considérant ce qui suit:
(1) La Commission doit prendre ses décisions aussi ouvertement et aussi près que possible des citoyens et veiller à la transparence de ses procédures. Cela permet la participation des citoyens et garantit que l’administration bénéficie d’une légitimité et rend compte de ses actes devant les citoyens, conformément aux principes démocratiques de l’Union.
(2) Conformément à l’article 15, paragraphe 3, troisième alinéa, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne et à l’article 18, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1049/2001, chaque institution de l’Union doit élaborer dans son règlement intérieur des dispositions particulières concernant l’accès à ses documents.
(3) La Commission a mis en place un système numérique pour le traitement des demandes d’accès aux documents dénommé EASE («Electronic Access to European Commission Documents» – Accès électronique aux documents de la Commission européenne), qui vise à rationaliser la gestion des demandes d’accès aux documents, en mettant l’accent sur l’objectif général de rendre les documents aussi largement accessibles au public que possible.
Article premier
Objet et champ d’application
Les citoyens de l’Union et les personnes physiques ou morales résidant ou ayant leur siège dans un État membre bénéficient d’un droit d’accès aux documents de la Commission au titre de l’article 15, paragraphe 3, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, de l’article 42 de la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne et de l’article 2, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1049/2001 selon les procédures prévues par les présentes dispositions.
Article 2
Définitions
Aux fins de la présente décision, on entend par:
(1) «demandeur»: tout citoyen de l’Union ainsi que toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège dans un État membre qui introduit une demande d’accès à des documents au titre du règlement (CE) no 1049/2001;
(2) «document»: un document tel que défini à l’article 3, point a), du règlement (CE) no 1049/2001;
(3) «document établi par la Commission»: un document qui a été approuvé pour transmission par la personne habilitée à assumer la responsabilité de son contenu conformément aux règles et réglementations applicables au processus opérationnel sous-jacent. Cette personne ne doit pas nécessairement être la personne chargée de la tâche concrète de rédiger ou de dactylographier le document, mais est plutôt la personne ou l’entité administrative responsable du contenu conformément aux exigences procédurales et aux règles internes de la Commission européenne relatives au processus opérationnel concerné;
(4) «document reçu par la Commission»: un document qui a été remis intentionnellement à la Commission européenne par l’expéditeur (externe);
(5) «document détenu par la Commission»:
a) tout document enregistré conformément à l’article 7 de la décision (UE) 2021/2121 de la Commission du 6 juillet 2020 concernant la gestion des documents d’activité et les archives (ci-après la «décision (UE) 2021/2121 de la Commission»); et
b) tout autre document créé dans une application informatique contrôlée et détenue par la Commission et stocké sur un appareil ou service en nuage de l’institution, à l’exception des documents stockés dans des dossiers personnels destinés à un usage exclusivement personnel en dehors de toute activité professionnelle;
(6) «processus opérationnel»: un flux de travail prédéfini comportant des étapes clairement définies découlant des exigences procédurales ou des règles internes, et une description du résultat de chaque étape.
Article 3
Documents directement accessibles au public
1. La Commission accorde au public un accès direct aux propositions législatives dès leur adoption. Ces propositions sont accompagnées de l’analyse d’impact et de l’avis du comité d’examen de la réglementation.
2. La Commission fournit au public un accès direct aux documents suivants, entre autres, en les publiant en temps utile sur des sites web spécifiques:
a) les ordres du jour des réunions de la Commission et la liste des points prévus pour figurer à l’ordre du jour des réunions à venir;
b) les procès-verbaux ordinaires des réunions de la Commission approuvés;
c) les discours sur l’état de l’Union, les programmes de travail annuels de la Commission, les rapports de prospective stratégique, les plans stratégiques, les plans de gestion, l’examen annuel de la charge, les avis de la plateforme «Prêts pour l’avenir» et les rapports annuels d’activités;
d) les recommandations par pays du Semestre européen, les documents d’orientation à l’intention des États membres et le tableau de bord lié à la facilité pour la reprise et la résilience;
e) les décisions liées à l’initiative citoyenne européenne;
f) les avis motivés des parlements nationaux et les réponses de la Commission sur la conformité d’un projet d’acte législatif avec le principe de subsidiarité, conformément aux articles 6 et 7 du protocole no 2 du traité sur l’Union européenne et du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne;
g) les frais de mission totaux des membres de la Commission;
h) les procès-verbaux des réunions tenues entre des membres de la Commission, des membres de leur cabinet ou des responsables de la Commission et des représentants d’intérêts.
