1. Les vérificateurs établissent, consignent, mettent en œuvre et tiennent à jour un ou plusieurs processus et procédures aux fins des activités de vérification visées aux articles 4 à 29.
2. Le vérificateur établit et met en œuvre ces procédures et processus conformément à la norme harmonisée définie par le règlement (CE) no 765/2008 concernant les exigences applicables aux organismes fournissant des validations et des vérifications relatives aux gaz à effet de serre en vue de l’accréditation ou d’autres formes de reconnaissance.
3. Les vérificateurs établissent, consignent, mettent en œuvre et tiennent à jour un système de gestion de la qualité permettant de garantir la cohérence lors de l’élaboration, la mise en œuvre, l’amélioration et l’examen des procédures et processus conformément à la norme harmonisée visée au paragraphe 2.
4. Le système de gestion de la qualité prévu au paragraphe 3 comprend les éléments suivants:
a) les orientations et les responsabilités;
b) un examen de la gestion;
c) des audits internes;
d) des mesures correctives;
e) des dispositions permettant de faire face aux risques, de saisir les possibilités et de prendre des mesures de prévention;
f) le contrôle des informations documentées.
5. Les vérificateurs établissent en outre les procédures, processus et dispositions ci-après conformément à la norme harmonisée mentionnée au paragraphe 2:
a) un processus et une politique de communication avec la compagnie;
b) des dispositions appropriées pour garantir la confidentialité des informations obtenues;
c) un processus pour le traitement des recours formés par les compagnies;
d) un processus (incluant un calendrier indicatif) pour le traitement des plaintes déposées par les compagnies;
e) un processus pour la délivrance d’un rapport de vérification révisé dans les cas où une erreur a été constatée dans le rapport de vérification ou dans la déclaration FuelEU ou la déclaration FuelEU partielle après que le vérificateur a transmis le rapport de vérification à la compagnie;
f) une procédure ou un processus pour sous-traiter certaines activités de vérification à d’autres organisations;
g) une procédure ou un processus garantissant que le vérificateur assume l’entière responsabilité des activités de vérification exercées par des personnes sous contrat;
h) des processus garantissant le bon fonctionnement du système de gestion de la qualité prévu au paragraphe 3, y compris les processus suivants:
i) des processus pour procéder à l’examen du système de gestion de la qualité au moins une fois par an, l’intervalle entre deux examens ne devant pas dépasser 15 mois;
ii) des processus pour réaliser des audits internes au moins une fois par an, l’intervalle entre deux audits internes ne devant pas dépasser 15 mois;
iii) des processus pour déceler et gérer les irrégularités dans les activités du vérificateur et pour prendre des mesures correctives visant à remédier à ces irrégularités;
iv) des processus pour recenser les risques et les possibilités que présentent les activités exercées par le vérificateur et pour prendre des mesures préventives visant à limiter ces risques;
v) des processus de contrôle des informations documentées.