Service de qualité
Il est du devoir de la Commission et de son personnel de servir l'intérêt de l’Union et, partant, l'intérêt public.
Le public est en droit d'attendre un service de qualité et une administration ouverte, accessible et gérée correctement.
Un service de qualité implique que la Commission et son personnel fassent preuve de courtoisie, d'objectivité et d'impartialité.
Objet
Afin de remplir ses obligations de bonne conduite administrative, en particulier dans ses relations avec le public, la Commission s'engage à respecter les critères de bonne conduite administrative énoncés dans le présent code et à être guidée par ceux-ci dans son travail quotidien.
Champ d'application
Le présent code lie tout membre du personnel couvert par le statut des fonctionnaires de l’Union européenne (ci-après le «statut») et par le régime applicable aux autres agents de l’Union européenne (ci-après le «RAA») dans leurs relations avec le public. Le personnel employé en vertu du droit national, les experts nationaux détachés, les stagiaires, les prestataires de services et les visiteurs scientifiques doivent également s'y référer dans leurs relations avec le public.
Les relations entre la Commission et son personnel sont exclusivement régies par le statut et le RAA.
1. Principes généraux de bonne administration
La Commission respecte, dans ses relations avec le public, les principes généraux suivants:
Légalité
La Commission agit conformément au droit et applique les règles et procédures prévues dans le droit de l’Union.
Non-discrimination et égalité de traitement
La Commission respecte le principe de non-discrimination et, en particulier, garantit au public l'égalité de traitement sans distinction fondée sur la nationalité, le sexe, l'origine raciale ou ethnique, la religion ou les convictions, un handicap, l'âge ou l'orientation sexuelle. En conséquence, toute différence de traitement dans des cas semblables doit être dûment justifiée par la nature particulière de chaque cas.
Proportionnalité
La Commission veille à ce que les mesures prises soient proportionnées à l'objectif visé.
En particulier, la Commission veille à ce que l'application du présent code n'impose en aucun cas des charges administratives et budgétaires disproportionnées par rapport au bénéfice attendu.
Cohérence
La Commission est cohérente dans sa conduite administrative et se conforme à sa pratique habituelle. Toute exception à ce principe doit être dûment justifiée.
2. Lignes directrices pour une bonne conduite administrative
Objectivité et impartialité
Le personnel agit en toutes circonstances de manière objective et impartiale, dans l'intérêt de l’Union et du bien public. Son action s'effectue en toute indépendance dans le cadre d'une politique déterminée par la Commission, et sa conduite n'est en aucun cas guidée par des intérêts personnels ou nationaux ou par des pressions politiques.
Renseignements sur les procédures administratives
En présence d'une demande de renseignements du public touchant à une procédure administrative de la Commission, le personnel veille à ce que ces renseignements soient communiqués dans le délai fixé pour ladite procédure.
3. Informations sur les droits des parties intéressées
Audition de toutes les parties directement intéressées
Lorsque le droit de l’Union prévoit que les parties intéressées doivent être entendues, le personnel veille à leur donner l'opportunité de faire connaître leur point de vue.
Obligation de motiver les décisions
Les décisions de la Commission indiquent clairement les motifs sur lesquels elles sont fondées et sont portées à la connaissance des parties intéressées.
En règle générale, les décisions sont motivées. Toutefois, des réponses types peuvent être données lorsqu'il ne s'avère pas possible de communiquer de manière détaillée les motifs d'une décision individuelle, par exemple en raison du grand nombre de personnes concernées par des décisions similaires. Les réponses types reprennent les principaux motifs justifiant la décision prise. En outre, une partie intéressée qui en fait expressément la demande obtient une motivation détaillée.
Obligation d’indiquer les voies de recours
Lorsque le droit de l’Union le prévoit, les décisions notifiées indiquent clairement la possibilité d'un recours ainsi que la manière de l’introduire (nom, adresse postale et adresse électronique du service auprès duquel le recours doit être introduit et délai à respecter).
Le cas échéant, les décisions mentionnent la possibilité de former un recours juridictionnel conformément à l’article 263 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne et/ou de déposer une plainte auprès du Médiateur européen conformément à l’article 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne.
4. Traitement des demandes
La Commission s’engage à répondre aux demandes du public de la façon la plus appropriée et dans les meilleurs délais.