Article 4
Règles relatives à l’octroi d’un accès aux documents accessibles sur demande
1. Les demandes d’accès à tout document ne relevant pas de l’article 3 sont évaluées en appliquant les exceptions au droit d’accès énoncées à l’article 4, paragraphes 1 à 3, du règlement (CE) no 1049/2001.
2. Il existe une présomption selon laquelle l’accès aux documents suivants, entre autres, porte atteinte aux intérêts protégés par l’article 4, paragraphes 1 à 3, du règlement (CE) no 1049/2001:
a) les documents faisant partie d’une procédure préalable au déclenchement d’une procédure d’infraction ou d’une procédure d’infraction en cours;
b) les documents faisant partie d’une procédure juridictionnelle en cours;
c) les avis du service juridique;
d) les documents faisant partie d’affaires d’aides d’État;
e) les documents faisant partie d’affaires de concurrence (notamment ceux relevant des procédures de contrôle des concentrations et des enquêtes sur les ententes, ainsi que les documents envoyés à la Commission par les autorités nationales de concurrence), les documents faisant partie de procédures de défense commerciale, de procédures relatives aux subventions étrangères, de procédures relatives aux investissements directs étrangers, d’affaires de résolution et de procédures de surveillance des marchés financiers, de procédures au titre du règlement sur les marchés numériques et du règlement sur les services numériques, ainsi que les documents faisant partie de procédures administratives comparables;
f) les documents faisant partie d’une procédure d’autorisation administrative en cours;
g) les documents faisant partie des enquêtes de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF);
h) les offres et les demandes de subvention présentées par des soumissionnaires ou des demandeurs de subventions dans le cadre de procédures de passation de marchés publics;
i) les concours pour le recrutement de personnel;
j) les documents faisant partie des enquêtes de l’Office d’investigation et de discipline de la Commission; et
k) les documents faisant partie du dossier personnel des membres du personnel.
Aucun accès à ces documents n’est dès lors accordé, à moins que le demandeur ne justifie d’un intérêt public supérieur à obtenir l’accès l’emportant sur les intérêts protégés par l’article 4, paragraphes 2 et 3, du règlement (CE) no 1049/2001.
Une procédure est en cours jusqu’à ce que l’acte y mettant fin ne puisse plus être contesté devant les juridictions de l’Union ou une juridiction nationale.
Les parties à une procédure visée aux points e) à k) ont le droit d’accéder au dossier conformément à l’article 41, paragraphe 2, point b), de la charte des droits fondamentaux et à la législation sectorielle applicable.
Article 5
Règles relatives à l’enregistrement des documents et à la suppression des contenus non enregistrés
1. Tout contenu constituant une information substantielle non éphémère est enregistré conformément à l’article 7 de la décision (UE) 2021/2121 de la Commission.
2. Les contenus suivants ne répondent pas à cette définition:
a) les contenus qui, non conservés, n’auraient aucun effet administratif ou juridique négatif pour la Commission européenne;
b) les contenus diffusés dans le cadre d’un échange de vues préliminaire et informel entre membres du personnel de la Commission européenne;
c) les échanges relatifs à des questions éphémères (par exemple, aux modalités pratiques d’une réunion);
d) les informations sur la situation personnelle d’une personne, à moins qu’elles ne documentent ou ne mettent en œuvre les procédures établies par le statut;
e) les échanges de vues préliminaires et informels entre des membres du personnel de la Commission européenne ayant pour but de déterminer la position de l’entité administrative responsable du contenu du document;
f) les versions d’un document préliminaire (par exemple, un projet de proposition législative ou de communication en matière de politique ou un projet d’analyse d’impact); et
g) les premières versions de documents élaborés dans un espace collaboratif, c’est-à-dire les versions qui ne reflètent pas le résultat du travail collaboratif sur la plateforme ou le document produit à l’issue de ce travail collaboratif.
3. Les courriers électroniques non enregistrés sont automatiquement supprimés des boîtes aux lettres après six mois.
4. Les applications de messagerie textuelle sur les téléphones portables professionnels ne sont pas utilisées pour les informations substantielles non éphémères, sauf si cela est strictement nécessaire dans l’intérêt du service. Les applications de messagerie textuelle sont conformes aux recommandations de sécurité informatique de la Commission relatives à la disparition automatique des messages.
Article 6
Mesures facilitant l’accès aux documents
La couverture du registre des documents de la Commission créé conformément à l’article 11 du règlement (CE) no 1049/2001 sera progressivement élargie. Un lien vers le registre est disponible sur le site web EUROPA.
La Commission tient à jour le registre des affaires de concurrence, le registre des actes délégués et des actes d’exécution et le registre comitologie.
