1. Les entités assujetties désignent un membre de l’organe de direction dans sa fonction de direction, qui est chargé de garantir la conformité au présent règlement, au règlement (UE) 2023/1113 et à tout acte administratif émis par tout superviseur (ci-après dénommé «gestionnaire de la conformité»).
Le gestionnaire de la conformité veille à ce que les politiques, procédures et contrôles internes de l’entité assujettie soient cohérents avec l’exposition aux risques de l’entité assujettie et à ce qu’ils soient mis en œuvre. Le gestionnaire de la conformité veille également à ce que des ressources humaines et matérielles suffisantes soient allouées à cette fin. Le gestionnaire de la conformité est chargé de la réception des informations concernant les faiblesses importantes ou significatives de ces politiques, procédures et contrôles.
Lorsque l’organe de direction dans sa fonction de direction est un organe collectivement responsable de ses décisions, le gestionnaire de la conformité est chargé de l’assister et de le conseiller et de préparer les décisions visées au présent article.
2. Les entités assujetties disposent d’un responsable de la conformité, qui doit être nommé par l’organe de direction dans sa fonction de direction et doté d’un niveau hiérarchique suffisamment élevé, qui est chargé des politiques, procédures et contrôles dans l’application au quotidien des exigences qui incombent à l’entité assujettie en matière de LBC/FT, y compris en lien avec la mise en œuvre de sanctions financières ciblées, et qui est un point de contact pour les autorités compétentes. Le responsable de la conformité est également chargé de signaler les transactions suspectes à la CRF conformément à l’article 69, paragraphe 6.
Dans le cas d’entités assujetties soumises à des vérifications concernant les membres de niveaux élevés de leur hiérarchie ou leurs bénéficiaires effectifs conformément à l’article 6 de la directive (UE) 2024/1640 ou en vertu d’autres actes juridiques de l’Union, les responsables de la conformité font l’objet d’une vérification visant à garantir qu’ils se conforment à ces exigences.
Lorsque la taille de l’entité assujettie et le faible risque lié à ses activités le justifient, une entité assujettie qui fait partie d’un groupe peut désigner comme responsable de la conformité une personne exerçant cette fonction dans une autre entité au sein de ce groupe.
Le responsable de la conformité ne peut être révoqué qu’après notification préalable à l’organe de direction dans sa fonction de direction. L’entité assujettie informe le superviseur de la révocation du responsable de la conformité, en précisant si la décision est liée à l’exécution des tâches qui lui avaient été confiées au titre du présent règlement. Le responsable de la conformité peut, de sa propre initiative ou sur demande, fournir des informations au superviseur concernant la révocation. Le superviseur peut utiliser ces informations pour exécuter les tâches qui lui incombent au titre du deuxième alinéa du présent paragraphe et de l’article 37, paragraphe 4, de la directive (UE) 2024/1640.
3. Les entités assujetties fournissent aux fonctions de conformité les ressources adéquates, y compris en matière de personnel et de technologies, proportionnellement à la taille, à la nature et aux risques de l’entité assujettie, aux fins de l’exercice effectif de leurs tâches, et veillent à ce que les personnes chargées de ces fonctions se voient octroyer le pouvoir de proposer toute mesure nécessaire pour garantir l’efficacité des politiques, des procédures et des contrôles de l’entité assujettie.
4. Les entités assujetties prennent des mesures pour veiller à ce que le responsable de la conformité bénéficie d’une protection contre les représailles, les discriminations et tout autre traitement inéquitable, et que les décisions du responsable de la conformité ne soient pas compromises ou indûment influencées par des intérêts commerciaux de l’entité assujettie.
5. Les entités assujetties veillent à ce que le responsable de la conformité et la personne chargée de la fonction d’audit visée à l’article 9, paragraphe 2, point b), puissent rendre compte directement à l’organe de direction dans sa fonction de direction et, lorsqu’un tel organe existe, à l’organe de direction dans sa fonction de surveillance de manière indépendante, et à ce qu’ils puissent faire part des préoccupations et avertir l’organe de direction lorsque des évolutions des risques spécifiques affectent ou sont susceptibles d’affecter l’entité assujettie.
Les entités assujetties veillent à ce que les personnes participant directement ou indirectement à la mise en œuvre du présent règlement, du règlement (UE) 2023/1113 et de tout acte administratif émis par tout superviseur aient accès à toutes les informations et données nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches.
6. Le gestionnaire de la conformité fait régulièrement rapport à l’organe de direction de la mise en œuvre des politiques, procédures et contrôles internes de l’entité assujettie. En particulier, le gestionnaire de la conformité présente une fois par an, ou, le cas échéant, plus fréquemment s’il y a lieu, à l’organe de direction un rapport sur la mise en œuvre des politiques, procédures et contrôles internes de l’entité assujettie établis par le responsable de la conformité, et tient cet organe informé des résultats des réexamens éventuels. Le gestionnaire de la conformité prend les mesures nécessaires pour remédier en temps utile à toute insuffisance constatée.
7. Lorsque la nature des activités de l’entité assujettie, y compris leurs risques et leur complexité, ainsi que la taille de celle-ci le justifient, les fonctions de gestionnaire de la conformité et de responsable de la conformité peuvent être exercées par la même personne physique. Ces fonctions peuvent être cumulées avec d’autres fonctions.
Lorsque l’entité assujettie est une personne physique ou une personne morale dont les activités sont exercées par une seule personne physique, cette personne est chargée de l’exécution des tâches qui relèvent du présent article.