Demandes de documents
L’accès aux documents est régi par des règles spécifiques, qui doivent s’appliquer pleinement dans le cadre de la présente section.
Correspondance
Aux fins du présent code, on entend par «correspondance» les lettres et les courriers électroniques envoyés à la Commission.
Conformément à l’article 24 et à l’article 20, paragraphe 2, point d), du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, la Commission répond à la correspondance dans la langue originale de celle-ci, à condition qu’il s’agisse de l’une des langues visées à l’article 55, paragraphe 1, du traité sur l’Union européenne.
Sauf indication contraire dans les dispositions spécifiques applicables, la réponse à une correspondance adressée à la Commission est envoyée dans les quinze jours ouvrables à compter de la date de réception de la correspondance par le service compétent. La réponse mentionne le nom du service responsable et indique comment le joindre (nom, adresse postale et adresse électronique).
Si la réponse ne peut être envoyée dans les quinze jours ouvrables et dans tous les cas où une réponse nécessite des travaux complémentaires, tels qu'une consultation interservices ou une traduction, le service responsable envoie une réponse d'attente, qui indique une date à laquelle le destinataire peut escompter obtenir une réponse en fonction des travaux complémentaires nécessaires et compte tenu de l'urgence relative ainsi que de la complexité de la question.
Si la réponse doit être établie par un service autre que le service destinataire de la correspondance initiale, le demandeur est informé du nom, de l’adresse postale et de l’adresse électronique du service auquel la correspondance a été transmise.
Ces dispositions ne sont pas applicables à la correspondance qui peut raisonnablement être considérée comme abusive parce que répétitive, outrageuse et/ou sans objet. Dans de tels cas, la Commission se réserve le droit de cesser tout échange de correspondance.
Communications téléphoniques
Tout membre du personnel s'identifie ou identifie son service au téléphone et répond aux appels le plus rapidement possible.
Le membre du personnel sollicité fournit lui-même des renseignements sur les sujets qui relèvent directement de sa compétence et, dans les autres cas, oriente son interlocuteur vers la source spécifique appropriée. Si nécessaire, il adresse son interlocuteur à son supérieur hiérarchique ou consulte celui-ci avant de fournir l'information.
Pour un sujet qui relève directement de sa compétence, le membre du personnel vérifie si l'information a déjà été rendue publique avant de la divulguer. Dans la négative, le membre du personnel peut estimer, le cas échéant en consultation avec son supérieur hiérarchique, qu'il n'est pas dans l'intérêt de l’Union de divulguer l’information. Il explique alors pourquoi il n'est pas en mesure de la révéler et se réfère, si les circonstances le justifient, à l'obligation de discrétion énoncée à l'article 17 du statut.
S'il y a lieu, le membre du personnel demande une confirmation écrite des questions posées par téléphone.
Demandes émanant des médias
Le service du porte-parole est responsable des relations avec les médias. Toutefois, le membre du personnel sollicité peut répondre aux demandes d'information qui portent sur des sujets techniques relevant de sa responsabilité particulière.
5. Protection des données à caractère personnel et des informations sensibles
La Commission et son personnel sont tenus de respecter, notamment:
— les règles relatives à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel;
— les règles de sécurité aux fins de la protection des informations classifiées et des informations sensibles non classifiées de l’UE;
— les obligations prévues à l'article 339 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, et notamment celles qui concernent le secret professionnel;
— les règles relatives au secret des enquêtes pénales;
— la confidentialité des sujets relevant des divers comités et instances visés à l'article 9 et aux annexes II et III du statut.
6. Plaintes
Commission européenne
En cas de non-respect des principes énoncés dans le présent code, une plainte peut être déposée directement auprès du secrétariat général de la Commission européenne, qui la transmet au service compétent.
Le directeur général ou chef de service répond au plaignant par écrit dans un délai de deux mois. Le plaignant dispose alors d'un délai d'un mois pour solliciter auprès du secrétaire général de la Commission européenne le réexamen de sa plainte. Le secrétaire général répond à cette demande de réexamen dans un délai d'un mois.
Médiateur européen
Une plainte peut également être déposée auprès du Médiateur européen, conformément à l'article 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne et au statut du Médiateur européen.