Article 7
Pas de création de nouveaux documents
La demande d’accès est refusée lorsque son acceptation nécessiterait la création d’un nouveau document, y compris lorsqu’elle impliquerait la compilation d’informations à partir de plusieurs documents ou l’extraction d’informations, qui exigent un investissement substantiel.
Article 8
Système numérique de traitement des demandes d’accès aux documents
1. L’EASE se compose de deux parties:
a) un portail public permettant aux citoyens de demander un ou plusieurs documents de la Commission (ci-après le «portail EASE»); et
b) un système informatique interne permettant au personnel de la Commission de traiter les demandes.
2. Le portail EASE fournit au public des informations sur les modalités d’introduction des demandes et sur les droits procéduraux des demandeurs au titre du règlement (CE) no 1049/2001.
3. Une page d’aide dans toutes les langues officielles informe le public des modalités d’obtention des documents.
4. Si les documents sont volumineux ou difficiles à manipuler, le demandeur peut être invité à venir consulter les documents sur place. Cette consultation est gratuite.
Article 9
Règles générales de procédure
1. Les demandeurs peuvent introduire leurs demandes d’accès à des documents par l’intermédiaire du portail EASE. Ils peuvent également envoyer leurs demandes par courrier postal ou par courrier électronique au secrétariat général ou à la direction générale ou au service compétent.
2. Les demandeurs doivent indiquer leurs nom et prénom lors de l’introduction de la demande. Si le demandeur ne fournit pas son nom ou son prénom ou s’il fournit des informations mensongères, la demande ne sera pas traitée.
3. Les demandes introduites au moyen du portail EASE, par courrier postal ou par courrier électronique doivent indiquer le pays de résidence et l’adresse postale. Si aucune adresse postale n’est fournie, ces demandes ne seront pas traitées.
4. Les réponses et les décisions de la Commission concernant les demandes introduites au moyen du portail EASE sont réputées notifiées lorsque le demandeur ouvre la réponse sur le portail. Si le demandeur n’ouvre pas la réponse ou la décision dans un délai de 15 jours ouvrables suivant son envoi par le secrétariat général, la direction générale ou le service, la réponse ou la décision est réputée notifiée le 16e jour ouvrable à compter de la date de son envoi.
5. Les réponses et les décisions concernant les demandes introduites en dehors du portail EASE sont envoyées par courrier électronique, sauf lorsque le demandeur a expressément demandé une version papier ou a introduit sa demande par courrier postal, ou lorsque le secrétariat général, la direction générale ou le service a une raison particulière d’envoyer une réponse ou une décision par courrier recommandé. Tout envoi d’une réponse ou d’une décision par courrier électronique comporte une demande explicite d’accusé de réception de la part du demandeur. Si le demandeur n’accuse pas réception de la réponse ou de la décision après cinq jours ouvrables, un rappel lui est envoyé, sauf s’il a déjà publiquement accusé réception de ladite réponse ou décision. En l’absence d’accusé de réception d’une réponse ou d’une décision envoyée par courrier électronique, celle-ci est notifiée par courrier recommandé.
6. Le champ temporel et matériel de la demande doit être clairement défini. En cas de demande imprécise, comme l’indique l’article 6, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1049/2001, le demandeur est invité à fournir des informations supplémentaires permettant d’identifier les documents demandés. Le délai de réponse commence à courir dès réception des informations permettant de définir le champ de la demande et d’identifier les documents.
La date «limite», soit la date jusqu’à laquelle les documents sont identifiés, est la date d’enregistrement de la demande initiale.
7. Le service compétent assiste le demandeur, par exemple en lui donnant des informations sur l’utilisation des registres publics de documents. Si, dans un délai de sept jours ouvrables à compter de l’envoi de la demande d’éclaircissements, le demandeur n’a pas fourni à la Commission d’informations supplémentaires permettant d’identifier les documents demandés, la demande est réputée retirée et le demandeur en est informé en conséquence.
8. Les demandes d’informations autres que des informations sur l’environnement ne relèvent pas du champ d’application du règlement (CE) no 1049/2001 et doivent être traitées par le service compétent de la Commission conformément à son code de bonne conduite administrative. Après en avoir informé le demandeur, le service compétent de la Commission peut requalifier une demande introduite au titre du règlement (CE) no 1049/2001 en demande d’informations et la traiter en conséquence, à moins que le demandeur ne s’oppose expressément à cette requalification en motivant sa position.
