1. Les points inscrits à l’ordre du jour d’une réunion ordinaire ou extraordinaire de la Commission sont préparés lors de la réunion hebdomadaire des chefs de cabinet présidée par le secrétaire général.
2. Les réunions spéciales des membres de cabinet sont convoquées, à l’initiative du président, pour examiner préalablement des questions ou des dossiers spécifiques. Ces réunions sont présidées par un membre du cabinet du président. Elles se tiennent normalement la semaine qui précède la réunion de la Commission.
3. Le groupe des relations interinstitutionnelles examine les positions à adopter par la Commission en matière interinstitutionnelle, notamment dans les dossiers en cours devant le Parlement européen et/ou le Conseil.
4. Le groupe de coordination de l’action extérieure examine les positions à adopter par la Commission en matière de relations extérieures et assure la cohérence entre les volets externe et interne de l’action de la Commission.
5. En principe, toute question sur laquelle un accord a été constaté lors d’une des réunions préparatoires visées aux paragraphes 1 à 4 ne peut pas être rouverte à un stade ultérieur.
6. Lorsqu’un accord est constaté sur un point de l’ordre du jour lors de la réunion hebdomadaire des chefs de cabinet et que celui-ci est maintenu à l’ordre du jour, l’adoption de l’acte a vocation à être acquise sans débat pendant la réunion de la Commission.
7. Lorsqu’un accord est constaté lors de la réunion hebdomadaire des chefs de cabinet ou lors de la réunion de la Commission, l’acte en question peut être adopté, sur proposition du président, par procédure écrite de finalisation conformément à l’article 22.
8. Dans toutes les réunions préparatoires visées aux paragraphes 1 à 4, les membres des cabinets s’expriment au nom du membre de la Commission qu’ils représentent sur la base d’un mandat clair.