1. Le secrétaire général met à la disposition des membres de la Commission un projet d’ordre du jour au plus tard le jour ouvrable précédant la réunion hebdomadaire des chefs de cabinet.
2. Au plus tard la veille de la réunion ordinaire ou extraordinaire de la Commission, le secrétaire général met à la disposition des membres de la Commission l’ordre du jour tel qu’arrêté par le président. L’ordre du jour est rendu public conformément à l’article 63.
3. Les documents nécessaires à l’examen de chacun des points inscrits à l’ordre du jour sont mis à la disposition des membres de la Commission au plus tard le jour ouvrable précédant la réunion hebdomadaire des chefs de cabinet.
Sauf dérogation accordée par le président sur demande écrite dûment motivée, les documents destinés à être examinés en réunion spéciale des membres de cabinet sont mis à la disposition des membres de la Commission au moins 48 heures avant ladite réunion. Dans le cas de documents volumineux, le secrétaire général, en accord avec le président, peut allonger ces délais.
La mise à disposition de documents est subordonnée à l’engagement de la procédure d’adoption par le secrétaire général après vérification notamment de l’accord du membre de la Commission responsable et, le cas échéant, des membres de la Commission co-responsables ou associés.