9. Conformément à l’article 6, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1049/2001, le service compétent peut s’entretenir de manière informelle avec le demandeur afin de parvenir à une solution équitable lui permettant de traiter des demandes volumineuses ou vastes dans les délais prescrits. Cette solution équitable ne peut concerner que le nombre de documents demandés et leur contenu, pas les délais prévus aux articles 7 et 8 du règlement (CE) no 1049/2001. Ces délais ne peuvent être écartés afin de fournir des réponses échelonnées dans le temps, même si le demandeur en fait la demande. Lorsqu’une solution équitable ne peut être trouvée, le service compétent peut restreindre unilatéralement l’étendue de la demande, après avoir réellement étudié toutes les autres options envisageables et expliqué de façon circonstanciée, dans sa décision, les raisons pour lesquelles ces diverses options impliqueraient une charge de travail déraisonnable ou seraient moins favorables au demandeur.
10. Conformément à l’article 2 du règlement no 1/58, le secrétariat général, la direction générale ou le service répond aux demandes d’accès aux documents dans la langue de la demande, à condition qu’il s’agisse de l’une des langues officielles de l’Union. À titre exceptionnel, avec l’accord exprès préalable du demandeur, la direction générale ou le service peut répondre dans une autre langue que celle utilisée dans la demande d’accès afin de garantir le traitement le plus rapide possible de la demande.
11. Bien que la Commission s’efforce de publier un maximum de documents dans toutes les langues officielles de l’Union, lorsque la version linguistique demandée d’un document n’existe pas, le secrétariat général, la direction générale ou le service n’est pas tenu de la créer. La version linguistique officielle existante est alors fournie au demandeur. Lorsqu’il existe plusieurs versions linguistiques officielles autres que la version demandée, le secrétariat général, la direction générale ou le service invite le demandeur à indiquer la solution de remplacement qu’il préfère.
12. Après un refus total ou partiel d’accès aux documents, le demandeur a le droit d’introduire une nouvelle demande d’accès aux mêmes documents à un stade ultérieur. Cette nouvelle demande sera traitée comme une nouvelle demande initiale, pour autant que des changements pertinents soient intervenus dans les circonstances juridiques et/ou factuelles, justifiant un éventuel accès plus étendu, depuis l’adoption de la première réponse initiale ou décision confirmative. Dans le cas contraire, la décision initiale ou confirmative antérieure sera confirmée avec mention du fait que les circonstances factuelles et juridiques n’ont pas changé.
13. Conformément à son code de bonne conduite administrative, la Commission peut se réserver le droit de mettre fin aux échanges de courrier qui peuvent raisonnablement être considérés comme répétitifs.
14. À titre exceptionnel, la direction générale ou le service compétent peut refuser de traiter une demande d’accès à des documents lorsque celle-ci constitue manifestement une utilisation abusive du droit d’accès aux documents. Le refus indique les motifs étayant cette conclusion, y compris, s’il y a lieu, les raisons qui ont conduit à conclure que l’objectif du demandeur était de paralyser le bon fonctionnement de l’institution et que la charge de travail liée à la divulgation des documents demandés était déraisonnable et disproportionnée par rapport aux objectifs fixés par le règlement (CE) no 1049/2001.
Article 10
Traitement des demandes initiales
1. La direction générale ou le service compétent recherche les documents demandés par le demandeur parmi les documents détenus par la Commission.
2. Tous les documents entrant dans le champ de la demande initiale sont identifiés. Lorsque l’accès est refusé, la réponse fournit au moins une liste claire des documents classés par catégorie, suffisamment détaillée pour permettre au demandeur de contester le refus, à moins que cette identification ne compromette les intérêts protégés par les exceptions à l’accès aux documents. Lorsque l’accès est accordé en totalité ou en partie, la réponse indique les documents par titre et par numéro d’identification unique.
Dans le cas de demandes complexes et/ou volumineuses, le délai de réponse de 15 jours ouvrables peut être prolongé de 15 jours ouvrables. Toute prolongation du délai est justifiée et communiquée en temps utile au demandeur.
3. La réponse initiale doit comporter une appréciation complète du champ tant matériel que temporel de la demande. Dans la réponse initiale, la direction générale ou le service veille à ce que tous les documents entrant dans le champ de la demande initiale soient correctement identifiés et catégorisés. Ce faisant, elle ou il veille à ce qu’aucune information protégée par l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001 ne soit divulguée. La réponse initiale informe le demandeur de son droit d’introduire, dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la réception de la réponse, une demande confirmative auprès du secrétariat général de la Commission.
