Article considérant 18

(18) Une utilisation efficace des données permet d’améliorer la surveillance et le niveau de conformité des entités assujetties. Par conséquent, d’un bout à l’autre du système de surveillance LBC/FT, la surveillance tant directe qu’indirecte exercée par l’Autorité et les autorités de surveillance sur toutes les entités assujetties devrait reposer sur un accès rapide aux données et informations pertinentes sur ces entités assujetties elles-mêmes, ainsi que sur les mesures de surveillance prises à leur égard, sous réserve des périodes de conservation limitées prévues par le cadre applicable en matière de protection des données. À cette fin, et compte tenu du caractère confidentiel et sensible des informations, l’Autorité devrait créer une base de données LBC/FT centrale contenant les informations recueillies auprès de toutes les autorités de surveillance, et mettre ces informations à la disposition de toute autorité de surveillance et autorité non LBC/FT au sein du système si nécessaire, de manière confidentielle et sur la base du besoin d’en connaître. Les données recueillies devraient également porter sur les aspects pertinents des procédures de retrait d’agrément et les évaluations de l’honorabilité et de la compétence des actionnaires ou des membres de l’organe de direction des entités assujetties individuelles, car cela permettrait aux autorités de surveillance et aux autorités non LBC/FT de tenir dûment compte des éventuelles lacunes d’entités et de personnes données qui auraient pu avoir des conséquences dans d’autres États membres. La base de données devrait en outre contenir des informations statistiques sur les autorités de surveillance et les CRF. Toutes les données et informations recueillies permettraient à l’Autorité de contrôler efficacement le bon fonctionnement et l’efficacité du système de surveillance LBC/FT. Les informations de la base de données lui permettraient également de réagir en temps utile aux éventuelles lacunes et infractions des entités assujetties non sélectionnées. Afin que la base de données contienne toutes les informations pertinentes disponibles dans l’ensemble du système de surveillance LBC/FT, les autorités de surveillance devraient avoir la possibilité de soumettre d’autres catégories de données en plus de celles directement prévues par le présent règlement. Dans le même ordre d’idées, l’Autorité, tout en gérant la base de données et en analysant les données soumises, serait la mieux placée pour déterminer quels points ou catégories de données supplémentaires pourraient être demandés aux autorités de surveillance afin de renforcer l’efficacité de la base de données. Aux fins de la compilation, du stockage et de l’utilisation d’un ensemble de données cohérent et structuré, il est nécessaire de préciser davantage le format, les procédures, les délais et d’autres détails concernant la portée et la nature des données à transmettre à la base de données. À cette fin, l’Autorité devrait élaborer des projets de normes techniques de réglementation et les soumettre à la Commission. Les spécifications fournies dans les normes techniques de réglementation détermineraient le niveau de détail approprié pour les catégories spécifiques d’informations qu’il est prévu de transmettre en ce qui concerne les différents types d’activités de surveillance ou les catégories d’entités assujetties. Les données concernant les entités assujetties du secteur non financier devraient être recueillies eu égard au principe de proportionnalité et au mandat de l’Autorité dans le secteur non financier. En outre, étant donné que l’Autorité introduirait pour la première fois une surveillance au niveau de l’Union dans le secteur non financier et que la directive (UE) 2024/1640 nécessite des adaptations du cadre institutionnel national de surveillance qui doivent être transposées, il est nécessaire d’envisager un délai suffisant pour préparer l’intégration dans la base de données des informations fournies par les autorités de surveillance du secteur non financier. Par ailleurs, les données du secteur non financier devraient être intégrées à la base de données au plus tard quatre ans à compter de la date d’entrée en vigueur du présent règlement, soit un an après la date limite de transposition de la directive (UE) 2024/1640. Toutefois, les autorités de surveillance du secteur non financier devraient pouvoir soumettre ces données sur une base volontaire avant cette date. Les données à caractère personnel traitées dans le contexte de la base de données devraient être conservées pendant une durée maximale de dix ans à compter de la date de leur collecte par l’Autorité. Cette durée de conservation est strictement nécessaire et proportionnée aux fins des activités de surveillance menées par l’Autorité et les autorités de surveillance. La durée de conservation des données garantit également que l’Autorité et les autorités de surveillance conservent l’accès aux informations nécessaires concernant l’évaluation des risques, les activités commerciales, les contrôles des entités assujetties et les infractions commises par celles-ci afin de s’acquitter de leurs missions, ce qui implique qu’elles puissent accéder aux informations relatives aux cas sur une période étendue. Une telle durée de conservation s’impose notamment parce que les autorités de surveillance devraient tenir compte, entre autres facteurs, de la gravité, de la durée et du caractère répétitif de l’infraction pour déterminer le niveau des sanctions ou des mesures à appliquer, d’où la nécessité d’analyser les informations relatives aux cas sur une période de référence plus longue. De même, une telle durée de conservation s’avère également nécessaire en ce qui concerne les informations découlant d’évaluations de l’honorabilité et de la compétence des actionnaires ou des membres de l’organe de direction, afin de garantir que les autorités de surveillance disposent d’informations suffisantes pour évaluer si ces personnes sont honorables, agissent avec honnêteté et intégrité et possèdent les connaissances et l’expertise nécessaires à l’exercice de leurs fonctions, et pour assurer un suivi permanent de ces conditions, comme l’exige la directive (UE) 2024/1640. Il convient de supprimer les données à caractère personnel lorsqu’il n’est plus nécessaire de les conserver. Compte tenu de la finalité de la base de données et de l’utilisation des informations qu’elle contient par les différents participants au système de surveillance LBC/FT, elle ne devrait contenir aucune donnée couverte par le secret professionnel.