Article premier
Le groupe de travail ad hoc peut examiner la mise en œuvre pratique de l'accord entre l'Union européenne et l'Ukraine sur le transport de marchandises par route (ci-après dénommé «accord») dans son domaine de compétence.
Article 2
1. La présidence du groupe de travail ad hoc est exercée à tour de rôle par un représentant de l'Union européenne et par un représentant de l'Ukraine.
2. Le représentant de l'Union européenne est un fonctionnaire de la direction générale de la mobilité et des transports de la Commission européenne. Le représentant de l'Ukraine est un fonctionnaire du ministère compétent en matière de transport routier pour l'Ukraine.
3. L'Union européenne et l'Ukraine se communiquent le nom, la fonction et les coordonnées du représentant agissant en qualité de président du groupe de travail ad hoc pour l'Union européenne ou l'Ukraine, respectivement. Ce représentant est considéré comme continuant à agir en qualité de président pour l'Union européenne ou l'Ukraine, respectivement, jusqu'à la date à laquelle l'Union ou l'Ukraine notifie à l'autre partie à l'accord (ci-après dénommée «partie») son choix d'un nouveau président.
4. Le groupe de travail ad hoc peut inviter des experts à ses réunions et les consulter sur des points précis inscrits à l'ordre du jour.
Article 3
1. Le groupe de travail ad hoc est placé sous l'autorité du comité mixte institué par l'article 7, paragraphe 1, de l'accord.
2. Les représentants des parties adoptent les rapports du groupe de travail ad hoc au comité mixte par accord mutuel.
3. Les représentants des parties adoptent des recommandations adressées au comité mixte par accord mutuel.
4. En cas de nécessité dûment justifiée, les rapports et recommandations du groupe de travail ad hoc peuvent être adoptés par procédure écrite. À cette fin, les représentants des parties discutent du projet de rapport ou de recommandation, qui peut ensuite être confirmé par un échange de courriers.
5. Le groupe de travail ad hoc fait rapport et transmet ses procès-verbaux, rapports et recommandations au président du comité mixte dans un délai de trente jours civils à compter de la fin de chaque réunion et, en tout état de cause, conformément à l'article 7 bis, paragraphe 5, de l'accord.
Article 4
Les représentants des parties exercent conjointement les fonctions de secrétaires du groupe de travail ad hoc.
Article 5
1. Le groupe de travail ad hoc se réunit chaque fois que les circonstances l'exigent, sur la base d'une demande écrite de l'une d'entre elles. Chaque réunion se tient en un lieu et à une date décidés d'un commun accord par les parties.
2. Lorsque l'une des parties demande une réunion, le secrétaire de l'autre partie répond dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de la réception de cette demande. En cas d'urgence particulière, des réunions du groupe de travail ad hoc peuvent être convoquées moyennant un préavis plus court, sous réserve du consentement mutuel des parties.
3. Les réunions du groupe de travail ad hoc sont convoquées conjointement par ses secrétaires.
Article 6
1. Chacune des parties peut demander au président d'ajouter un point à l'ordre du jour d'une réunion. Les demandes en ce sens sont soumises aux secrétaires des parties au moins quinze jours ouvrables avant la réunion, et les éventuels documents connexes au moins dix jours ouvrables avant celle-ci.
2. Les secrétaires transmettent le projet d'ordre du jour aux parties au plus tard cinq jours ouvrables avant la réunion. Dans des circonstances exceptionnelles, les parties peuvent décider d'un commun accord d'ajouter des points à l'ordre du jour à brève échéance.
3. Les représentants des parties adoptent l'ordre du jour d'un commun accord au début de chaque réunion. Si les représentants des parties en conviennent, des points autres que ceux figurant dans le projet d'ordre du jour peuvent être inscrits à l'ordre du jour, et des points du projet d'ordre du jour peuvent être supprimés, reportés ou modifiés.
Article 7
1. Les secrétaires rédigent conjointement le projet de procès-verbal de chaque réunion à partir des résultats de celle-ci.
2. Le projet de procès-verbal est approuvé et signé par les représentants des deux parties.
3. Sauf décision contraire des parties, les réunions ne sont pas publiques.
Article 8
1. Si l'Union européenne ou l'Ukraine communique au groupe de travail ad hoc des informations confidentielles ou protégées contre la divulgation en vertu de ses dispositions législatives et réglementaires applicables, l'autre partie traite ces informations comme étant confidentielles.
2. Si l'Union européenne communique au groupe de travail ad hoc des informations confidentielles ou protégées contre la divulgation en vertu de sa législation applicable en matière de sécurité des informations, dont la décision (UE, Euratom) 2015/443 de la Commission, l'Ukraine veille à ce que ces informations bénéficient d'un niveau comparable de confidentialité et de protection. Si l'Ukraine communique au groupe de travail ad hoc des informations confidentielles ou protégées contre la divulgation au titre de ses dispositions législatives et réglementaires applicables, la Commission européenne traite ces informations comme étant confidentielles.