4. Les réponses initiales accordant un accès total aux documents demandés ou un accès partiel étendu sous réserve de l’occultation des seules données à caractère personnel non demandées sont signées au niveau du directeur. Dans tous les autres cas, les réponses sont signées par le directeur général ou le chef de service de la direction générale ou du service concerné.
Article 11
Traitement des demandes confirmatives
1. Le pouvoir de prendre des décisions concernant les demandes confirmatives est délégué au secrétaire général. Les décisions sont prises par le secrétaire général après accord du service juridique.
2. Le demandeur peut adresser, dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la réception de la réponse initiale, une demande confirmative tendant à ce que la Commission revoie sa position.
3. Le secrétariat général procède à un examen administratif complet de la réponse initiale de la direction générale ou du service compétent. Toutefois, tout document produit ou reçu par la Commission après l’enregistrement de la demande initiale ne relèvera pas du champ de l’examen confirmatif afin de préserver le processus d’examen en deux étapes prévu par le règlement (CE) no 1049/2001.
4. Le champ d’une demande initiale ne peut pas être étendu au stade de la demande confirmative.
Lorsque le demandeur demande expressément le réexamen de la réponse initiale en ce qui concerne certains documents ayant fait l’objet d’un refus total ou partiel, le champ de l’examen confirmatif est circonscrit en conséquence.
Lorsque la demande confirmative a un champ différent de celui de la demande initiale, ou un champ plus large que celui-ci, le demandeur est invité à introduire une nouvelle demande initiale conformément à l’article 6 du règlement (CE) no 1049/2001.
5. La direction générale ou le service qui a traité la demande initiale assiste le secrétariat général dans l’élaboration de la décision confirmative.
La contribution de la direction générale ou du service contient tous les éléments nécessaires pour permettre au secrétariat général de comprendre rapidement le contexte et les enjeux principaux. Elle comporte une appréciation complète de tous les arguments présentés par le demandeur au stade de la demande confirmative. Elle inclut également la version originale des documents auxquels l’accès a été partiellement ou totalement refusé. Cette contribution est envoyée sans délai.
Le secrétariat général peut demander à la direction générale ou au service de prendre toute autre mesure nécessaire pour garantir la qualité et la solidité juridique du traitement de la demande confirmative.
Lorsque le demandeur affirme que des documents entrant dans le champ de sa demande n’ont pas été identifiés dans la réponse initiale, la direction générale ou le service procède à une nouvelle recherche de documents et, le cas échéant, fournit au secrétariat général une note signée par son directeur général ou chef de service attestant qu’aucun document pertinent n’est en sa possession.
Si, lors du traitement d’une demande confirmative, le secrétariat général se rend compte que des documents qui existaient avant la date d’enregistrement de la demande initiale et qui entraient dans le champ de celle-ci n’ont pas été identifiés dans la réponse initiale, la Commission enregistre d’office une nouvelle demande initiale distincte, afin de garantir un traitement plus rapide de la demande confirmative en ce qui concerne les documents déjà identifié dans le cadre de la réponse initiale, ainsi que de permettre au demandeur d’introduire ultérieurement une demande confirmative invitant l’institution à reconsidérer sa position quant à la divulgation des documents nouvellement identifiés.
6. La décision confirmative informe le demandeur de son droit d’introduire un recours devant le Tribunal ou de déposer une plainte auprès du Médiateur européen, selon les conditions exposées respectivement aux articles 263 et 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne.
7. Les décisions confirmatives adoptées en vertu du règlement (CE) no 1049/2001 sont en principe publiées sur le portail EASE après avoir été anonymisées.
Article 12
Consultations sur les documents de tiers
1. Dans le cas de documents de tiers, la Commission consulte le tiers afin de déterminer si une exception prévue à l’article 4, paragraphe 1 ou 2, du règlement (CE) no 1049/2001 s’applique, sans préjudice des paragraphes 2 et 3 du présent article.
Aux fins du présent article, on entend par «tiers» l’entité autre que la Commission qui est l’auteur du document détenu par celle-ci.
Si des circonstances particulières le justifient, le service compétent peut également consulter l’entité qui a transmis le document demandé à la Commission, mais qui n’en est pas l’auteur.
2. Si la Commission estime qu’il est clair qu’un refus d’accès à un ou plusieurs documents de tiers doit être opposé en vertu de l’une des exceptions prévues à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001, elle refuse l’accès à ce ou ces documents sans consultation du tiers.
3. La Commission accorde l’accès aux documents de tiers sans consulter le tiers concerné lorsque:
a) le document demandé a déjà été divulgué, soit par son auteur, soit en vertu du règlement (CE) no 1049/2001 ou de dispositions analogues;
b) la divulgation, éventuellement partielle, du contenu du document demandé ne porte manifestement pas atteinte à l’un des intérêts visés à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001.
