et les caractéristiques des navires, y compris les exemptions de déclaration, qui doivent être disponibles à partir de la base de données sur les navires de l’EMSWe, ou autrement à partir d’une autre base de données pertinente.
Un filtre est prévu pour parcourir la liste selon les critères suivants:
— le numéro OMI du navire,
— l’indicatif d’appel du navire,
— le numéro MMSI,
— le nom du navire.
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Liste des escales
La liste des escales est accessible pendant une certaine période, comme le prévoient les règles nationales de conservation des données. Les informations qui suivent doivent au moins être disponibles: le port d’escale, l’identifiant de visite, l’identification du navire, l’horaire d’arrivée et de départ du navire estimé et réel. À l’aide de ces critères, un filtre est disponible pour parcourir la liste.
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Vue d’ensemble de l’escale
L’escale sélectionnée contient les informations relatives au statut des données requises et les réponses des autorités en lien avec cette escale, y compris le modèle de dédouanement (systématique ou implicite) appliqué par le guichet unique maritime national.
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Création d’une escale
Cette fonctionnalité permet de créer une escale en sélectionnant un navire à partir de la fonctionnalité «liste des navires» ou en saisissant manuellement les informations d’identification du navire et le port d’escale à partir des informations récupérées par le guichet unique maritime national depuis la base de données commune de localisation. Avec la création de l’escale, un identifiant de visite lié au navire sélectionné et au port d’escale est fourni.
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Constitution de nouvelles données requises
Cette fonctionnalité permet aux déclarants de communiquer de nouvelles données requises pour l’escale sélectionnée à partir de la liste des escales.
Dans le cas où les informations d’identification et les caractéristiques d’un navire ou les exemptions de déclaration enregistrées sont requises pour s’acquitter des obligations de déclaration, le guichet unique maritime national met à la disposition les informations pertinentes récupérées depuis la base de données sur les navires de l’EMSWe, ou autrement depuis une autre base de données pertinente dans l’interface utilisateur graphique en préremplissant les champs concernés.
Dans le cas où le code de localisation ou le code de l’installation portuaire est nécessaire pour satisfaire aux obligations de déclaration, le guichet unique maritime national met à la disposition les informations pertinentes récupérées depuis la base de données commune de localisation dans l’interface utilisateur graphique.
Dans le cas où des informations sur les marchandises dangereuses et polluantes sont requises pour remplir les obligations de déclaration, le guichet unique maritime national met à la disposition les informations pertinentes récupérées depuis la base de données commune Hazmat dans l’interface utilisateur graphique en:
— préremplissant les informations exigées sur les marchandises dangereuses et polluantes sur la base du numéro ONU ou de la référence textuelle d’un article de marchandise dangereuse et polluante saisie par le déclarant,
— fournissant une liste des marchandises dangereuses et polluantes sur la base du mode de transport et du type de produit renseignés par le déclarant.
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Télécharger des informations depuis les feuilles de calcul
Lorsqu’ils renseignent ou mettent à jour des données requises, les déclarants sont en mesure de télécharger des informations à partir de feuilles de calcul numériques.
Le guichet unique maritime national garantit que la version du modèle de la feuille de calcul est conforme à la dernière version disponible ou, pendant une période de transition au cours de laquelle une nouvelle version des modèles est publiée, à l’une des deux dernières versions consécutives des modèles de feuille de calcul. En conséquence, une version des modèles est supprimée à la fin de la période de transition.
À la suite du téléchargement du fichier de feuille de calcul, le guichet unique maritime national vérifie que le format, la cardinalité et les règles opérationnelles des éléments de données sont conformes à ceux définis dans l’ensemble de données de l’EMSWe.
Si une feuille de calcul n’est pas conforme aux règles de production des versions ou aux exigences de l’ensemble de données de l’EMSWe, le guichet unique maritime national rejette les informations de la feuille de calcul et affiche un message d’erreur avec une indication claire des raisons de l’échec de la vérification.
À la suite des vérifications réussies du guichet unique maritime national, les éléments de données extraits de la feuille de calcul remplacent les éléments de données précédemment saisis dans l’interface utilisateur graphique. Avant la soumission, l’interface utilisateur graphique donne la possibilité de lire, de réviser et de corriger les informations extraites de cette feuille de calcul.
