1. La communication écrite entre les autorités compétentes et les établissements désignés ou les représentants légaux au titre du présent règlement, y compris l’échange des formulaires prévus par le présent règlement et des données demandées dans le cadre d’une injonction européenne de production ou d’une injonction européenne de conservation, s’effectue au moyen d’un système informatique décentralisé sécurisé et fiable (ci-après dénommé «système informatique décentralisé»).
2. Chaque État membre veille à ce que les établissements désignés ou les représentants légaux des fournisseurs de services situés dans cet État membre aient accès au système informatique décentralisé par l’intermédiaire de leur système informatique national respectif.
3. Les fournisseurs de services veillent à ce que leurs établissements désignés ou leurs représentants légaux puissent utiliser le système informatique décentralisé via le système informatique national concerné afin de recevoir les EPOC et les EPOC-PR, d’envoyer les données demandées à l’autorité d’émission et de communiquer d’une autre manière avec l’autorité d’émission et l’autorité chargée de la mise en œuvre, comme le prévoit le présent règlement.
4. La communication écrite entre les autorités compétentes au titre du présent règlement, y compris l’échange des formulaires prévus par le présent règlement et des données demandées dans le cadre de la procédure de mise en œuvre prévue à l’article 16, ainsi que la communication écrite avec les agences ou organes compétents de l’Union, s’effectuent au moyen du système informatique décentralisé.
5. Lorsque la communication au moyen du système informatique décentralisé conformément au paragraphe 1 ou 4 n’est pas possible en raison, par exemple, d’une panne du système informatique décentralisé, de la nature des documents à transmettre, de contraintes techniques telles que le volume des données, de contraintes juridiques liées à la recevabilité des données demandées en tant que preuves ou aux exigences en matière de criminalistique applicables aux données demandées, ou de circonstances exceptionnelles, la transmission est effectuée à l’aide des moyens de substitution les plus appropriés, compte tenu de la nécessité de garantir la rapidité, la sécurité et la fiabilité de l’échange d’informations, et de permettre au destinataire d’en établir l’authenticité.
6. Lorsqu’une transmission est effectuée par des moyens de substitution comme le prévoit le paragraphe 5, l’autorité à l’origine de la transmission enregistre, sans retard injustifié, la transmission, y compris, s’il y a lieu, la date et l’heure de la transmission, l’expéditeur et le destinataire, le nom du fichier et sa taille, dans le système informatique décentralisé.