4. Le tiers consulté conformément au paragraphe 1 se voit accorder un délai de réponse qui ne peut être inférieur à cinq jours ouvrables. Le délai accordé doit permettre au secrétariat général, à la direction générale ou au service de respecter les délais de réponse fixés aux articles 7 et 8 du règlement (CE) no 1049/2001. En l’absence de réponse du tiers dans le délai qui lui a été accordé, ou lorsque le tiers est introuvable ou non identifiable, le secrétariat général, la direction générale ou le service décide si les exceptions prévues à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001 s’appliquent, en tenant compte des intérêts légitimes du tiers sur la base des éléments dont la Commission dispose.
5. Les consultations sur les documents émanant des États membres s’effectuent par l’intermédiaire des représentations permanentes de ces derniers auprès de l’Union européenne.
6. Lorsqu’un État membre s’oppose à la divulgation publique de son ou ses documents en invoquant les exceptions prévues à l’article 4, paragraphes 1 à 3, du règlement (CE) no 1049/2001, une appréciation à première vue, par la Commission, desdites objections et des motifs qui sous-tendent la position de l’État membre à cet égard suffit. La réponse ou la décision doit faire référence à la motivation de l’État membre afin de permettre au demandeur de comprendre les motifs et les origines du refus. En l’absence de motifs d’objection de la part de l’État membre concerné, la Commission peut décider qu’une ou plusieurs des exceptions s’appliquent ou qu’aucune d’entre elles ne s’applique.
7. Dans l’hypothèse où le secrétariat général, la direction générale ou le service envisage de donner accès à un document contre l’opposition explicite du tiers ou de l’État membre, il notifie au tiers ou à l’État membre son intention de divulguer le document. Le tiers ou l’État membre est informé des voies de recours dont il dispose pour s’opposer à la divulgation, à savoir un recours en annulation devant le Tribunal et une demande de mesures provisoires devant le président de ce dernier. L’accès au document concerné ne peut être donné qu’à l’issue d’un délai de 10 jours ouvrables qui commence à courir à partir de la date de l’accusé de réception de la notification par le tiers ou l’État membre.
8. Lorsqu’un État membre est saisi d’une demande d’accès à un document qui émane de la Commission, il peut, aux fins de la consultation visée à l’article 5 du règlement (CE) no 1049/2001, s’adresser au secrétariat général, qui est chargé de déterminer la direction générale ou le service responsable du document au sein de la Commission.
Article 13
Effet erga omnes d’une décision d’accès du public à la suite d’une demande
Les documents divulgués par la Commission en vertu du règlement (CE) no 1049/2001 sont mis à la disposition du grand public (effet «erga omnes»).
En raison de cet effet erga omnes du règlement (CE) no 1049/2001, la Commission ne peut:
a) refuser l’accès à un document légalement divulgué en vertu de ce règlement à d’autres demandeurs; et/ou
b) accorder un accès plus restreint à un document précédemment divulgué en vertu de ce règlement.
Les documents divulgués en vertu du règlement (CE) no 1049/2001 sont publiés sur le portail EASE ou sur une plateforme en ligne similaire. La Commission peut établir des modalités spécifiques d’accès à ces plateformes. La Commission n’assume aucune responsabilité en ce qui concerne la réutilisation des documents divulgués soumis à des droits de propriété intellectuelle de tiers. La Commission peut satisfaire à son obligation d’accorder l’accès aux documents en informant le demandeur des moyens d’obtenir un document ayant déjà été divulgué.
La Commission peut donner suite, au moyen d’une seule décision en matière de divulgation, à un nombre élevé de demandes portant sur le ou les mêmes documents ou sur le même sujet spécifique, notamment lorsqu’elles sont formulées dans des termes similaires. Chaque demandeur est informé de ladite décision et des voies de recours applicables.
Article 14
Données à caractère personnel
1. Lorsqu’un document faisant l’objet d’une demande d’accès du public contient des données à caractère personnel au sens du règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil (ci-après le «règlement (UE) 2018/1725), le traitement de ces données à caractère personnel est conforme à l’article 8 de la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne et aux dispositions dudit règlement.
2. L’identité et la fonction des membres du personnel de la Commission au niveau de directeur ou supérieur, des commissaires et des membres du cabinet de ces derniers qui figurent dans des documents faisant l’objet d’une demande au titre du règlement (CE) no 1049/2001 sont divulguées lorsqu’elles sont mentionnées dans le cadre des fonctions professionnelles de la personne concernée, sauf s’il existe des raisons de penser que cette divulgation pourrait porter atteinte aux intérêts légitimes de cette personne.
