(25) Le système informatique décentralisé devrait être utilisé par défaut dans la communication entre les autorités compétentes. Toutefois, afin d’assurer la flexibilité de la coopération judiciaire, d’autres moyens de communication pourraient être plus appropriés dans certaines situations. Tel pourrait être le cas lorsque les autorités compétentes ont besoin d’une communication personnelle directe et en particulier pour les communications directes entre les juridictions en vertu des règlements (UE) 2015/848 et (UE) 2019/1111, ainsi que pour les communications directes entre les autorités compétentes en vertu des décisions-cadres 2005/214/JAI, 2006/783/JAI, 2008/909/JAI, 2008/947/JAI, 2009/829/JAI du Conseil, de la directive 2014/41/UE du Parlement européen et du Conseil ou du règlement (UE) 2018/1805 du Parlement européen et du Conseil lorsque les communications entre autorités compétentes sont susceptibles d’être effectuées par tout moyen ou tout moyen approprié, tel que cela est prévu dans ces actes. En pareils cas, les autorités compétentes pourraient utiliser des moyens de communication moins formels, tels que le courrier électronique.
D’autres moyens de communication pourraient également être appropriés lorsque la communication implique le traitement de données sensibles ou lorsque la conversion de documents volumineux au format électronique impose une charge administrative disproportionnée à l’autorité compétente qui envoie les documents. Compte tenu du fait que les autorités compétentes traitent des données sensibles, la sécurité et la fiabilité de l’échange d’informations devraient toujours être assurées lors du choix des moyens de communication appropriés. Le système informatique décentralisé devrait toujours être considéré comme le moyen le plus approprié pour l’échange de formulaires établis en application des actes juridiques énumérés aux annexes I et II du présent règlement. Toutefois, les formulaires pourraient être échangés par d’autres moyens dans les cas où les autorités compétentes de différents États membres se trouvent au même endroit dans un État membre aux fins de l’assistance dans l’exécution des procédures de coopération judiciaire au titre des actes juridiques énumérés à l’annexe II du présent règlement, si cela est nécessaire en raison de l’urgence de la question, par exemple dans les situations relevant de la directive 2014/41/UE où l’autorité d’émission apporte son assistance dans le cadre de l’exécution de la décision d’enquête européenne dans l’État d’exécution, ou lorsque les autorités compétentes de différents États membres coordonnent les procédures de coopération judiciaire au titre des actes juridiques énumérés à l’annexe II du présent règlement lors d’une réunion en présentiel.