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Réutiliser les données requises existantes
Lorsqu’ils préparent de nouvelles données requises pour une escale, les déclarants sont en mesure de réutiliser le contenu disponible des données requises en lien avec le même navire qu’ils ont précédemment soumises au même guichet unique maritime national.
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Sauvegarder les ébauches de données requises
Les déclarants peuvent sauvegarder les ébauches de données requises avant la soumission.
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Soumission des données requises
Les déclarants peuvent soumettre des données requises au guichet unique maritime national. À la suite de la soumission de ces informations, le guichet unique maritime national affiche les résultats des contrôles sémantiques effectués au niveau de l’État membre.
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Gestion des données requises
Cette fonctionnalité permet aux déclarants de consulter et de mettre à jour leurs ébauches de données requises ou leurs données requises précédemment soumises. Lorsque cette option est autorisée, ils peuvent retirer ou invalider leurs données requises individuelles.
L’ensemble des données requises soumises à l’aide du module d’interface de déclaration harmonisée est également disponible dans l’interface utilisateur graphique. L’interface utilisateur graphique affiche des informations (date et heure de la soumission) de toutes ces données requises, y compris les réponses des autorités.
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Annulation de l’escale
Les déclarants peuvent annuler leur escale précédemment créée et retirer ou invalider leurs données requises associées à cette escale précédemment soumises.
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Configuration des paramètres personnels
Les déclarants sont en mesure de configurer des données à caractère personnel complémentaires établies à l’échelle nationale qui ne sont pas gérées par le système de gestion des accès et du registre des utilisateurs de l’EMSWe.
L’interface utilisateur graphique du guichet unique maritime national permet aux déclarants de changer la langue de l’interface utilisateur graphique. L’anglais est toujours pris en charge.
Les États membres peuvent prévoir des fonctionnalités complémentaires sur leur interface utilisateur graphique.
Contenu des modèles de feuille de calcul
La Commission élabore et met à disposition les types suivants de modèles de feuille de calcul:
— notification préalable à l’entrée,
— notification préalable à la sortie,
— notification préalable à l’entrée pour les navires soumis à une inspection élargie,
— notification de sécurité,
— notification des déchets,
— récépissé de livraison des déchets,
— liste de l’équipage et effets de l’équipage,
— liste des passagers,
— provisions de bord,
— déclaration générale de la cargaison,
— marchandises dangereuses et polluantes,
— déclaration maritime de santé,
— itinéraire du navire de croisière,
— informations sur le navire avitailleur.
Les modèles de feuille de calcul sont conformes aux noms, aux formats et aux règles opérationnelles des éléments de l’ensemble de données de l’EMSWe.
L’ensemble de modèles de feuille de calcul est mis à disposition dans sa totalité et se voit attribuer un numéro de version qui sera indiqué sur la feuille de calcul. Chaque version de l’ensemble de modèles de feuille de calcul correspond à une version de l’ensemble de données de l’EMSWe.
Chaque cellule de données ou groupe de cellules de données est associé(e) à un élément de l’ensemble de données de l’EMSWe et identifié au moyen d’un code, d’un format et d’un nom (label) en langue anglaise. Les États membres peuvent traduire les modèles de feuille de calcul avec des labels dans d’autres langues que l’anglais. Les valeurs contenues dans les cellules qui ne sont pas destinées à être saisies ne peuvent pas être modifiées.
Les modèles de feuille de calcul comprennent un contrôle de base des données sur les valeurs des cellules de données. Le modèle de feuille de calcul donne la possibilité de copier et de coller du contenu depuis et dans les cellules de données.
Lorsque la cellule de données requiert une valeur provenant d’une liste de codes, le cas échéant, la valeur peut être sélectionnée dans une liste déroulante.
Lorsque les éléments de données doivent être déclarés dans de multiples enregistrements, la première colonne indique le numéro de séquence de chaque enregistrement.
Chaque modèle de feuille de calcul inclut l’indication de son type.
Le format du fichier de feuille de calcul est codé dans le format de fichier Office Open XML (extension «XLSX»). Le fichier de feuille de calcul ne comprend que des fonctionnalités qui sont prises en charge par les spécifications officielles d’Office Open XML. Le fichier de feuille de calcul ne contient pas de scripts ou de codes exécutables.
L’interface utilisateur graphique du guichet unique maritime national donne la possibilité de déclarer toutes les feuilles de calcul nécessaires dans un fichier de feuille de calcul ou de déclarer une feuille de calcul individuelle par fichier de feuille de calcul.