L’identité et la fonction des personnes physiques suivantes sont également divulguées, lorsqu’elles sont mentionnées dans le cadre des fonctions professionnelles de la personne concernée, sauf s’il existe des raisons de penser que cette divulgation pourrait porter atteinte aux intérêts légitimes de cette personne:
a) les personnalités publiques agissant dans l’exercice de leurs fonctions publiques, telles que les chefs d’État, les présidents, les ministres, les hauts fonctionnaires de l’État, les chefs de l’administration régionale, les ambassadeurs, les membres des parlements, les représentants permanents, les membres du Parlement européen, les secrétaires généraux ou équivalents et supérieurs d’autres institutions et organes de l’Union ou d’organisations intergouvernementales internationales, ainsi que les hauts fonctionnaires de l’Église;
b) les présidents, les directeurs généraux, les PDG et les directeurs opérationnels ou les représentants légaux équivalents de personnes morales telles que des sociétés, des consortiums et des organisations non gouvernementales, y compris des groupes de réflexion et des associations.
3. Lorsqu’un document contient des données à caractère personnel qui ont déjà été licitement rendues publiques, la Commission se contente de le transmettre au demandeur ou de renvoyer ce dernier au lien public permettant d’y accéder.
4. Lorsqu’un demandeur demande l’accès à des documents qui contiennent des données à caractère personnel le concernant, cette demande est traitée conformément à l’article 17 du règlement (UE) 2018/1725, à moins que le demandeur ne demande expressément qu’elle le soit conformément au règlement (CE) no 1049/2001. Dans ce cas, le demandeur est informé du fait que, pour protéger ses intérêts légitimes en tant que personne concernée, les documents demandés sont divulgués au public sans ses données à caractère personnel, à moins que le critère de nécessité et de proportionnalité prévu à l’article 9 du règlement (UE) 2018/1725 ne soit rempli.
5. Toute demande d’un tiers consulté en vertu de l’article 4, paragraphes 4 et 5, du règlement (CE) no 1049/2001 visant à connaître l’identité du demandeur entraînerait la transmission de données à caractère personnel et sera rejetée en vertu des dispositions du règlement (UE) 2018/1725.
Article 15
Exécution des arrêts de la Cour de justice de l’Union européenne et recommandations du Médiateur européen
1. En cas d’annulation de sa décision confirmative par la Cour, la Commission adopte une nouvelle décision confirmative en exécution de l’arrêt rendu.
2. Lorsque le Médiateur européen a proposé une solution ou formulé une recommandation, la Commission peut, après avoir évalué les arguments avancés par ce dernier, décider d’accorder un accès plus étendu ou complet aux documents dans le cadre de sa réponse à ladite proposition ou recommandation.
Les documents ainsi divulgués et la réponse de la Commission au Médiateur européen sont publiés sur le portail EASE.
Article 16
Règles particulières applicables aux demandes d’accès aux documents concernant les activités de l’OLAF, du comité de surveillance et du contrôleur des garanties de procédure
1. En ce qui concerne les réponses initiales, par dérogation à l’article 10, paragraphe 4, des présentes dispositions, si la demande porte sur des documents relatifs aux enquêtes administratives de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) mentionnées à l’article 1er du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil [ci-après le «règlement (UE, Euratom) no 883/2013] et à l’article 2, paragraphes 1 et 2, de la décision 1999/352/CE, CECA, Euratom, de la Commission instituant l’OLAF (ci-après la «décision 1999/352/CE, CECA, Euratom»), la réponse initiale est signée par le directeur de l’OLAF désigné à cet effet au sein de l’OLAF par le directeur général de ce dernier.
La même règle s’applique pour les documents relatifs aux questions touchant au personnel pour lesquelles le directeur général de l’OLAF agit en tant qu’autorité investie du pouvoir de nomination.
Si la demande porte sur des documents relatifs aux activités du comité de surveillance mentionnées à l’article 15 du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 et qui n’émanent pas de l’OLAF, la réponse initiale est signée par le chef du secrétariat du comité de surveillance après consultation du comité de surveillance.
Le secrétariat du comité de surveillance consulte l’OLAF si les documents relatifs aux activités du comité de surveillance révèlent des éléments concernant des mesures d’enquête spécifiques prises dans le cadre d’une enquête de l’OLAF, ou leur résultat, de telle manière que le public peut identifier l’enquête de l’OLAF, y compris l’informateur ou la personne concernée par cette enquête. Le numéro de dossier de l’enquête n’est pas considéré comme un tel élément. Le secrétariat du comité de surveillance et l’OLAF s’efforcent de trouver une solution garantissant un traitement rapide de la demande. Le chef du secrétariat du comité de surveillance tient compte de l’avis de l’OLAF.
Si la demande porte sur des documents relatifs aux activités du contrôleur des garanties de procédure mentionnées aux articles 9 bis et 9 ter du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 et qui n’émanent pas de l’OLAF, la réponse initiale est signée par le contrôleur des garanties de procédure.
Le contrôleur des garanties de procédure consulte l’OLAF si les documents relatifs à ses activités révèlent des éléments concernant des mesures d’enquête spécifiques prises, ou leur résultat, dans le cadre d’une enquête identifiable de l’OLAF. Le numéro de dossier de l’enquête n’est pas considéré comme un tel élément. Le contrôleur et l’OLAF s’efforcent de trouver une solution garantissant un traitement rapide de la demande. Le contrôleur tient compte de l’avis de l’OLAF.
2. En ce qui concerne les décisions confirmatives, par dérogation à l’article 11, paragraphe 1, des présentes dispositions, lorsque la demande confirmative porte sur des documents relatifs aux enquêtes administratives de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) mentionnées à l’article 1er du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 et à l’article 2, paragraphes 1 et 2, de la décision 1999/352/CE, CECA, Euratom, le pouvoir de prendre des décisions concernant les demandes confirmatives est délégué au directeur général de l’OLAF. Ce dernier prend les décisions après accord du service juridique. Il en va de même pour les demandes confirmatives qui portent sur des documents relatifs aux questions touchant au personnel pour lesquelles le directeur général de l’OLAF agit en tant qu’autorité investie du pouvoir de nomination.
Le pouvoir de prendre des décisions relatives aux demandes confirmatives est délégué au secrétaire général lorsque les demandes confirmatives concernent des réponses initiales émises par le chef du secrétariat du comité de surveillance ou par le contrôleur des garanties de procédure. Le secrétaire général consulte l’OLAF si les documents révèlent des éléments concernant des mesures d’enquête spécifiques prises dans le cadre d’une enquête de l’OLAF, ou leur résultat, de telle manière que le public peut identifier l’enquête de l’OLAF, y compris l’informateur ou la personne concernée par cette enquête.
Article 17
Principe de coopération loyale
Les demandes d’accès à des documents introduites par des autorités ou organes nationaux, notamment par les autorités judiciaires, sont traitées conformément au principe de coopération loyale prévu à l’article 4, paragraphe 3, du traité sur l’Union européenne.
En cas de demande expresse des autorités nationales, la Commission traite leur demande conformément au règlement (CE) no 1049/2001.
Article 18
Mise en œuvre de l’accord de retrait
Conformément à l’article 122 de l’accord sur le retrait du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord de l’Union européenne et de la Communauté européenne de l’énergie atomique, toutes les références aux États membres et à leurs autorités dans le règlement (CE) no 1049/2001 et dans les présentes dispositions s’entendent comme incluant le Royaume-Uni et ses autorités en ce qui concerne les documents établis par la Commission ou obtenus par celle-ci avant ou après la fin de la période de transition en rapport avec les activités de l’Union en vertu dudit accord.
Article 19
Traitement des demandes d'accès aux documents classifiés
Lorsqu’une demande d’accès concerne un document sensible au sens de l’article 9, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1049/2001, ou un autre document classifié en vertu des règles de sécurité applicables, elle est traitée par des fonctionnaires habilités à prendre connaissance du contenu de ce document en vertu des règles de sécurité de la Commission.
Toute décision refusant l’accès à tout ou partie d’un document classifié sera motivée sur la base des exceptions énumérées à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001. Lorsque l’accès au document demandé ne peut être refusé sur la base de ces exceptions, la direction générale ou le service traitant la demande veille à ce qu’il soit procédé à la déclassification du document avant de le transmettre au demandeur.
L’accord de l’autorité d’origine sera toutefois requis pour donner accès à un document classifié.
Article 20
Organisation interne
Toutes les directions générales et tous les services désignent un membre de leur personnel disposant de solides connaissances juridiques en tant que coordinateur «accès aux documents», qui veillera à la bonne application du règlement (CE) no 1049/2001 en son sein, notamment au respect des délais et à la cohérence des réponses.
Le secrétariat général veille à la coordination et à l’application uniforme des présentes dispositions par les directions générales et services. Il leur fournit à cet effet toutes les orientations, lignes directrices et formations nécessaires.